alter｜在宅勤務の導入で人件費が爆上がりした失敗談
こんにちは！alterの春田です。
alterでは約4年前から在宅勤務（フルリモート）を導入しています。
在宅勤務を導入する上で、様々な壁にぶつかり失敗もしました😭
今日は、在宅勤務での失敗と、成功したこと3つをご紹介します✌️
在宅勤務を導入した経緯
一番初めに在宅勤務を導入したのは4年前になります。
その頃でいうと新型コロナウイルスが始まる半年前くらいになります。
弊社は、WEBサイト制作をメイン事業としているので、私が所属している営業部以外にも制作部署があります。
制作部署の人員を集めるために、社員だけではなく、業務委託（フリーランス）採用を積極的に行っていました。
業務委託に依頼をするには、リモートの方がマッチングする確率が高く
これを機に制作部は在宅勤務OKに変更しました。
具体的にいうと、週2回在宅の方と100%在宅の方が両方在籍しているような形です。
約2年ほど在宅で運用し、順調に回っていると思っていましたが全く回っていませんでした。
在宅勤務での失敗は人件費の増加でした
具体的に何を失敗したかというと、人件費が2倍に増加したことです。
在宅になり、働いている人の姿が見えないというところで、
今、何の仕事をどのように回しているのか？が不透明になっていました。
また、対面での会話ではなく、チャットでのメッセージがメインになり
1つのプロジェクトが進むスピードも大幅に遅くなりました。
在宅勤務を導入してから、約2年間たった頃に、代表から「制作部署のマネージメントを兼任するように」と指名をいただき、制作部の責任者として
まずは、状況把握から始めました。
在宅勤務での課題3つ
個人の1日のスケジュールの曖昧さ
オンラインでの打ち合わせが長すぎる
1つの業務に対してどれくらいの作業時間がかかるか把握していないために「人が足りない」と言われたらどんどん採用していた
個人の1日のスケジュールの曖昧さ
会社に出勤していたら、「今何してるな」などは、PCの画面をみたらすぐにわかりますが、在宅だと見えません。
誰も指摘する人がいない中で、1日のスケジュールもその日その場で何をするか考えるというやり方をしていたので、いつまでにこの作業終わる？
と聞いても、明確に答えられる人は少なかったです。
オンラインでの打ち合わせが長すぎる
打ち合わせが、ほんとに長すぎる。
オンラインでの打ち合わせだと、会議室の使用は何時までなどの
制限がなかったり、人の目もないので、ダラダラ続けがちです。
もちろんオンラインでも、テキパキできる人はできます。
その時の状況は、打ち合わせ前に自分の答えを持ってこず打ち合わせを
実施していたので、相談のようにダラダラとなっていました。
1つの業務に対してどれくらいの作業時間がかかるか把握していないために「人が足りない」と言われたらどんどん採用していた
・例えば、営業とミーティングする時間
・お客様のヒアリング情報をまとめる時間
・コーディングにかかる時間 etc…
これら全ての業務が、スタッフのスピードによってバラバラだったため
能力が見合ってる、見合ってないの判断ができず、
現場に「スタッフが足りないです」と言われると
どんどん採用している状況でした。
制作部署のテコ入れをして気づいたこと
本人のやる気や報告を100%信じるのではなく
業務の可視化をして、完了するまでにどれくらい時間と人員が必要なのか
全て数値で出す仕組みを作れば、管理は最小限で済む。ということです！
人件費削減に成功した3つの取り組み
フリーランスの報酬を時給から業務報酬制に変更
社員やパートなどの稼働時間が決まっているスタッフのスケジュール管理の徹底
バーチャルオフィスの導入
3点つ順番に解説していきます。
1,フリーランスの報酬を時給から業務報酬制に変更
制作部にはディレクター、ライター、コーダーなどの職種がいます。
時給で稼働いただいていたところを、全て業務報酬制に変更しました。
ディレクターで例を出すと、1ヶ月の間に3件の制作を担当する方の月報酬と
5件担当する方の月報酬が同じでした。
これは、効率よく対応してくださる方が損をし、時間をかけてする方が得をする。こんな仕組みです。
本来であれば優秀な人にしっかり報酬をお渡しすべきです。
まず、ここではじめたのが
ディレクター全員と一人ずつ面談をしました。
その中で、時間とクオリティを大切にしていただける方に、
1件あたりのかかる目安時間を出していただき、
その時間内で制作ができる方のみに業務を依頼することに変更しました。
