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【コンサルタントの仕事術#80】3つの質問で見抜く！残業を激減させる"魔法の自動化術"とは

相原 秀哉

こんにちは！業務改革コンサルタントの相原秀哉です。

「今日も残業か...」そんなため息をつく日々から解放されたいと思いませんか？

今日は、あなたの残業時間を劇的に減らす、とっておきの"魔法"をお教えします。その名も「3つの質問で見抜く自動化術」。これを使えば、8時間かかっていた作業をたった1分で終わらせることも可能なんです。

🤔 なぜ自動化が必要なの？

「自動化って、ITに詳しくないとできないんじゃ...」
「そんな難しいこと、私には無理だわ」

そう思った人も、ちょっと待ってください！

実は、あなたの周りには自動化できる作業がゴロゴロ転がっているんです。それを見つけ出せば、残業とはサヨナラできるかもしれません。

私自信、この"魔法"を使って帰宅時間を夜10時から夕方5時に劇的に早めることができたんです。想像してみてください。毎日5時間も自由な時間が増えるんですよ！家族との時間、自己投資の時間、趣味の時間...。人生が180度変わるかもしれません。

🎩 自動化の魔法を解き放つ3つの質問

では、どうやってその"魔法"を使えばいいのでしょうか？ここからが本題です。
自動化できる作業を見分けるための3つの質問をお教えします。

1. 💻 デジタルのデータを扱う作業か？

まずは、扱うデータがデジタルかどうかをチェック。エクセルやワードのファイル、メール、データベースなど、コンピューター上で扱うデータならOKです。

紙の資料しかない？そんな時も諦めないで！スキャンしてPDF化したり、データ入力したりしてデジタル化できれば、自動化の対象になります。

2. 🔁 反復作業か？

「コピペの嵐...」「毎日同じことの繰り返し...」

そんな作業はありませんか？同じ作業を何度も繰り返しているなら、それは自動化の宝の山です。1回や2回の作業なら手動でも良いかもしれません。でも、毎日、毎週、毎月繰り返す作業なら、自動化する価値は十分にあります。

3. 📏 定型作業か？

「いつもこのルールで処理してる」「このやり方は変わらない」

そんな明確なルールがあり、人によって解釈が変わらない作業は自動化の対象になりやすいです。逆に、その都度判断が必要だったり、クリエイティブな発想が求められる作業は自動化が難しいでしょう。ただし、最近は生成AIの発展によって状況が変わってきています。これについては別の機会でお話します。

💡 具体例で見る自動化の威力

では、この3つの質問を使って、実際の作業を見てみましょう。

✅ 自動化できる作業の例

📊 月次の売上報告資料の統合

各支店から送られてくるエクセルファイルのデータを1つにまとめる作業。

  • デジタルデータ？ ✔️ エクセルファイル

  • 反復作業？ ✔️ 毎月繰り返し

  • 定型作業？ ✔️ 決まったフォーマットで集計

自動化方法: エクセルのマクロや関数（VLOOKUP, INDEX-MATCH等）を使えば、数十分かかっていた作業が数秒で終わります。さらに、Power QueryやPivotテーブル等を活用すれば、データの更新も瞬時にできます。

🪑 座席表の更新

毎朝、各社員が更新した座席情報を1つのマップにまとめる作業。

  • デジタルデータ？ ✔️ 共有フォルダ内のファイル

  • 反復作業？ ✔️ 毎日繰り返し

  • 定型作業？ ✔️ 決まったルールで更新

自動化方法: エクセルのマクロとWindowsのタスクスケジューラを組み合わせれば、毎朝自動的に最新の座席表が作成されます。担当者は指一本動かさずに、最新の座席情報を得られるようになります。

❌ 自動化が難しい作業の例

📧 顧客とのアポイント調整メール

過去のやり取りを踏まえて書く必要がある作業。

  • デジタルデータ？ ✔️ メール

  • 反復作業？ ❌ 顧客ごとに内容が異なる

  • 定型作業？ ❌ 状況に応じた柔軟な対応が必要

📽️ プレゼン資料の作成

新商品の説明資料を作る作業。

  • デジタルデータ？ ✔️ PowerPointファイル

  • 反復作業？ ❌ 毎回内容が異なる

  • 定型作業？ ❌ 創造性とオリジナリティが必要

ただし、使用するデータの収集や分析は自動化できる可能性があります。例えば、売上データの自動集計や、競合他社の情報を自動で収集するWebスクレイピングなどが考えられます。また、前述したとおり、最近は生成AIでプレゼン資料が作れるようになってきています。

🏃‍♂️ さあ、あなたの職場を自動化の目で見直そう！

いかがでしたか？思った以上に身近なところに自動化のチャンスがあることに気づいたのではないでしょうか。

今日から、この3つの質問を武器に、あなたの周りの作業を見直してみてください。

  1. デジタルのデータを扱っているか？

  2. 反復作業になっていないか？

  3. 定型的なルールで処理できるか？

この3つの質問に「YES」と答えられる作業があれば、それは自動化の対象に適しています！早速、上司や同僚と相談して、自動化に取り組んでみましょう。

最初は小さな作業から始めるのがコツです。例えば、毎日手動でコピペしている表計算の作業を、関数を使って自動化するだけでも、大きな時間削減になります。小さな成功体験を積み重ねていけば、やがて大きな変化を生み出せるはずです。

🌟 さいごに

自動化は、決して難しいものではありません。IT知識がなくても、エクセルの基本的な機能を使うだけでも、大きな効果を得られることがあります。

重要なのは、「この作業、自動化できないかな？」という視点を持つことです。その視点さえあれば、あとは少しずつ学び、試行錯誤していけば良いのです。

あなたも、この"魔法の自動化術"で、残業知らずの快適な毎日を手に入れてみませんか？自動化で生まれた時間を、自己成長や家族との時間、趣味に使えば、仕事もプライベートも充実した人生を送れるはずです。

今回の内容はいかがでしたか？もっと詳しく知りたい！という方は、ぜひコメントや「フォロー」、「スキ」をお願いします。

自動化の第一歩を踏み出し、新しい働き方を手に入れましょう。あなたの挑戦を応援しています！

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