25分間集中して、短時間で仕事を片付けるポモドーロ・テクニックの方法
ポモドーロ・テクニックとは、25分の作業と5分の休憩を交互に繰り返す時間管理術です。このテクニックの開発者による公式本を読んでみましたので、正式なやり方と実感した効果などについて書きます。
ポモドーロ・テクニックの方法
１．25分を１ポモドーロとして、作業に集中する。
２．１ポモドーロ終了したら5分の休憩をとり、ストレッチ、水分補給、椅子から立ち上がって歩くなどを行う。
（この5分休憩の間に立ち上がってうろうろすれば、座り過ぎ防止にもなりますね。）
３．25分のポモドーロと5分の休憩を４セット行ったら、長め（15～30分）の休憩をとる。休憩中は、デスクの片づけ、メールチェック、散歩などを行うのがよい。
４．作業が終わるまで１～３を繰り返す。
完了した項目は、横線で消す。
要したポモドーロの数を記録する。
メモ
・１ポモドーロ以下のタスクは、他のタスクと組み合わせる。
・5～7ポモドーロを超える大きなタスクは、小さなタスクに分ける。
ポモドーロ・テクニックの効果
実際にやってみて、以下の効果を実感できました。
１．集中できる
作業をしていると、つい他のことが気になってしまったり、別のことをやり始めたりしてしまうのですが、この25分の時間枠の中で「このタスクだけをやろう」と意識するので、ちょっとスマホをチェックしようかなといった雑念に邪魔をされることが減ります。
２．生産性が上がる
一つのタスクに集中することで、生産性が上がります。時間の使い方に意識的になるので、無意識になんとなく時間が過ぎていくということが減ります。一つの作業を完了させるたびに、達成感が得られます。
３．疲れにくい
時間を気にせずに集中すると、疲れが溜まって頭の働きが鈍くなってきますが、短い間隔で強制的に休憩を入れることで、疲労を感じる前に休むことができます。
４．タスク管理がしやすい
いま抱えているタスクの全体像が把握がしやすくなり、タスクをコントロールできているという感覚が持てます。
普段、仕事や読書などをしていると、他のやるべきことが浮かんできて捗らないことがあるのですが、そんなときは「今日やることシート」の「予定外＆緊急」欄に記入して、現在のポモドーロを完了させることに集中するのがよいようです。
作業中につい他のタスクに手をつけ始めてしまって、気がつけば同時に３つくらいのタスクを同時進行させてしまっていることがあります。ある作業をしているときにメールが届いて、ついそのメールを開き、読んだついでに返信を書き始めてしまうといった具合です。
マルチタスクはシングルタスクを高速に切り替えて処理しているだけなので、生産性を下げるそうです。割り込んできた仕事は、書き留めて後に回し、一つずつ確実に作業を終わらせるようにしたいですね。
大きなタスクを細分化する
大きなタスクを小さなタスクに分解するときには、ChatGPTが助けてくれるかもしれません。
たとえば、ChatGPTに「『プレゼン資料を作成する』というタスクを細分化して」と頼んでみると以下のとおりに分解されました。
１．プレゼン資料のテーマを決める：プレゼンテーションで扱うテーマを決め、そのテーマに沿った情報やデータを集めます。
２．聴衆のニーズを分析する：プレゼンテーションを受ける聴衆のニーズや関心事を分析し、プレゼンテーションを最適化するための方向性を決めます。
３．ゴールを設定する：プレゼンテーションのゴールを明確にし、聴衆が理解すべきポイントを整理します。
４．プレゼンテーションの時間枠を決める：プレゼンテーションの時間枠を決め、その時間内に収まるようにプレゼン資料を調整します。
５．アウトラインを作成する：プレゼン資料のアウトラインを作成し、プレゼンテーションの流れを構成します。
６．コンテンツを作成する：アウトラインに従って、プレゼン資料のコンテンツを作成します。
７．スライドを作成する：コンテンツを基に、プレゼン資料のスライドを作成します。
８．デザインを決める：スライドのデザインを決め、聴衆にとって見やすく魅力的なプレゼン資料を作成します。
９．グラフィックスやチャートを作成する：必要に応じて、グラフィックスやチャートを作成し、視覚的に情報を伝えます。
１０．文章を簡潔にする：プレゼン資料の文章を簡潔かつわかりやすくすることで、聴衆が重要なポイントを理解しやすくします。
１１．資料を編集する：プレゼン資料を編集し、誤字脱字や情報の不備などを修正します。
１２．フィードバックを収集する：他の人にプレゼン資料を見せ、フィードバックを収集し、資料を改善します。
１３．キーメッセージを作成する：プレゼン資料に盛り込むキーメッセージを作成し、聴衆にとって重要なポイントを強調します。
１４．プレゼン資料のフォーマットを決める：プレゼン資料のフォーマットを決め、スライドの配置やフォント、色彩などの要素を統一します。
１５．最終チェックをする：プレゼン資料を最終的にチェックし、プレゼンテーション当日に万全な状態で臨むための準備を整えます。例えば、プレゼンテーション用のパソコンやプロジェクターの設定を確認する、予備のスライドや資料を用意しておく、などがあります。
ここまで細分化してもらわなくてもいいような気はしますが、このように小さなタスクに分解できれば、ポモドーロで管理できそうです。それにしても、このようなタスクの細分化をAIがやってくれるとは、ありがたいですね。
タスク管理の道具
この本では、紙、鉛筆、消しゴムといったアナログな道具を使用することを推奨していますが、紙に書き散らかすとなくしてしまいそうなのと、アナログだとたぶん続かないので、あえてスマホやPCを活用していくつもりです。
時間の計測にはキッチンタイマーを使用と書かれていますが、Apple WatchのSiriに「タイマー25分」と頼む方法がいちばん気に入っています。カフェなどにいるときは、手動でタイマーを設定して、時間が来たときに振動で知らせてもらうと大変便利です。
何より続けることが重要ですので、自分に最も合ったツールを使って時間管理を行っていきたいと思います。
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