読書アウトプット　ビジネス文章力の基本　ダメ出しされない文章が書ける７７のルール

　こんにちは。えーじです。今回も、読んだ本のアウトプットを書いていこうと思います。

　今回読んだ本は、「ビジネス文章力の基本　ダメ出しされない文章が書ける７７のルール」です。文章についてダメ出しされることが多いため、読んでみました。

ビジネス文章力の基本　ダメ出しされない文書が書ける77のルール

1、よい文章とはなにか

　さて、そもそもですが、ビジネスシーンにおける「良い文章」の定義とは何でしょうか。本書を読んで僕が思うに、「読み手に複数の解釈を与えない、形式が統一された読みやすい文章」だと考えました。

　こう考えたのには理由としては、本書で書かれている「良い文章」には次の3つの特徴があるとされているからです。
　①　短単である:文章が短く、簡潔である
　②　形式が統一されている
　③　相手に予測させる

　それぞれ詳しく説明します。

　①　短単である

　まず一つ目の特徴が「短単」です。これは短い文章であり、かつ簡単に内容を理解できるものであるということです。
　例えば、法律の文章ってわかりにくいですよね。次の内容なんかもろそうです。

この法律は、金融商品販売業者等が金融商品の販売等に際し顧客に対して説明をすべき事項、金融商品販売業者等が顧客に対して当該事項について説明をしなかったこと等により当該顧客に損害が生じた場合における金融商品販売業者等の損害賠償の責任その他の金融商品の販売等に関する事項を定めるとともに、金融サービス仲介業を行う者について登録制度を実施し、その業務の健全かつ適切な運営を確保することにより、金融サービスの提供を受ける顧客の保護を図り、もって国民経済の健全な発展に資することを目的とする。
　引用元:金融サービスの提供に関する法律

　これだけの情報が一文で記載されていますし、なによりも出てくる単語も難しく、人によっては読んでも意味が理解できない人もいるでしょう。

　日々忙しくしているビジネスパーソンだと、こんな内容を共有されたらイラっとしそうですよね。こちらは法律の目的について定められた項目ですが、「この法律の目的は○○です」と簡潔に言ったほうが伝わりやすいですよね。

　これが、短く簡潔に書く＝短単です。

　②形式が統一されている

　2つ目の特徴が「形式が統一されている」かどうかという点です。この形式が統一されているかどうかは「ビジネス文書としてのスタートライン」だと、こちらの本では記載されています。
　

　それでは、形式が統一されていないと、どういったことが起きてしまうのでしょうか。大きな問題は「読み手に複数の解釈を与えてしまう」ということだと感じました。

　たとえば、次のような場合がそれにあたります。

　1.○○○○
　2.△△△△

「1つめは○○。しかし二つめは△△といえる。」

　数字の表記が統一されていない場合、ある読み手にとっては、「1と二で数字の書き方が違う。もしかしたら、別の項目があるのかもしれない」と考えます。こちらが伝えたいことと、読み手の解釈にずれが生じてしまうことになるのです。

　相手に正しい理解を促し、正しく行動させるために、形式は必ず統一する必要があるのです。

　③相手に予測させる

　最後のポイントが「相手に予測させる」ということです。

　たとえば、「したがって」という言葉が来た時に「あ、次は結論がくるな」と理解できますよね。

　また、「原因」の項目が①②③…と整理されており、「改善策」の項目が①②③…で整理されているとき、読み手は「原因と改善策が対応しているんだ」と考えることができます。

　こんな風に、読み手に内容を予測させる＝自分の言いたいことを正しく理解できるような道筋を作るということが、ビジネス文書として重要なのです。

2、まとめ

　ビジネスシーンにおける文章は、「読み手に複数の解釈を与えない、形式が統一された読みやすい文章」と考えられます。僕なんかは、表記が統一されていなかったり、相手になかなか情報が伝わらなかったり、いろいろありますが、少しづつ改善していこうと思います。