他者への情報発信に必要なことについて
1．はじめに
こんにちは。
マルチクラウドデータプラットフォームユニット 第二部 伊藤と申します。
ジールでは、会社設立からBIツールやDWH環境構築に伴い、新しく様々な技術やツールの情報を収集・習得して顧客のニーズに合わせたシステム構築を行っております。
そんな中、私は技術の習得だけでなく、自身で習得した技術や成果、ITトレンド技術を社内外へ発信するといった活動を行い、情報を「発信する力」を身につける活動をしております。
本記事では、私がジールに入社してから実践している情報の発信事例や資料の作り方、意識している事柄について紹介させていただきます。
2．見やすい資料作り
初めにご紹介する内容としては、資料の作成方法になります。
資料は話を聞いてもらう相手がいるなら必ずと言っていいほど、資料作成が必須となります。本記事をご覧になられている皆様も一度はこの言葉を言われたことがあるかと思います。
「それで、結局結論って何？」
この言葉を言われた際に、皆様はどのような流れで発表しているかというと「前置き→具体例・エピソード→根拠→結論」といった形で、聞いている相手からしたら一番聞きたいことが最後にならないと分からない状態となっています。(この流れが許されているのは漫才・お笑いのみと考えています。)
そのため、以下のような流れが大事になります。
「前置き→結論→根拠→具体例・エピソード」
一番最初に結論から話し始め、そこから結論へ導く根拠、抽象的になりそうな点は具体例という形で分かるように資料の構成を考える必要があります。
次に意識する点は、文字色の配色数です。
資料の中で文字の色を変えたい場合は、聞いてもらう相手に一番知ってもらいたい内容や記載している内容が同一の分類だった時に実施しているかと思います。
その考え方は非常に大事ではありますが、あまりにも様々な色を用いて資料を作成すると資料を見ている相手からするとどの文字に対して集中して見ればいいのかわからなくなってしまいます。
そのため、1つの資料を作成する際には、文字配色は2~3色にとどめるように意識します。配色の数を絞ることで見ている相手から「〇〇色が重要なのか！」、「△△色は確認が必要なのか！」など把握してもらいやすくなります。
今回紹介しきれませんが、他にも様々な点もございますので、意識していただければと思います。
・見やすいフォント、フォントサイズ表記
・配置を揃える(ページ間でも揃える)
・1ページは左上から右下へ見せるようにする
3．本題前のワンクッション
本項目では、お客様との大事な打合せなど自身が中心となって話す場面があった場合に有効となるテクニックをご紹介したいと思います。
単刀直入に言うと、本題に入る前に「雑談」をしてみましょう。
私自身そうですが、すごく緊張しやすい性格をしています。それは話を聞いていただく相手も同じように緊張している可能性があります。
そのため、その緊張を和らげるために雑談というのは、有効なものとなります。しかし、ただくだらない雑談をするだけでは全く意味がありません。
雑談時間は相手に自身を認識してもらうアピールタイムと考えましょう。
例えば、内容が面白おかしいではなく興味深い話題を提供してみるように心がけると、印象はかなり変わってきます。面白い話では、「あの人面白かった」で終わってしまいますが、興味のある話であれば「〇〇の△△を教えてくれた××さん」という形で覚えてもらえつつ、相手にも好印象を持ってもらえます。
ここでは書ききれませんが、他にも「計画性のない雑談から結末のある雑談をする」や「雑談をなぜなぜで質問をし続けない」など様々なテクニックがあります。
ここまで、有効なテクニックとして記載しておりますが、世の中にはすぐに本題へ進んでほしい人もいるかと思いますので、そういう場合には、話の切れ間に挟んでみてもよいかと思います。
4．社内外への発信事例
ここまで情報発信をするための資料作りや本題への入り方・話し方をまとめていきましたが、ここではこれまでに実践した社内外への発信事例として社内・社外を分けて紹介したいと思います。
まずは社内事例からご紹介します。
【社内事例】
私が所属しているグループの中で、様々な方法で社内メンバーへの情報発信を行っております。
・3分間スピーチ
・プロジェクト内スキルトランスファー
・グループ内勉強会
発表する際の難易度別で記載しており、今まで他者への発表を実践したことのない人であれば、3分間スピーチから慣らしつつグループ内に「自分はこういう人です！」ということを知ってもらえるようになります。
また、技術的な話を盛り込んだ形で新人や対象技術経験のないメンバーへのスキルトランスファーや勉強会を広く実施しております。
他にもジール全社員で実施している重点スキル強化トレーニングとして様々な技術をハンズオンやグループワーク形式で学ぶなどの活動も行っております。
ジールにて発信しているnote記事の中に、社内勉強会事例をご紹介しているものがございますので、そちらもぜひご参照ください。
【社外事例】
続いて社外事例は私の具体的な業務経験からご紹介します。Google Cloud Platform(以降、GCP)を用いたお客様へのDWH構築された環境の保守・運用の案件での体験です。
GCPとは
あらゆる場所に分散したデータをリアルタイムかつシームレスに収集してアクションをおこし、だれでも分析可能な形かつコーディングレスで実現するためのソリューションとなります。
顧客からの調査依頼や新しいデータの連携追加などの対応を行うことでGCPの、どの機能を用いてより効率よく実施できるかを学んでいくことで技術を身につけることが必要です。その際はGCPの中でデータ管理を行う「BigQuery」に関する社外向け「BigQueryハンズオンセミナー」を開催し、実際に参加者様へ手を動かしてもらいながら、BigQueryの優良さをご紹介するといったことも実施しました。
例として挙げたようなジールが主催しているイベントやセミナーについては以下のサイトからご覧いただくことが可能ですので、ご興味がございましたらこちらをぜひご参照ください。
5．おわりに
今回は私が実践した事例をもとに、簡単ではございますが、情報発信に必要なことや取り組みについてご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
世間一般としてよく話が挙がる事柄やあまり体験したことがないような内容もあったかと思います。
他者への情報発信ことで社内メンバーへは「私は〇〇のようなことが出来る」を認識してもらうことができ、社外もしくはお客様へのプレゼン・セミナーでは、情報に対してより深い興味を持っていただき、そこから新しい契約に進むなどの好影響があるかもしれません。
最後になりますが、本記事を見た方の参考に少しでもなることを願うと共に、他にもご自身が意識している行動や資料の作り方などがございましたら、コメントいただけると幸いです。
お読みいただきありがとうございました。
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