Withコロナ時代の新しい全社総会！ADWAYSの 「 オンライン半期会議 」

こんにちは。ADWAYS（アドウェイズ）の広報の小俣です！

2007年にデザイナーとして入社し、Web広告制作やサービスデザインを担当していました。その後、クリエイティブディレクターとしてコーポレートブランディングを担当し、PRの面白さを発見。2018年に広報へジョブチェンジ。

現在はプレスリリースの作成や取材対応といった情報発信に加え、社内外のイベントの立案から運営、またコーポレートブランディング戦略・施策などを行っています。

そして社内イベントとしては最も規模の大きい、「半期会議」の運営も担当。
しかし、今年は新型コロナウイルスの影響で急遽オンラインでの実施に移行することに……！

今回はそんなアドウェイズの「半期会議」について、紹介させていただきます！

アドウェイズの「半期会議」って？

「半期会議」とは、半年に1度開催している、アドウェイズの社員総会です。

簡単に言えば、「半年間の業績はどうだったのか」「これからのアドウェイズはどこに向かっていくのか」など、経営陣からの業績報告や経営方針を社員に発表する場となります。著名なゲストを招いたゲスト登壇やパネルディスカッション、また半期で活躍した社員を讃え、新人王やMVS ※ 、チームの表彰を行っています。

※ MVS：Most Valuable Sugeeeの略で、アドウェイズのスローガン「なにこれ すげー こんなのはじめて」に基づき「すげー」功績を残し、全社員の模範となるべき社員が選ばれる賞の事。

毎期500名を超える参加者を迎える為、近隣ホテルに会場を借り、盛大に開催しています。

半期会議の準備は大体3ヶ月～4ヶ月前から始めます。運営は広報や人事グループのメンバー2～3名、当日の会場設営から進行等を行うメンバーを含め、合計5名程度でプロジェクトを組んでいます。

私は、コンテンツの企画やディレクション、経営陣による発表のスケジュール調整や資料作成のサポート、当日のメイン運営や司会を担当。（司会進行は毎回緊張します……。）

圧倒的に素早く！オンライン開催の舞台裏

2020年4月に開催される半期会議も、当初はいつも通り、ホテル会場での開催を予定していました。

しかし、新型コロナウイルスの感染拡大を受け、アドウェイズでは、2月末から段階的に、3月からは対象拠点（※ 東京本社・大阪支社・福岡支社・仙台支社・国内子会社）の全従業員に対し、原則として「リモートワーク」を実施することに決定。

当然、半期会議も直接会場で行う形式からオンラインへ移行する方針となりました。

既に準備を進めていたコンテンツもあったため、まずはどのような形式での開催が良いかを検討することに。リモートワーク移行の際、社員の多くがWeb会議システムとして「Zoom」を使用していた事もあり、「慣れ親しんだツールを使った方が分かりやすいだろう」と考え、「Zoomウェビナー」を使用することに決めます。

運営メンバーも3名に絞り、役割分担とスケジュールを明確にし、素早く且つ円滑に準備を進められる体制に移行。

しかし、経営陣発表や表彰、見せ方や進行方法など、会場で行っていた際との違いが大きく、試行錯誤の連続でした。

リハーサルを何度も重ね、細かな操作も台本に落とし込んで……と、視聴者である社員の皆さんへ「きちんとメッセージが届くように」という点を常に心がけて準備を行っていました。

開催当日。大きなトラブルも無く、無事に終了……！

通常のコンテンツに加え、経営陣発表の内容に関してはリアルタイムで社員から質問を募集し、経営陣自らが回答。これまで行っていた時と同じように、“ライブ感”のある半期会議になりました。
しかし、Zoom内で共有した映像がカクつき、音声が遅延する等の反省点も残る結果に。

時は流れて、2020年10月23日。オンラインとしては2回目の半期会議を開催することに。

4月に行った際の反省点や社員の皆さんの意見を踏まえ、ストリーミングソフトを使った映像配信や表彰の際に賞状やトロフィーの手渡し風演出を入れたりと、アップグレードを図ることに。課題であったZoom内の動作も、スムーズに行えるまで何度もリハーサルを重ねます。

また、今回は社員の皆さんから募った質問やトークテーマを元に経営陣のパネルディスカッションを実施。

「経営陣にリアルタイムで質問できる機会は滅多にない」
「一人一人の顔をちゃんと見て、本音に近い話が聞けた」
「経営陣の関係性をオープンな場で見る事ができて良かった」

といった意見もあり、普段目にする機会の少ない経営陣同士のコミュニケーションを身近に感じられ、とても好評でした。（本当に良かった……！）

Withコロナ時代の新しいコミュニケーションのカタチ

アドウェイズではリモートワーク化を行ったことで、今回紹介した半期会議以外にも、採用面接や採用セミナーを含む社内外の会議、「ハイブリッド出席型バーチャル株主総会」 として実施した株主総会など、さまざまな業務でオンライン化を図っています。

しかし、どんなにオンライン化を進めても、業務をする上で大切なのは“コミュニケーション”だと感じています。モニターの向こうにいる相手へ、リアルな対面と同じように「きちんとメッセージが届くように」。

これからもアドウェイズの掲げるスローガン「なにこれ すげー こんなのはじめて」を実践し、「こんな〇〇はじめて」「アドウェイズの〇〇は先進的ですげー！」と言ってもらえるように。

“Withコロナ時代の新しいコミュニケーションのカタチ”を、創意工夫を凝らし、実現していければと思っています。