「正しい会議の仕方」は全社員のマストスキルなのでまとめてみたnote
みなさんこんにちは林です。
ロジカルシンキングとかマナー研修とかを教える企業は多いと思いますが、「会議の仕方」を教える企業は多くないと思います。
が、よくよく考えると会社って「意思決定を繰り返す場所」だと思います。
独断できないものが対象な場合かならず複数人で会議をすることになります。ってことは会社という存在は会議からは逃れられません。。
何も僕は「会議＝悪」だとは言っていなくて、むしろ会議スキルが高い人はどの会社に行っても重宝されると思っています。
そこでこのnoteではあまり会社では習わない「正しい会議の仕方」を、下記の本を参考にしながらまとめます。
※前提として「やらなくてもいい会議」は当然定期的に見直して廃止していくとして、このnoteでいう会議は、「本当に必要な会議」です。
みんな膨大な時間を会議に費やしている
みなさんそれなりに会議に時間を費やしていると思いますが、それが自分の働いている時間のどれくらいに相当するか考えたことはありますか？
もし仮に1日3時間会議すると、
・１年で（１日3時間×２００日）6００時間
・４5年働くなら 27,000時間
あなたが生涯働く時間の30%くらいは会議に費やすことになります。
ということは絶対にビジネスパーソンにとって「いい会議の仕方」をマスタすることは必須です。
また、リモートワークが当たり前になった現在、対面時よりも感情の動きがよみとりづらくなったため、会議をうまく実施するスキルはより重要性を増したと個人的に感じています。
しかしながら基本的には世の中で行われているほとんどの会議は適切に進められていない「ダメな会議」です。
（※自戒を込めて。。）
ダメな会議には３つの特徴があって、それを意識して解消することで会議の生産性は格段にあがります。
１）ダメな会議は「決まったことが明確でない」
・あれ、結局あの件ってどういう決定方針だっけ？
・あれ、あのタスクって誰がやるんだっけ？？
・○○さんが進めるものだと思ったので僕は進めてません。。
こんな言葉が出ているようであればその会議はやった意味がありません。
会議はみんなで議論した結果、何かを前に進めたり、変化させたり何かを動かすために行うものなので、会議後にアクションを実行していないなら会議した意味はないんです。
この状況は「会議の終了時に２つのことを確認」することで解消できます。
１．この会議で決定した内容
２．会議後にやるべきこと（誰が・いつまでに・何を）
です。
まずはこれを意識するだけでも冒頭で示したようなことがなくなり、「なんだよ、じゃあ会議やった意味ないじゃん、、、」という一番残念なレベルの会議をあなたの周りから撲滅することができます。
どのようにすれば参加者の気分を害することなくこの２つを確認することができるのか、についてはご紹介した書籍に詳しく解説がありますので参考にしてみてください。
すごく簡単にご紹介すると、
すみません、、私の理解が間違ってないか確認させてもらってもいいですか？
のように物腰柔らかくいけば、例えあなたが新人だとしても確認はでいるはず。という感じですｗ
２）ダメな会議は「ゴールが明確でない」
・いやいや、この会議の趣旨ってそれじゃないでしょ。。
・みんな好き勝手話しちゃって、、
・あー、あと１０分で次の会議だ。何も決まらないじゃん。。
みなさんこんな経験ありませんか？
どうしても会議というものはこういった状況になりがちです。
これは「会議冒頭で確認すべき３つのこと」を確認していないことが原因です。
１．会議の設定背景
２．会議の終了条件
３．想定の時間配分
この３つを確認することですいぶんと会議がスムーズに進むようになります。
会議の設定背景については会議当日でなく、事前に共有しておいたほうがベターだと思います。
なので僕は難易度が高くなりそうな会議の場合はかならずGoogleスプレッドシートにその内容をまとめて記載しておいた上で、MTG設定した際にGoogleカレンダーにそのURLを貼り付けています。
会議冒頭で、「え？その背景での会議なの？だったらあれ準備しておいたのに・・・」とか言われたら悲しすぎるのでｗ
・会議の終了条件の確認の仕方は気をつけて！
「終了条件」という表現はあまり聞き慣れない言葉だと思います。
これは参考図書の中に登場する表現ですが、非常に上手な言い回しだと思います。
