元教授のスケジュール管理（その３、アナログ手帳の工夫）定年退職62日目

前回までに、私のスケジュル管理の“デジタル vs.アナログ”の話で、手持ちは携帯性を重視してアナログの「手帳」に戻り、仕事の詳細の計画はデジタルの「Trello」で管理するというスタイルだったことを紹介しました（追記１参照）。 今回は手帳の活用法に関して、もう少し掘り下げてみます。

前回、手帳を紛失して翌日から予定がわからずドキドキした話や、それを防ぐ工夫についても触れました。30年前は心配することもその程度でよかったのですが、現在ではさらに情報漏洩のリスクを考えなければなりません。デジタルでの情報漏洩の怖さは、USB の紛失や名簿の流出などで皆さんご存じかと思います。最近では、教員の海外出張などでパソコンが盗まれた場合、その中身次第では大変な不祥事になります。便利さと不便さの狭間にいるように感じます。一方手帳の場合、データの拡散リスクはパソコンなどに比べ限定されますが、それでも注意が必要です。

“現在、大学ではデジタルデータは主にクラウドに保存し、パソコンやUSBには保存しないよう指示されていますが、それでも不安な部分があります。また別の機会に話そうと思います。”

手帳を利用する際も、現在は、紛失する前提で情報を管理する必要があります。住所や名前は、これが無いと戻ってこないので記載せざるを得ないとしても、他人の住所・電話番号、自分のパスワード、学生のデータなどは、手帳でも記載しないようにしました。特に大学関係では、入試関係などは厳重な注意が必要です。内容などはもちろん、委員であること自体も伏せる必要があります。

そこで私は、自分だけがわかる記号を使って手帳に記入していました。たとえば、入試の１回目の会議であれば「N１」、３回目の研究会であれば「研３」といった具合です。月間見開きタイプの手帳は書くスペースが小さいので、私にとってはこれが好都合でした（下写真に仮想凡例）。また、時々iPhoneで撮影をし、自分用のクラウド（Dropbox: タイトル写真、下写真）に入れておきました（紛失用。必要なくなれば削除）。

手帳記入の例（仮想のものです）

Dropbox（App Storeより）

前回、大学は毎年同じようなスケジュールが多いので２年分持ち歩いていたと書きましたが、新しい手帳に前年の予定を前もって書いておくことはとても役立ちました（追記２）。この際、フリクションボールペンがとても便利でした。以前にも紹介しましたが、書いたことを簡単に消せるので、このような時に最適です（新情報を次回に紹介します）。

最後に手帳そのものではありませんが、突然の来客用に名刺を数枚挟んでおきました（何かの時、１枚の名刺では本人かどうか信用されませんが、複数枚持っていると信用してもらえる、と聞いたことがあったからです）。

次回も手帳の話が続きますので、お楽しみに！

＜追記１＞
現在は、携帯性もあまり重要でなくなりました（大学のトイレで日程を聞かれることもなくなりました）。そのため、現在は机上でも使える大きな手帳（Rollbahn）を使っています（下記写真）。ただ、なぜか慣れている「月間見開きタイプ」のものを選んでいますw。

これまで使用していた手帳と現在の手帳（Rollbahn）

＜追記２＞
今考えると、それ以外にも奥様の誕生日や結婚記念日など忘れてはいけない予定（汗）も年度初めに記載しておくべきでした。