下手だから、工夫するしかない

こんにちは、愛音です

就労移行の電話当番になりだいぶ経つような気がします。多分11月頃からやっています。電話当番とは普段の訓練中に外部からかかってきた電話をスタッフへと取り次ぐ仕事になります。

4名いる当番の中で、1番下手なのは私です。気のせいでも、謙虚な姿勢でもありません。
かかってきて、落ち着いて名乗ることは出来ます。問題はこのあとです。相手が名乗り、それをメモして、スタッフへ取り次ぐ、が出来ません。かかってくるのは企業であったり、福祉系施設だったり、センター利用者からだったり、本当に様々です。

相手の企業名と名前をメモするだけじゃん？と、思いますよね。いや…実際そうなのかなぁ…。なんにせよ、電話、声だけの情報でメモをすることが私にはとてつもなくハードルが高いです。顔を見れば「この間のAさんですね！」と分かるけれど、声だけだと毎回がはじめまして、また企業や施設名が長くて、聞き返さずに情報を得ることは出来ません。私にはまだまだ無理なこと。

1番下手な私は工夫するしかない。

【工夫その1】
失礼なのは承知で、相手が話し始めたら最初は名前だけを聞き取る。そして聞き返したときに企業、施設名などメモをする。情報を一気に得るのは困難、欲張らない。他の当番が一度で正確に出来ていることも、それはその人だから出来る。私はまだ無理なんです、と受け入れる。電話の相手には失礼になりますが、必ず聞き返させてもらう。

【工夫その2】
何度も聞き返した企業、施設名はメモしています。本来、何度も聞き返すのはビジネスマナーとしてNG行為になります。だからせめて次にかかってきた際はスムーズに繋げるように、メモをしておくと「うーん、なんとなく前にも聞いた名前のような…(メモ帳を調べる)やっぱりあった！B社だ！」と、なります。

【工夫その3】
一番意識している工夫はとにかく落ち着くこと。電話を取って名乗るときから演じています。「私は落ち着きと、余裕のある電話当番です。どのような電話もお任せください！」
は？ナニソレ？かもしれません。でもこの演じる工夫は大切。せめて自己設定だけでも電話当番出来る！にしておく。電話をかけた相手へ好印象を持ってもらう。好印象が無理でも「なんだったんだアイツは！！！気分悪い！！」なんて悪い印象を持たれないようにするため、日々演じます。

電話はセンターと外部を繋いでいる、大切な当番。下手な私は一度でメモは出来ず、毎回毎回、聞き返すし、聞き間違いなどで「失礼致しました」もしょっちゅう口にします。他の当番はそんな言葉ほぼ使いません。みんながスムーズにこなしていることが難しすぎて出来ない。
長くやればそのうち慣れる、と思ってたのは勘違いでした。長くやっていても上達は難しい。その代わり工夫は身につきました。この工夫を重ねて、演じることなく「落ち着いて対応出来る電話当番です！」と言えますように。

＊愛音＊

2024/03/30
種をまいてもその全てが
実をつけることはない
それを知りつつ
私はこれからも種を蒔くよ