ワクワクする社内オンラインイベントの広げ方

今日のnoteは、「ワクワクする社内オンラインイベント」シリーズの第二弾として、"広げ方"について書いていきたいと思います！シリーズ第一弾の"作り方"については、こちらの記事をご覧ください✨↓

さて、皆さんの会社では、社内でワクワクするようなイベントを開催していますか？

最近では、企業の良い文化を企業全体に浸透させよう！と励んでいる会社が増えていますので、ワクワクするようなイベントもそれと同様に増えていると思います。一方で、「まだまだうちの会社は・・・」と感じられた方も多いのではないでしょうか？

私の会社も以前はそうでした。数年前からカルチャーをより社内に浸透させよう！という機運が高まり、特に最近は、イベントがコロナの影響でオンライン化されていったこともあり、比較的容易にイベントを開催できるようになってきたのです。私の所属する社内のESG(Employee Resource Group)でも、今ではオンラインイベントを定期的に開催しています。

しかしこのオンラインイベント、小さなコミュニティ内で実施するには手軽で良いのですが、全社に広げて企画・実施するとなると、それなりにハードルが上がります。第一弾で書いた「自発的なキャリア対談」イベントも、全社に展開させるには、それなりに準備が必要でした。

ですが、ついに先週、思い切って実施してみたんです！そしたら、予想以上に多くの社員に視聴いただけ、ポジティブな反響も多くいただくことができたんです！！

今日はその全社展開までの活動を振り返るとともに、これから私が考える展開・構想について書いていきたいと思います。

全社展開のための3つのキー

イベントを成功させるためのキーは3つあったと思います。

❶ ゲストスピーカーが社内で著名で影響力があること
❷ 集客のキーとなる部門を巻き込めること
❸ ターゲットとなる視聴者層を巻き込めること

ゲストスピーカー選びは全社展開に非常に重要です。単に企画メンバーの興味だけで適当に決めてしまってもメッセージ性が伝わりません。意図のある人選が必要なのです。

運営メンバーは、社内のD&I委員会メンバーで多くは部下のいない非管理職の社員たちです。一方で、全社には当然ながら管理職や経営層のメンバーもいます。多くの社員に「面白そう！」「聞きてみよっかなぁ〜」と思わせるには、社内の中核を担っている社員にゲストとして登壇いただくのが良さそうです。

幸いなことに、適任となる人物が企画運営メンバーの1人と普段から一緒に仕事をしている間柄だったので、交渉はとんとん拍子で進みました。

次なるキーは、集客だったと思います。イベントはキャリア系の対談をするものでしたので、人事部を巻き込めれば鬼に金棒と思っていました。これまでのD&I活動から、キャリア志向醸成の課題の1つは、「主体性」だとわかっていましたので、イベントタイトルを次のようにしました。

「○○(人の名前)の部屋 - 主体的にキャリアを考えるための対談番組 - 」

イベントを立ち上げた際のコンセプト（ユーモアさ、緩さ）は崩さず、しかし、「主体性」「キャリア」という言葉を強調することで、気づきが得られるイベントであることをタイトルに盛り込みました。

人事部長へも企画メンバーから直接交渉しました。いくつか宿題はいただいたものの、結果的に「これ、いいね！」と言っていただけ、イベントの最後には、イベントの総括までしていただけることになりました。まさに人事を味方につけることができたのです！

もう1つのキー部署は広報でした。社内に大々的に周知するとなると、いかにうまく告知するかが重要になります。全社メールでの告知、イントラサイトへの掲載など。広報部を巻き込むための重要な要素は、ブランドイメージだったと思います。たとえ社内のイベントであっても、それが会社の企業イメージにあった活動であるのか？全社に展開している5ヵ年計画やカルチャーコードに沿ったものであるか？発信するイベント告知内容に、誤解を招くような表現はないか？など、案外色々と考える課題が多かったです。

ですが、これも1つ1つ担当者との対話やチャットから企画メンバーが学び、頭をひねって考えて、最終的には広報部長まで巻き込んで交渉できたのが、成功につながったように思います。

最後はターゲット視聴者の巻き込みでした。今回のイベントでは、主要なターゲットを営業組織に置いていました。それを鑑みたゲストスピーカー選定を行っていました。

一方で、どう働きかけていくのかは課題でした。単純に全社にイベント告知メールを出しただけでは目に留まらない可能性もある。最初は何度かリマインドメールを出そうかとも思いましたが、それでなくても普段から社員にはバンバンとメールが飛んできており、人によってはリマインドメールがイライラの原因にまでなりかねませんでした。

そこでリマインドメールを取りやめました。代わりに、事前登録してくれた視聴者に、クチコミで周りの社員を誘って欲しいと伝えました。さらには、社内の各オンラインコミュニティ掲示板にもイベントを告知していきました。そうすることで、自分やメンバーをよく知る人たちだけに適切な距離感でイベントの告知を行うことができたのです。

イベントは大盛況に

メールによる告知はわずか1回だったにも関わらず、当日は、100人を超える社員に参加いただけました。また、イベント終了後にとったアンケートからも、「楽しかった！」「勉強になった！」とありがたいコメントを多くいただくことができたのです。

この成功には、もちろんゲストスピーカーの素晴らしいキャリアストーリーやキャリアに対する姿勢があったのは言うまでもありません。ただそれだけでなく、企画メンバー全員が、自分たちの想いを乗せて、コンテンツを届けられたことも成功につながったように私は思います。

当日、企画メンバーの1人と私は、対談本編が始まる3分くらい前から、前座的な漫談を行いました。そこでは、この企画を立ち上げた経緯や、私たちが視聴者に届けたいものなどについて語り合いました。そうすることで、「あ、このイベントは、これくらいの軽いテンションで聞けばいいんだな。」と聞き手側のハードルを下げることができたように思います。

「キャリアを主体的に考える」。一見難しそうなテーマを掲げつつも、それをいかに聞き手にとって受け入れやすい環境にしていけるか？それを考え、突き詰めていった結晶が、"漫談"という形になったのです。

イベントを広げて、育む

次なる私の野望、それはこのイベントをさらに広げ、そして次に企画・運営したいと思うメンバーを増やすことです。

1回目の全社イベントは成功裡に終わりました。2回目の実施も、人事部長の最後の言葉で決定しました。あとは、このイベントを、場所を、「楽しいな」、「自分もやって見たいなぁ」と思ってもらえる人を増やしていくことが私の次なる目標です！

そのためにはインタラクティブな場所が必要になると思っています。どうしても一方向のイベントでは、インプットだけで終わってしまう。ですが、ここから最も大切なことは、社員の主体性が上がり、アウトプットの場所が増えていくことだと思うのです。

「私は、こんなキャリアを描きたいと思っている。」「私は、こんなことで今キャリアに悩んでいる。」「自分と同じ境遇の人たちと話してみたい」「◯◯さんに話を聞いてみたい。」そんな社員一人一人の声を、気の知れたメンバーの間で呟き合え、支え合い、助け合い、そしてともに成長していける環境。そんな場所を私は社内に作りたいと思っています。

幸いなことに、私の会社には社内コミュニティを活性化していこう、社内SNSを作ろうとする動きが出てきています。こういった機運にも乗っかりつつ、イベントを育んでいければ最高だなぁと思う次第です。

このコラム企画も、第三弾としていつの日か、皆さんに更なるワクワクのネタを届けられる日が来ることを願いつつ。