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全社員テレワーク期間中に入社者をスムーズに受け入れるためにしたこと

北上あい

note株式会社では、3月26日に全社員リモート勤務に切り替わってから、原則社員は出社していません。
そんな状況下で1年で一番入社者が多いとされる4月1日を迎え、当社も例外なく、過去最多の入社者の受け入れを行いました。

実は4月は6日13日16日20日にもそれぞれ入社者がおり、5月1日入社者の受け入れの頃には、試行錯誤の末、ほぼオペレーションができあがっていました。

しかし｢ベンチャーなんだから柔軟にできるでしょ｣｢IT企業なんだからそれくらいできるでしょ｣なんて思われるかもしれませんが、全社リモートとなると、スムーズな受け入れをするには、各担当との連携や事前の準備が必要でした。

採用担当や労務、コーポレートITや総務などコーポレート部門やバックオフィスと言われるメンバーが、今後リモートで受け入れなければならなくなった場合のヒントになればいいなと思い当社の取り組みをまとめていきます。

入社手続き(従業員編)

当社はいままでも入社手続きはすべてオンラインで行っていました。
労務関連はSmartHRですし、その他、確認したいことなどは事前にすべてメールでご連絡し、回収していました。

入社手続き(派遣社員編)

当社の派遣社員はみなさんリモート勤務に切り替えていただきました。
まず各派遣元企業に連絡をし、リモート勤務に必要な事項を確認しました。

当社のお願いしている派遣元企業では書面への同意があれば問題ないとのこと。

ただし、Wifi環境を整える必要があったので、必要な方にはルーターを貸し出ししました。

ここはもっとコーポレートITと連携すればよかったなと思う反省点です。
ただ、当社のコーポレートITが優秀すぎて完全に甘えました。
(当社の優秀すぎるコーポレートITのnoteはこちら)

入社までに

会社貸与PCを郵送するための住所の確認が必要です。
しっかりPCが受け取れる住所を確認し、発送手配ができ次第、送り状Noをお知らせしています。

また、PCが届いたらすぐにセットアップできるように、セットアップ方法や確認してほしいことなどをまとめて事前にお伝えしています。

また、セットアップの中で困った際に、すぐに連絡が取れるように、私の社用携帯の番号をお伝えし、いつでも連絡してね。という状態にしています。

リモートでの入社は聞きたいときに誰に聞いたらいいのか、どうやって聞いたらいいのかわからないという状態はとても不安だと思います。なるべく不安な気持ちを和らげられたら、と思いこまめに連絡をするようにしています。

入社日当日

･Slackチャンネルを作成する

同日入社の方用のSlackチャンネルを準備し、当日説明する入社説明の内容や、当日に確認してほしいことを予めチャンネルに投稿しておきます。
そうすることで、少し早くSlackを開いた方は事前に確認することができます。

また入社日当日は緊張と不安で記憶が曖昧だったりします。(私がそうでした)そんな時にはSlackを見返せば、内容を再度確認することができます。

その他、質問などもこのチャンネルで受け付けることで、どこで質問したらいいのだろう、をなくしました。

･入社説明

入社日当日は、会社貸与PCとは別のデバイスでオンラインで繋いで入社説明を行っています。

会社貸与PCを設定する中で困った場合に画面が見れること、会社貸与PCの設定が終わっていなくても入社説明ができることなどから当社ではこの方法での接続をお願いしています。

当社では、面接もしくはオファー面談時に必ず1度はオンラインでお話していたので、スムーズに接続していただくことができています。

･入社書類の説明

当社では、雇用契約書などの入社書類はクラウドサインで締結を行っています。

クラウドサインの画面をそれぞれ確認いただきながら、人事側で雇用条件等の説明を行うことができるので、こちらもオンラインで完結させることができました。

･入社日に確認してほしいことの説明

当社では入社日に確認してほしいことはすべて社内Wikiにまとめています。
しかし、このコロナ禍では通常とは違うご案内も必要だったりします。

例えば当社では在宅勤務手当ての導入や、オフィスの椅子を自宅へ配送していたりといつもと異なるお知らせも必要だったりします。

こちらもすべてオンラインで繋いだまま説明をしています。
オンラインで説明しながらSlackに該当URLを送ることができるので、とても良いです。

･オンラインMTGの設定方法の説明

オンラインMTGを設定するときに間違えがちな点などを説明し、派遣社員やアルバイトもすぐにオンラインMTGを実施できるようにしています。

Welcomeランチ

当社では新しく入社された方にWelcomeランチを実施していました。
リモート入社になってもオンラインならWelcomeランチできるねということで、現在はオンラインで実施しています。

このWelcomeランチは同じ部署の方や全く違う部署の方を私が独断と偏見で選んでマッチングさせています。

同じ趣味などの共通の話題で盛り上がれるようにしているつもりなのですが、私の思惑とは違うネタで盛り上がることが多いみたいです。

毎週行われる全社員MTG

当社では毎週、全社員を集めたMTGを実施しています。
従業員数が90名を超え、全社員を集めるだけでも相当なコストがかかっていますが、この時間をとても大切にしています。

このMTGで新しく入社した社員の方には全員自己紹介をしていただきます。

オンラインでの実施のメリットがいくつかあったので、まとめておきます。

お顔がしっかり確認できる
社員が気になったワードをチャットにどんどん流す
noteの記事URLを誰かがすぐに見つけてきてくれる
終わったら88888888がたくさん並んで、聞いている感じが伝わる

オフラインだとちゃんと聞いてもらえているのか不安だと思います。
しかしオンラインならではの反応がチャット上で見れるので、本人があとから見返すこともできます。

保険証お渡し

新たに保険に加入された方の分の保険証は会社に届きます。
ですので、労務担当がその時だけ物理的に出社し、入社者のみなさんのご自宅まで郵送手配しています。

コロナ禍ではいつ保険証が必要になるかわかりません。
1日でも早くお渡ししたく、労務担当が手配してくれています。
(優しさの塊の労務担当のnoteはこちら)

オンラインオフィスツアー

私は郵送物の確認などで月に数日だけ物理的に出社しています。
その際、オンラインで繋いでオフィスをぐるっと一周しています。

既存従業員もオフィスの様子を久しぶりに見れて嬉しそうですし、オフィスに一度も来社しないまま入社した社員はとてもありがたいと言っていました。

まとめ

入社初日の午後からは現場メンバーにバトンタッチです。
人事で行っていることは上記に記した通りです。

この全社リモートでの受け入れが続く以上は労務やコーポレートITと連携しながら、入社者の方が不安なく、スムーズに業務に入れるようにサポートしていきたいと思います。

新しく入社するみなさんは、期待や不安があるのに、そこにきてオンラインというハードルがあります。

私たちはこのハードルをどう低くできるか、その力が試されている気がします。

入社した側の気持ちは4月入社の半田さんと5月入社のかっくんが素敵にまとめていました!

新型コロナウイルス拡大への当社の対応はこちら

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