そうすることで、効率よく作業ができる方へはどんどん案件を振っていけるので、一人当たりのディレクターの報酬単価が倍以上になりました。
結果、9名いたディレクターを最終的には、3名で回せる状態にすることができ、ディレクターの報酬も上がり、満足度も上がりました。
また、シンプルに人員を削減したので人件費も大幅に下げることができました。
2,社員やパートなどの稼働時間が決まっているスタッフのスケジュール管理の徹底
社員やパートの方に「どんなスケジュールで働いてるか？」ヒアリングしたところ
1日のスケジュールを決めず、その場その場で発生した業務をしている。
ということがわかりました。
これは、絶対にあり得ないです。
仕事をする上で、年間目標、四半期の目標、単月の目標があり、
その目標を確実に達成するために、1年間何をすればいいのか？
この1ヶ月何をすればいいのか、じゃあ、1日は何をすればいいのか？
逆算してスケジュールを立てないと目標の達成は絶対にできないです。
そこの意識改革として、1日のスケジュールは10分単位で細かく作成してもらいました。
そうすると、驚いたことに、時間があまりまくっていました。
ここで、分かったことは、スケジュールを細かく立てていないから
期日がギリギリになり、人が足りないという考えになっていたのです。
3,バーチャルオフィスの導入
人件費が上がっている要因の一つに、打ち合わせが長いという課題がありました。
打ち合わせが長くなってしまっている要因は、
スタッフ同士のコミュニケーション不足によるものだと考え、まずはコミュニケーションの活性化に取り組みました。
リモートでのコミニュケーションを活性化するためにOviceというバーチャルオフィスを導入しました。
「oVice(オヴィス)」は「オンラインでのコミュニケーションを最大化」することを目指して開発されたバーチャル空間で、アバターを使ってオンライン画面上を自由に動いて自由に話しかけることができます。自分のアバターに近い声は大きく、遠くの声は小さく聞こえる仕組みが導入され、バーチャルオフィスやオンラインイベント空間などBtoB、BtoCに限らずさまざまな用途に利用できるオンラインコミュニケーションツールです。
alterバーチャルオフィスの利用ルール
9:00-18:00以外は使用しない
基本的にいつでも話せる状態にしておく
この2点のルールだけ設けて運用を始めました。
実際に運用してみて、今まで何ラリーも続いていたチャットのラリーが半分以上削減されました。
基本的にいつでも話せる状態にしているので、
「今ちょっといいですか〜」と言う形で
5分だけ相談するだったりのコミュニケーションが
盛んになりました。
今まで、決められた打ち合わせの日までは
相談などはチャットのみで、打ち合わせ時に全て決めるというやり方をしていたので
結局情報が足りず1回の打ち合わせでは決まらないと言うことが頻発していました。
バーチャルオフィスを導入し、「いつでも喋りかけていいよ。」
という空間ができただけで、コミニュケーションも盛んになり
良い雰囲気で打ち合わせを進められるようにまでになりました。
まとめ
ここまでの記事を読み返すと、偉そうに長々と書いていますね笑
私自身は制作の知識がほとんどないので、
ディレクターや、代表の力など、色んな人の力を借りてここまで改善していくことができました🙇
まだまだ改善対策出来るところは
たくさんありますが、約1年で半分以上の人件費を削減することができ
今も、継続できている状態です。
ここ数年私は、一言目にはコストカットと言い続けてきたので、制作部のリーダーにはコストカットマンと言われてます。笑
ただし、お客様に良いものを提供するには、
削減できるところは削減し、
本当にお金を使う必要がある場所を見極めないといけないです。
顧客満足の為の動きをしたいと、考えるのであれば
まずは、自分の動きを見直す。
この考えが浸透してきているのかな、と感じています。
また、今回のタイトルの【在宅勤務を導入して人件費が爆上がり】と言うところに関しては
在宅でのマネージメントの難しさを実感しました。
ただし、原因を見つけられれば解決ができるので
alterでは、引き続き在宅勤務の推奨しても良いなと思っています。
長くなりましたが最後まで読んでいただきありがとうございます。
↓alterの求人の特徴をまとめたページもあるのでご覧ください。
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