イベント準備の「ガントチャート」作成メリットとデメリットから見えるイベント準備の不確実性。

イベントの企画準備の進捗管理でタスクを時系列で可視化する「ガントチャート」を作成することがあります。

（アクティブキッズフェスタのガントチャート）

ガントチャート作成のメリット

これを用いることでイベント当日に向け、現在の日付と準備状況を可視化できるメリットがあるので重宝している方も多いと思います。

「ガントチャート」の縦軸はスケジュール、横軸は必要タスク、関連する業務はこの業務が終わったらスタートするという階段状につくることで、準備のステップも見えやすくなります。

しかし、、

便利な反面、デメリットもある

それは、予定通りに準備が進むことの方が少ないこと。そして、その度にスケジュールの立て直しが必要なことがデメリットとなります。

この、予定通りに準備が進むことの方が少ないというと、いや期日なんだから守れよ。という声が聞こえてくると思いますが、これは永遠の課題という他ありません。現実は違います。

イベントは、毎日熟練者が運行している電車と違い、それぞれが新しいこと、または慣れないことに取り組んでいるため、期日を予測するのが難しいという、そもそもの課題があるのです。

イベントはルーティンワークの中で準備されない

つまり、それぞれが日常のルーティンワークじゃない中でイベントに向けた準備を行なっているため、スケジュール通りに行かないことがしばしば起こるのです。そこが不確実性を産む本質です。

それに加えて、一般の参加者がいる場合も同じです。全てに対して特別対応はできないものの、期日までにお願いした連絡が入らないこともあります。これらをふまえた上で計画をつくり、場合によっては立て直す必要があるのです。

スケジュール通りに行かないなら、計画は無意味？

そんなにスケジュール通りに行かないなら、計画は無意味では？

イベントの準備が、そんなにスケジュール通りに行かないなら、計画は無意味では？という声も聞こえてきそうですよね。

私はそうは思いません。大きなイベントになればなるほど、タスクの数も増えますので、全てを記憶しておくことは難しいのです。

必要タスクを洗い出して準備状況をチェックしていくことで、クリアになる課題も多いのです。

不確実性を理解した上で、準備していくこと。それがイベント準備というものです。

ということで、今回は、イベント準備の「ガントチャート」作成メリットとデメリットから見えるイベント準備の不確実性について書いてみました。

noteで「人が集まる、イベントの作り方。」というマガジンをスタートさせる予定です。気になる方はフォローをお願いします。
https://note.mu/2tomman/m/m8fbaff1fde28

著者のTwitter