そういえば教わったことなかったけど、一番知りたいこと 『メール文章力の基本』 #632

社内研修の企画・運営をしているため、わたしのところには、さまざまな悩みごとが持ち込まれます。

「最新のマーケティング事例を集めた勉強会をしたい」

こういうのは、やりましょうやりましょうとなる話ですが。

「○○さんは敬語の使い方がおかしいから指導してやって」

敬語って、「社会人の必須外国語」だから、1回指導してすぐにできるようになるもんじゃないんだ……。

「メールの使い方を教えてほしい」

こう言われた時には驚きました。だって、わたし、郵便とFAX全盛期の時代の人ですよ！？ 切手買い出し係もやってたくらいですよ！？

スマホネイティブならLINEやメッセンジャーのやりとりが主流でしょうから、分からないのは理解できる。でも、FAX世代とスマホ世代の間が、「知らないことが多くて」だとは意外でした。

（わたしだって、教わったことなんかないよ……）とは言えず、やるしかない。

一応、重要ポイントを確認しておこうといろいろな本をあたったところ、藤田英時さんの『メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』をベースにするのがよさそうで、研修に使わせてもらっています。

メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール

『メール文章力の基本』をおすすめする理由はひとつ。この本にだけ、とてもとても大切な情報が載っていたからです。

CCメールに返信する時は「全員に返信」で返事を書きましょう！！！

メールの本文とか、件名とかは、「分かりやすく、簡潔に」が基本です。でも、どんだけ親切な書き方がされていても、CCが全部はずされると面倒でしかない……。

CCメールに返信する時は「全員に返信」で返事を書きましょう！！！

そして、本文で一番気を付けなければいけないのは、「数字を使う」ことです。

NG：明日お返事します。
OK：4月6日12時までにお返事します。

メールを受け取る人が、どのタイミングで読むかは分かりません。電話と違い、その自由度がメリットなのですが、「明日」がいつ時点でのことなのか、混乱を招く可能性があるんですよね。

メールの心得としては、

・誤解を生まないこと
・不愉快にさせないこと
・箇条書きを使いこなす
・結論→理由→詳細の順で書く
・1往復半で要件が完結するように設計する

この5つを押さえておけば、だいたいなんとかなるのではないかと思います。でも、なにより大事なことはですね。

CCメールに返信する時は「全員に返信」で返事を書きましょう！！！

しつこくてすいません。ただ、マジでこれは声を大にして伝えたい。CC欄に関係者をポチポチと追加する手間は、人の時間を奪う行為です。ダメ。絶対。気を付けましょうね。

『メール文章力の基本』には「言いにくいことを伝えるコツ」や、「よく使うメールのフレーズ」も載っています。

それでも本文がうまく書けないという方には、橋口幸生さんの『言葉ダイエット メール、企画書、就職活動が変わる最強の文章術』がおすすめです。

本の出版を記念した、橋口幸生さんと田中泰延さんのトークイベントも楽しかったなー。本のエッセンスはこちらにもまとめています。