Slack初心者必見！タスク漏れ防止にリマインド機能を上手に使うコツ
こんにちは、斉藤です。
みなさんは仕事でコミュニケーションツールは使っていますか？
僕自身、TeamsやSlack、LINEなどを使ったことがあります。
中でもよく使うのがSlackです。
毎週、毎月の定期タスクとかって、ついうっかり忘れてしまうことがあります。
みなさんもそんな経験はありませんか？
覚えておこうと思っても、日々たくさんのタスクをこなしていると忘れてしまいますよね。
そもそも人間の脳には記憶できるメモリーは人それぞれ上限があると聞いたことがあります。
そんな貴重な脳みそメモリーを記憶するというリソースに割くのはもったいないですよね（笑）
ということで、僕もそのうちの一人です。
そして、この記事を書くのも、毎回Slackのリマインド設定するときにコマンドを検索しているのが面倒なので、記事に書いて残しておこうと思いnoteに認めています（笑）
では本題に進みます。。。。
▣Slackのリマインダーを設定する
①メッセージフィールドに /remind と入力して、 ショートカットメニューからリマインダーを選択します。
②メッセージフィールドに、次の形式でリマインダーの詳細を入力します : /remind [yourself or #channel] [what] [when]
③メッセージを送信して、リマインダーのスケジュールを設定します。
基本的には上記の通り、メッセージフィールドに「/remind」と入力するとガイドで出てくるので選択します。
上記の通りコマンドを入力していくわけですが、例に沿って進めています。
例）
チャンネル名：プロジェクトX
リマインドしたいこと：プロジェクトの進捗具合を毎週木曜日の１７：００までに報告する
リマインドするタイミング：毎週木曜日 １０：００にリマンドする
コマンドを作っていきます。
/remind [宛先] [通知内容] [日時]
特定の日時を指定して特定のチャンネル宛に「プロジェクトの進捗具合を１７：００までに報告する」と送る場合は
/remind #プロジェクトX ”プロジェクトの進捗具合を１７：００までに報告する” at 10:00 every Monday
と打ち込んで送信してください。
これで設定完了です！
リマインド設定のコツ
/remind [宛先] [通知内容] [日時]
・[宛先]の部分ですが、
自分の場合は「me」
特定の人の場合は「@人」
特定のチャンネルの場合は「#チャンネル名」を入力します。
・[通知内容]
「” ”」で囲んであげると自由に文字を入力できます。
今回の場合は
" プロジェクトの進捗具合を１７：００までに報告する”
としていますが、この中に特定の人をメンションすることや行を変えたりすることもできます。
「＠〜」と
/remind #プロジェクトX ”
@〜〜さん
プロジェクトの進捗具合を１７：００までに報告する
” at 10:00 every Monday
と入力すると、
ーーー
＠〜〜さん
プロジェクトの進捗具合を１７：００までに報告する
ーーー
とSlackに毎週木曜日１０：００にリマインドしてくれます。
・[日時]
時間 日時 の順番に入力します。
30秒後 in 30 seconds
30分後 in 30 minutes
1時間後 in 1 hour
午後5時 at 5:00pm または at 17:00
11月4日 on 11/4
11月4日の午前8時55分 at 8:55am on 11/4/2023
毎日 every day
毎年1月1日 every January 1
月初 first of every month
毎月10日 on the 10th of every month
毎週月曜日 every Monday
毎週月・水・金曜日 every Monday, Wednesday, and Friday
隔週月曜日 every other Monday
隔月の10日 every other 10th
平日すべて every weekday
2週間ごと every two weeks
▣リマインダーの確認と削除
メッセージフィールドに /remind list と入力してチャンネルにメッセージを送信すると、その特定のチャンネルで設定されているリマインダーを表示または削除できます。
上記のコマンドをいれると、設定されているリストがでてきます。
ここで削除することが可能です。
▣リマインダーの編集
編集はできないので、リマインダーを再セットし、古いものを削除するようにしましょう。
▣番外編 コミュニケーションツールを使う上で大事にしていること
Slackなどのコミュニケーションツールを使うことが当たり前になってきましたが、このツールでコミニュケーションをとるときに僕が大事にしていることは「リアクション」です。
コミュニケーションは相手がいて、キャッチボールをするから成り立ちます。
とくに意識したい点はこちらです。
１、反応のスピード
２、反応のしかた
１、反応のスピード
ぼくは反応するスピードはとても意識しています。
目指せ1時間以内！
せめて6時間以内！
そして、24時間以内には絶対に反応します。
すぐに対応できない場合は、「いつまでに確認して回答します」など投稿者に向けて回答します。
これは投稿した人が一番気になる「伝わっているのかな？」ということです。
２、反応のしかた
反応のしかたも、Slackの便利機能である「スタンプ」を活用します。
「ありがとうございます」や「了解」などがあります。
自分で作ることもできます。
こうすると仕事も面白くなりますよね。
メンションがついているものには、スレッドで返信することも意識しています。
相手の立場になって考えると、コメントされるのは「呼んでくれたんだな」とか「こういう意見があるんだな」と伝わっていることがわかるからです。
最後に
個人的な備忘録的な意味も込めたnoteになっていますが、
同じような悩みをもっている人のお力になれたらと思います。
ありがとうございました。
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