つまりは「会議の目的」なわけですが、会議の冒頭で
「すみません、この会議の目的ってなんですか？」
とか言われたら誰でもイラつきますよね。
そこで「この会議ってどうなったら無事終了、となりますか？」ときくわけです。不思議とさきほどのイラつきがなくなる気がしませんか？
しかも「会議の目的は？」ときかれたら即答できないとしても、上記の質問であれば、「○○をどのように進めるかが決まればいい」のように答えやすくのもいい点だと思います。
３）ダメな会議は「議論がかみあわない」
・確かにみんな発言はしてるけど会議の終了条件に近づかない
・あれ、それさっき「やらない」って話したよね？
・ん？なんか違うテーマについて急に話はじまった？
こんな状況です。
みなさん身に覚えありますよね？ｗ
まぁこれは仕方のないことです。
そもそも別の立場にある人が集まって意見をぶつけ合うわけですから。放っておいてもうまくいくなんてことにはならないんですよね。
よっぽどのハイレベル人材が揃った会議で無い限り、「順番どおりに」議論なんてできません。
そんなときは「会議で出た意見を可視化（書く）」することでうまくいきます。
いわゆるファシリテーター的な人がやってるホワイトボードにどんどん書いていく「スクライブ」ってやつですね。
やり方は一般的に３つくらいあるようですが、個人的には圧倒的に「ツリー型」をおすすめします。
ぱっとみて視覚的に把握のしやすく、トレーニングを受けていない人でもなんとなく書けるという点で、僕のなかでは１択ですね。
例えばツリー型で会議の内容をまとめると下記のようになります。
参考図書で紹介されている手法とは異なりますが、あまり難しく考えず、上記のように、出た意見のつながりがわかるように記載しておけば十分だと思います。
・僕は実際にはホワイトボードに書く機会のほうが少ないです
上記のツリー型でメモをとる場合PCのマインドマップソフトを用いたほうが圧倒的に生産性が高いです。
※僕のように字が汚い人でも問題が発生しないし、早いし。
ソフトは何でもいいのですが、個人的には軽くてクラウドで使いやすいという点でMindMeisterがおすすめです。
他にはXmindなんかが評判がよさそうですね。
内容を書き換えたり、要素を移動したりが可能なため、会議の生産性をあげるためにマインドマップは個人的に必須だと思っています。
ただしマインドマップだと、表形式で整理したり、図にまとめることはできないのでベースはマインドマップ＋要所要所ホワイトボードに図解ってのが最強のやり方だと思います。
・スクライブをする人はガンガン質問していい
実際にやってみるとわかりますが、人が議論しているスピードにあわせてメモをとっていくのは結構大変です。ホワイトボードに手書きする場合は特にです。
また、スピードが追いついていたとしても、人の発言をきいていると
・「ん？それってどういう意見なんだ？」
・「なんて書いたらいいんだろう・・・」
と引っかかったりすることが１度や２度ではないはずです。
そんなときは質問しちゃって全然問題ありません。
むしろ質問することが大事だと思ったほうがいいです。
・今の意見、なんて書けばいいですか？
・今の話をまとめるとどうかけばいいですか？
・すみません、結論としてはどう書けばいいんでしたっけ？
発言する人も常に頭の中が整理された状態ではないので、こうした質問に答えながら発言者も頭の中が整理されて、どんどん会議が前に進みますのでむしろ質問することがよいことです。
まとめ
みなさんいかがでしたか？
このnoteでお伝えしたことをまとめると下記のようになります。
なかなかすべてを同時に意識するのは難しいかもしれません。
なので、まずは上から順にやってみてください。
会議の道も一歩からです。
みなさんの仕事人生の３０％が実りあるものでありますように！
今後も【まずはここから】マネージャーの仕事術マガジンに、こうしたテーマの記事をまとめていこうと思います。
このnoteにまとめたようなビジネススキル以外にも、マネージャーが持っておくべき「まずはこれだけ」を意識して色んなスキルや考え方について更新していこうと思います。
参考になった、という方は今後もお付き合いのほどよろしくお願いします！
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