生産性の向上”整理整頓～何かを探していませんか？？～”

第７回は生産性の向上をテーマに「整理整頓」について説明していきたいと思います。

今日一日の自分の仕事を思い返してみてください。今月の自分の仕事を思い返してみてください。４月からの自分の仕事を思い返してみてください。

何かを探していませんか？？

私が初めて異動して、部署が変わったときのことです。資料の位置はわからない。事務用品の保管場所はわからない。ファイルの保存場所もわからない。そんな状態だと「探す」という行為にとんでもない時間を取られています。

探して見つからないと「聞く」しかありません。この「聞く」という行為がすごく曲者なんです。「探す」という行為はまだ自分の時間を消費するだけなので、被害は自分だけで済みます。「聞く」となると相手の時間と自分の時間を消費することになります。

こんな感じで「探す」という行為に仕事の中でとんでもない時間を奪われていることを感じて欲しいです。そこで繋がってくるのが「整理整頓」です。初任者研修なんかで「５Ｓ（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）」なんて習うのではないでしょうか。

正直私はだらしなくて、整理整頓なんて好きじゃないです。けれども、「あの資料どこいった？」「あれ？ここに置いておいたのに」「しまった。提出期限遅れた」なんてことが整理整頓を意識してからなくなりました。

「整理整頓」「５S」については私よりもっともっと崇高な人が書籍なんかでまとめているので、すぐにでもやってほしい「ＦＲＴ式整理整頓」を２つ紹介します。

クリアデスクの徹底

書類が山積み。作業スペースがない。決裁板が積み上がっている。こんなデスクと今すぐ「さよなら」してください。残業しても良いから、不要な書類はシュレッダーして、必要な書類はファイルの綴じて、机の上からものをなくしてください。机の上にものを置かない状態をキープしてください。さらにデスクマットの下に挟んである必要のない書類は今すぐ処分して、必要最低限の情報にしてください。

クリアデスクの徹底は情報漏えい対策にもなりますが、仕事を溜めないようになりますし、書類を探す時間が減ります。仕事を忘れたりすることも少なくなります。

書類（データファイル）の整理

役場では大量の紙ファイルなどの綴りに囲まれて仕事をしています。普段よく見るファイルが遠くに置いてあるなんてことはよくあります。それよりもオススメしたいのが、よく聞かれること、よく見る紙媒体を「ＰＤＦ」にしてデスクトップに保存してください。いちいち紙ファイルを出してきて見るなんてことから卒業してください。というか、自分がどの書類（情報）に触れているのかその頻度を意識してください。

付帯して、端末のデスクトップの不要なファイルを今すぐ消してください。デスクトップにはどうしても消せないアイコンと最低限のショートカットのみで、エクセル、ワードファイルが単体で表示されているなんてことは今すぐ辞めてください。デスクトップを見て、あれどこファイルだったかな？なんて時間が無駄です。もしファイルを削除したくないけど、念のため保存しておきたいなんて衝動に駆られたときは「過去ファイル」というフォルダを作成してそのフォルダにファイルを移動してください。デスクトップにファイルがいっぱい表示されているという状態から今すぐ抜け出してください。

第７回は今すぐできる「整理整頓」について記載しました。第８回のテーマも「整理整頓」とし、「周りを巻き込んで実現する整理整頓」について記載したいと思います。