業務マニュアル失敗集　なんでメンテされてないの・・・・編

前書き

どんな会社で働いていても存在する業務マニュアル。
新しい職場について、「これマニュアルだから読んどいて！」なんて簡単に渡されるけど、中身をみてもよくわからない・・・。わからないので、上司に聞いてみると、「これは俺もよくわかんないんだよね。調べて追記しといてくれる？」なんてことも多々あるかと思います。
　本屋さんにはこんな問題を解決するために、「良いマニュアルの作り方」、「使える業務マニュアルの作り方」といった良い条件を体系的に書き連ねたマニュアル本がたくさん溢れています。
　本記事はそんな街にあふれる良いマニュアル本ではございません(笑)。「そうそうこんなマニュアルで困った」「ひどい目にあった」といった悪いマニュアルあるあるを会話形式を交えながら書いていこうと思います。

入社初日　出社

新入社員の佐藤さんが、配属先の経理部に出社する初めての日です。上司の加藤さんが応対しているようですが、少し不穏な空気も・・・。

１．リンク先が違う！

 冒頭のやり取りはいかがでしたでしょうか。誰もがこんなやりとりをしたことがあるのではと思っています。（それとも私だけでしょうか笑）
今回の失敗談は、「リンク先が違う！」です。具体的には下記のエラーがよくあるかと思います。

（１）ファイルパス

ファイルパス、つまり「ファイルがどこにあるか」です。作った本人が失敗している場合もあれば、本人は失敗していなくても他の誰かがリンク先を編集してしまった結果、リンクがつながらなくなってしまうことがあります。
大きく下記の3パターンがあります。

①個人のフォルダを指定
冒頭の会話であった通りです。具体的には下記のイメージです。本人が自分用のマニュアルを作成していて、急な異動・退職等でそのマニュアルをそのまま引き継いだ場合に発生します。
　　C:\Users\kondo\ドキュメント\マニュアル

②ファイルパスのコピペミス
リンクをコピペしてくるところまではいいのですが、編集する中で改行されたり、誤って一部消されている場合があります。
特にエクスプローラーで「パスのコピー」を利用してコピーしてくると、パスの頭と末尾に「””」が入るため、善意の気持ちで「””」を消して、その際に正しいところまで削除してしまうことがあるようです。

"C:\Users\tanaka\test.pdf" のように「””」が入ります。

③リンク先のフォルダ名称の変更
例えば誰かが良かれと思って、フォルダにナンバーを振った場合などです。
　　誤：//server/test/経理部/マニュアル
　　正：//server/test/経理部/01.マニュアル
これに関してはマニュアルとは全く別のところで行われてしまう可能性が高く、フォルダパスを指定する形でマニュアルを作成する場合には防ぎようがないかもしれません。
ファイルサーバー以外の例えばMicrosoft社のOffice製品のSharepoint等であれば、ファイルの場所をURLで取得することになるので、フォルダ名に依存した保存は回避できます。

（２）Webのリンク

①社内システムのリンク
社内のシステムなのでめったに変わることはないと思いますが、そもそものシステムが変わった場合や、サーバーが変わった場合などで変更があると思います。
 　元：https://system/moto/old
 　新：https://system/new/now

②Webリンク
社外の一般的なWebサイト（駅の経路検索サイトなど）は、仮に変わったとしてもサイト名がマニュアルに記載されていれば、検索すればみつかるので支障はないかと思います。
一方、MicrosoftのSharepointやGoogleドライブなどは注意が必要です。特にファイルの所有が個人となっている場合には、その人がいなくなったとき、もしくはライセンスがなくなったとき、アクセスすることができなくなります。

２．何が正解かわからない・・・。