管理職になろう系#2　期限に厳しい部下であれ

ども！現代の中間管理職のイメージを変えたいと思っている、課長歴、9か月のかんちゃんです！

今回は、前回note「雑務も本気でデキる部下へ」の最後に書いた「仕事上での期限を誰よりも守り、遅れる場合は必ず連絡を入れる大切さ」について、課長になって見えた事、部下の時・課長の時でも大事だなと思う事を書いていきます。今回は社内での仕事の期限にフォーカスして書いていきます。

20代の若い方や、少しでも会社をよくしたいけどなんだかなぁと、くすぶっているメンバークラスの方の刺激や参考になれば嬉しく思います。

社内の仕事には必ず「期限」がありますよね。
期限があるからこそ、チームで仕事が出来ます。
守るべき期限に向かって、期限内に仕事を終えられるようにタスクを細分化したり、チーム内で仕事を割り振ったりする事が出来ます。
かの有名な四象限マトリクスで言う「緊急ではない×重要」なタスクでも、決めていないだけで期限はあるはずです。

私は、その期限に対する意識が高い人が多いチームは、目標達成しやすいと考えています。
なので、
「ちょっと期限に対して甘いかもな」
「1分の遅れくらいは、遅れたうちに入らない」
「与えられた目標さえ達成していれば、期限は守らなくてもいい」
と思い当たる節がある方はぜひとも、
「期限遵守(じゅんしゅ)・遅れる場合は期限内の事前連絡」をお勧めします。

何故なら、期限の意識が低いと、仕事が期限内に終わらないだけではなく、下記のネガティブ要因が生まれるからです。

①上司などの仕事を依頼した人の思考を奪う
②期限に甘いメンバーを見て、期限に厳しかったメンバーも期限に甘くなる

上記2つの理由を少し解説します。

①上司などの仕事を依頼した人の思考を奪う
こちらは、自分が仕事を依頼する立場にならないと分からないかもしれません。「そろそろ期限だけど、みんな大丈夫だろうか？」「リマインドのチャット送ったほうがいいかな？」「っていうか、自分、本当にみんなに依頼したっけ？依頼したチャット確認するか、、」という思考が入り、発生しなくてもよい仕事や思考を生ませてしまいます。これ、チームにとって有益でしょうか？
より、チーム内で成果を上げて、沢山お給料を貰いたいのであれば、依頼者を不安にさせない配慮は必要だと思うのです。

②期限に甘いメンバーを見て、期限に厳しかったメンバーも期限に甘くなる
こちらの方が、チーム全体への影響が大きいですね。
「割れ窓理論」という考え方をご存知でしょうか？
町にある住宅1枚の窓割れを放置してしまった結果、他の住宅の窓が割られ、やがて大きな犯罪に繋がってしまった事例がアメリカであったので、1枚の窓とはいえ、放置するのをやめましょう、という考え方です。
身近な私生活の例は、家のテーブルへ乱雑に本を1冊置いたら、次々と本や今まで置いていなかったものを無意識で置いてしまう、そんな経験ありませんか？本を1冊置いたばかりに。。
なので『期限を守らなくていいんだ』という習慣を醸成させる始めの一人にならないどころか、『あの仕事、今日期限だけどみんな終わってる？』と言える人は、めちゃくちゃチーム内で重宝されると思います。

『まぁ、それは分かるけどさ、、』という声が聞こえてきそうです。
「期限遵守」のために余裕を持ってスケジュール管理をする事が一番の解決策ではありますが、そうは言っても、突発的に発生するトラブルや、緊急度の高いタスクが急に入る場合もありますよね。
その場合はどうすればよいのか？具体的な例を、1つ挙げたいと思います。

上司へ、週に1回報告する週報の提出期限が、16:00だとしましょう。
しかし、14:00に顧客から緊急の問い合わせがあり、週報記載を後回しにせざるを得ない状況が発生した場合、皆さんならどうしますか？

私は、14:00にその事実が発生した段階で、下記のようなメッセージを上司へチャットします。

「週報提出期限が16:00までとなっておりましたが、18:00までお時間いただけないでしょうか？(理由：お客様から納入機器トラブルの問い合わせがあり、急を要する訪問対応が入ったため)」

ポイントは「承認依頼+提出可能時間+遅れる事実」の3点セットです。
この3つを押さえて上司へ承認をもらう動きが出来れば、期限を強く意識している責任感を感じますし、業務遂行力が高く、信頼出来る部下として一目置かれる存在になると思います。これは、生まれ持った能力や業界経験問わず、意識さえすればすぐに出来る事です。
上司も18:00に週報が提出されるという事が分かっているので、上司の上司への報告が出来ますし、18:00までの間に他のタスクにあたる事が出来ますよね。

もちろん、顧客対応を即完了して、必死に期限内の16:00までに週報を書き上げて提出出来ればベストですが、「急ぐあまり、顧客対応を蔑ろ(ないがしろ)にするリスク」「週報を適当に記載して提出するリスク」など「質の低下が生まれやすい」というのが私の意見です。
もちろん、タスクによっては必ず守らないといけない、最優先な期限(新幹線の予定乗車時刻など)はありますが、「質を低下させる事で生まれるリスクもある」という事を頭の片隅に置きながら、業務にあたっていると上司も安心します。

もし、その職場での勤務経験が浅く、判断に迷う場合は上司に相談して判断を仰ぐとよいと思います。その場合は、可能なら電話や対面で行うと、より理解が深まると思います。

いかがでしたでしょうか？
期限を遵守する事が大切な理由や、期限に遅れる場合の具体例など、参考になれば幸いです。
そもそも「遅れないようにスケジュール管理をする」それに尽きますが、リモートワークや組織変化が求められる昨今、昨日やっていた業務が今日変えざるを得ない、という場面は多くなりそうです。
人間同士で仕事をする以上「期限に厳しい」という事は、いくらデジタル技術が発達しても普遍的な信頼される人の条件に入ると思いますので、「誰と仕事をしても信頼してもらえる人」で在りたいものですね。

次回のテーマは「たかが申請書、されど申請書」というテーマで「管理職になろう系」を書いていきたいと思っています。

最後までお読みくださり、ありがとうございました！