#009 ABookBizってどこで使えるの？③全員の端末が連動！ペーパーレス会議編
お世話になっております。株式会社エージェンテック、ABook推進部の星野です。
このnoteは他の推進員によって推進されてきましたが、私個人としては、しばらく推進できずにいました。いや、魂では推進していたのですが、表立った推進ができずにいました。反省しきりの毎日です。
このnoteにはABookシリーズ、特にABookBizについてのあれこれを書いていますが、私は相も変わらず「どうやって使うのか？」ということについて書いていこうと思います。
今回は、ABookBizを利用した「ペーパーレス会議」です。
「ペーパーレス」といえば真っ先に思い浮かぶ「会議」
私はABookBizを紹介する際に「紙媒体のペーパーレス化」ということを1つの軸としてきました。
さて、「ペーパーレス」という単語を発したとき、もう自然に「会議」と続くような気がするのは私だけでしょうか。私だけかもしれません。
「たらちねの」といえば「母」、「新世紀」といえば「エヴァンゲリオン」ぐらい、もはや自然に口をつく言葉ではないでしょうか。
Google検索のサジェストだとまず「ペーパーレス化」が先に来るのでアレですが、かなりポピュラーだといえる「ペーパーレス会議」、ABookBizもペーパーレス会議ツールとして機能します。
ABookBizのペーパーレス会議 3つのポイント
ABookBizは紙をデジタル化しタブレットなどのモバイル端末で閲覧する、ということはこれまでこのnoteでしつこいぐらい述べてきました。
改めて申し上げると、紙をデジタル化しタブレットなどのモバイル端末で閲覧することができるツールです。コピペしました。
これを、参加者がタブレット端末を閲覧する会議に当てはめてみます。
1. 事前準備
●印刷やホチキス留め、配布など準備の時間はゼロ
これは当然こうなります。事前に準備した会議資料をABookBiz管理画面から端末に配信すれば、印刷を含めた時間とコストはかからなくなります。
2. 会議中
●メモやマーキング、ABookBizならではのリッチコンテンツを表示
タブレット端末上へのメモ書き、強調したい部分へのマーキングができます。
これまで紙資料で行なっていた会議と同じような使い方ができるのです。私のような資料にいたずら書きする人は、これを機に落書きをやめましょう。
もちろんABookBizですから、テキストや画像だけではなく動画やHTML、別資料へのリンクなど、自在に設定できますので、紙では不可能だったことも平然とやってのけられます。
●タブレットの画面が連動
今回最も推したい、もとい推進したい機能が「会議室機能」です。参加者の表示画面を議長（発表者、司会者）の画面と連動させることがきるのです。
私のように注意力散漫な人でも「え、今どこの話してる？」とページを見失うことがありません。この機能にとても助けられた場面が多々あります。その前に集中しなくてはいけないわけですが。
先ほど挙げた画面上へのマーキングやメモ書きなども連動するので、参加者はさらに集中できることでしょう。
それだけではありません。「会議室」というからには、そこは1つの会議室となりますので、インターネット環境があれば、遠隔地でも会議に参加できます。空間の概念を超越して会議室に入室できるというわけです。
会議終了後
会議が終わった後は、管理者が社外秘の情報を削除することが可能です。もちろん、必要なものはサーバ上に残しておくことができます。
さすが、ABookBizといえばセキュリティ、セキュリティといえばABookBiz、たらちねといえば母、といったところです。安心です。
こんな状況で効果を発揮
・最新情報を資料に掲載
直前での資料差し替えも可能になるので、作成時点での最新情報をもとにした資料を準備できます。
・様々な形式のファイルを利用
会議資料といってもPowerPointやPDFを利用するものだけではありません。ABookBizはExcelなど色々な形式の資料も一元管理し共有することができます。
・大規模な会議、発表会
参加者の数が多い場合、リモートでの参加者が多い場合でも「会議室機能」をフル活用すれば問題ありません。
・わかりやすい研修
動画や音声を活用し研修資料をわかりやすく。試験・クイズ機能も使えばさらに有意義な研修を作れます。
・機密情報の管理
先ほど述べた通り、管理者は資料の内容を管理できるので、会議終了後に機密事項を削除することが可能です。
終わりに
今回は、ABookBizでのペーパーレス会議、中でも「会議室機能」に重点をおいて紹介して参りました。紙資料のやり方はそのままに、さらに便利にわかりやすく、その上セキュリティ面の対策も完璧。これがABookBizのもたらすDXです。
ご興味をお持ちいただけましたら、下記よりお気軽にお問い合わせください！
次回は、さらに別の活用法について書いていこうと思っています。
引き続きよろしくお願いいたします。
ABook推進部・星野でございました。