予定は逆算して建てるべし！

はじめに

　え？当たり前？
　いや、まあ、わかってる人にとってはその通りで、貴方の達成できる予定の範疇で建てることが、貴方にとっての正解です。
　そのまま、今後も頑張ってください。

　ただ、目標を達成できない人は存在します。
　そんな貴方に一言、
・「予定を建てる」ことが目的になっている
・建てたけどその通りに進めないことがある
　こんなことって多くないですか？

それは、予定の建て方が悪いからです。

　どのような建て方が良いのか、どうするのか、見ていきましょう。
　目標を達成するための、予定の建て方について、参考になれば幸いです。

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予定とは目標を達成するためにある

　予定の建て方についての記事ですが、これを間違えては元も子もありません。
　すべては「目標を達成する」ためにあるのです。　
　最終的に目標が達成できていれば、予定なんていりません。
　「スケジュールを提出しなさい」とか「日程表を出しなさい」とか言われる場面はあるかと思いますが、予定がなくても確実に出来る方は、予定を作る必要はありません。
　適当に必要そうな手順を書き出して、1週間毎に配置した物でも渡してしまいましょう。

手順例

　必要そうな手順が思いつかない場合、以下から適当に抜粋してください。
・準備　　　　　・○○作成（企画書、仕様書、プロット等）
・書類作成　　　・試作
・テスト（試験）・○○着手（試験機作成、実機作成、サンプル作成等）
・○○完成　　　 ・確認
・予備日　　　　・納品
※○○の内容は適宜編集して使用してください。

　分からない予定を無理やり建てるなら、その時間を作業に回した方が効率が良くなってしまいます。
　まあ「案ずるより産むが易し」とも言いますから「予定を建てるくらいなら作業しましょう」という考え方も、一つの正しい方法です。

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タスクを書き出そう

　タスクを書き出す前に、目の前にはカレンダーや日付を書く用紙が置いてあるのではないでしょうか？
　ひとまずそれは横に置き、メモが出来るものを用意してください。

　さて、予定を建てるにあたって何が必要でしょうか？
　「項目」ですね。
　つまりは、タスクです。
　とりあえず、書き出して、何が必要なのか、どんなことをするのか、明確にしておきましょう。
　手順をイメージ出来る方も、予定を書くなら書き出しておきましょう。
　手順の抜けがないか確認出来る上に、逆算するために必要になります。

　できましたか？
　書き出す項目が分からない場合は、「手順例」を参考にしてください。

必須な期間を考えよう

　この工程で大切なのは必要な期間ではなく、必須な期間です。
　なにか作るときに「〇時間放置」や「○○が来ないと進まない」という場面があります。
　前者は「必ず一定の時間が必要な工程」になるため、タスクの隣にでも書いておきましょう。逆算するにあたって、重要な目安になります。
　後者は他の人が関わるため、事前に確認し、それ以外の作業を進めましょう。雑談も交えて相手へ連絡することで、日程からズレる場合が減ります。適度に連絡してあげましょう。

　必須な期間はわかりましたか？
　わからない場合は、簡略化した動作で時間を計ってみましょう。

逆算して考えよう

　さて、ようやくカレンダーを使用します。

1．締め切り日を記入しましょう。
　よくあるやつですね。

2．バッファ、つまり予備の日程を組み込みましょう。
　これが仮の締め切り日となります。仮〆としておきましょう。
　締め切り日から1週間程度前が目安です。
　1週間では長い、短いという場合は、全体日数の1割程度を目安に設定してください。
　ミスや予想以上に時間がかかった場合には、その日程へずれ込みます。

3．必須な期間を記入しましょう。
　大まかな場所に必須な期間を配置しましょう。
　大まかな場所が曖昧でわからない場合は、
「仮〆までの残り日数」-「必須な期間」=「タスクで使える期間」
「タスクで使える期間」÷「タスク数+2」＝「1タスク辺りの目安期間」
と考え、タスクの順番から数えてください。

4．最後のタスクから順に記入しましょう。
　仮〆を基準に、終わり側のタスクから記入していきましょう。
　時間の目安は「1タスク辺りの目安期間」ですが、いらない場合は減らしてください。
　最後になればなるほど時間がかかる上に、重要度が高くなることが多いため、最後から順にやっていきましょう。
　順当に割り振ることができた場合は、これで終わる場合があります。
　これ以上は補足として場合ごとに解説します。

補足1．必須な期間との間に空白ができてしまった場合
　「1タスク辺りの目安期間」まで、必須な期間のタスクとして組み込みましょう。
　それでも余る場合は、必須な期間を設定したタスクをずらしましょう。

補足2．割り振ったら余った。空白が出来た。
　おめでとうございます。理想的な余裕を持ったスケジュールです。
　タスクの間に休みを入れたり、1タスク辺りの目安期間を増やしたり、
　簡単にずらせるカレンダーなら全て前倒しにして、予備日程を増やしましょう。
　残った期間は自由に使えます。

補足3．タスクが入りきらない。
　タスクでもっと短くても大丈夫な場所はありませんか？
　ない場合は予備日程消して組みなおしてみましょう。
　それでも足りない場合は、仕事を外へ割り振る、締め切りを伸ばす、といった対応を行いましょう。
　早めに連絡を行えば、対応してくれる場合が多いです。

結論

1. タスクを書き出そう

2. 必須な期間を考えよう

3. 逆算して考えよう

この3項目で、君もタスクマスターだ！

最後に一言

「中途半端な予定を建てるくらいなら、建てずに手を動かせ！」