【業務設計】なぜ業務設計を行うのか？また業務設計の進め方と、そこから見えてくる施策の立て方についても紹介！
こんにちは！
なぜか最近飲み会が多くて、身体が重いことが多いです！笑
そんな中でも体調を安定させるために、身体を動かすことと、ウコンを飲んでいると朝からの自己管理が上手くいっています。
前置きは置いておいて、本日は「業務設計」というテーマについて、経験と拙いながら考えをシェアできればと思います！
そもそも業務設計って聞くと、何のためをイメージするでしょうか？
言い換えると、ワークプランを立てるため、業務フローを標準化するため、ツール導入後の運用フローを標準化するため、などなど私の中では様々な視点での業務設計をイメージします。
本記事では、ワークプランを立てるため、業務フローを標準化するため、という2点に絞って「業務設計」について紹介していきたいと思います！
1. 基本的に業務設計は事業の「安定化」と「効率化」が目的
以前の記事で紹介した【組織マネジメント】編の紹介と被りますが、業務設計の前提にあるのは、階層型組織であることが前提にあると思っています。
今から事業を行う、あるいは新規事業を立ち上げる時に、正直いわゆる業務設計をしている暇はないと思いますし、やることにどれだけ意味があるのか、と思う部分もあるためです。
大前提には、人をマネジメントするのは難しいため、仕組みをマネジメントするために、その仕組みをどんな人が行っても一定のパファーマンスを発揮できるようにすることで、事業を安定化させ効率的に利益を生み出すことが、業務設計の裏に隠れていると考えています。
こんな前提を考えた時に、皆様はどのような印象を受けたでしょうか？
これはビジネスモデルを設計する話とは違います。
例えばスーパーマーケットを例にとると（かなり簡易的ですが）、ビジネスモデルを考えるときにはおそらく、大量に仕入れて原価を抑え抜き、そこに品揃えや店舗空間やサービスなどの付加価値をつけることで、エンドユーザーから利益を頂く、こんな感じがざっくりとビジネスモデルになります。
一方、業務設計だと、品出しのフローについて、倉庫の商品から商品の棚出しまでステップを、品切れにならないよう、かつ在庫がいくらあるかもわかるように、どうやったら誰でもできるフローにするか、というのが設計のポイントになります。
このあたりまで踏まえると、もう少しイメージを膨らませて頂けたでしょうか？
なお、ワークプランを業務設計と捉えた場合は、これは上司やチームメンバーを不安にさせず、大体の進捗イメージを共有することが目的となります。
こちらも本章で紹介した目的には沿っているのでは、と考えております。
2. 新規事業なら「えいや」、既存業務なら「地道で大変」
前章で紹介したことを踏まえると、こんな感じの整理をしております。皆様が業務設計や標準化などでお悩みの際に、新規事業に関わるものなのか、既存業務に関わるものなのか、の前提です。
・新規事業では、ワークプランの作成（が必要なこともある）
・既存事業なら、ワークプランの作成＋業務の標準化をする必要がある
まず新規事業ですが、今から作る事業なので標準化もクソもなく、まずは動いてみなければわからないことも多いので、業務の標準化が不要なのはイメージ通りかと思います。
とすると、ワークプランの作成ですが、これは「えいや」で作るしかない、そしたら動くというぐらいのマインドで十分なのではないかと思います。
ワークプラン自体は、いつまでに何を達成するか、そこにどんな問題があり、誰に協力が必要そうか、という観点で、上司やチームメンバーに意見をもらいつつ、今後の取り組みにおそらく抜け漏れがないだろう、ということを周囲にも自分自身にも一定の自信を持つ目的が強いと思っています。
次に既存業務ですが、こちらはワークプランも標準業務の作成もどちらもあり得ることだと思います。
ワークプランは、多くの人を巻き込むプロジェクトにおいて進捗とタスク管理のため、いわゆるプロジェクトマネジメント業務として発生するのではないかと思います。これは、プロジェクトマネジメントの経験がある方や、その業務に詳しい方にヒアリングをしながら、プロジェクトの全体像を描いていくという形が一般的です。
また業務標準化ですが、これはなかなか地道な作業かつそれなりに難易度のある仕事です。机上だけでできる業務ではなく、実際の現場を視察に行ったり、作業している方にヒアリングをしつつ、最適業務設計の経験がある方が行うのがベストな進め方になります。さらに安定と効率が目的ではありますが、業務を標準化した先に何を狙うのか、の視点も重要です。誰でもできる業務にすることで、一定の人への業務の偏りを分散するのか、あるいはITツールなどを導入するために行うのか、など意外とこの視点が盲点であったりします。この視点も取り組んだ上で、業務標準化を進めていくことをオススメします。
3. 業務設計して終わりにしない
前章にも関連しますが、よくあるのが「ワークプランを作ったがそれ以降あまり役に立たない」「業務を標準化したはいいが、結局今まで通りの業務が行われ何も変わらない」など、作って終わりになるケースもしばしば見受けられます。
これは、なぜ行うのかが不明確でかつ現場の人へのコミュニケーションが不足していたから、あるいは設計したワークプランや業務フローが現場にフィットしなかったから、といったのが典型例として挙げられます。
そのため、業務設計は目的ではなく、何かの手段であることを意識し、何のためにやるのかを明確にし、それを実行する人たちに徹底したコミュニケーションをとっておくことが非常に重要です。時間は一見かかるように見えますが、上手く進めるための最も大きな秘訣だと思っています。
今回の記事は以上になります！
読んで頂いた皆様、改めて業務設計についてどのようなイメージでしょうか？少しでも皆様のお悩みに一石を投じることができたら幸いです。
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