コンサルの仕事がしたいvol.4
皆さん、こんにちわ。さっきメルカリで買った服が届いて、クリーニングに持っていったら、「また君かい」って店員のおばちゃんに言われた久保です。
では今日は、もう本題に。
第3章 コンサル流デスクワーク術
16文書作成の基本、議事録書きをマスターする。
新人の仕事の定番に、議事録書きがあります。ただこの議事録書きについては、何をどのように書いたらいいのかあまりノウハウ的なものを見かけません。
コンサルティング会社では議事録づくりの仕事は新人の役割ですが、これがさっとできるようにならないといけません。
,しかしよく考えてみれば、先輩のコンサルタントが忙しい中、丁寧に3時間もかけて添削するということは、それだけ、議事録作成が重要だということです。
というのも議事録とは、文書作成の基本中の基本だからです。
文書作成における基本的なルールや作法がぎっしり詰まっているのです。
議事録って何だと思いますか？
私は、1回バイトのミーティングで議事録を作成したとがあります。その時の私の議事録は発言を記したものでした。
ただ今から記しますが、それは大間違いです。
議事録は発言の記録ではなく、後日の証拠になる、決定事項の記録。
私がしたのは発言録でした。
つまり議事録は、会議で何が決まったのか、決まったことをみんなが確認できて、あとは「それは決めていない。」「いや決めた。」という揉め事をなくすために紙に記録するというのが、議事録の本来の役割です。
日常生活で例えると、例えば待ち合わせなど、決まったことをラインで送るとき、「飲み会の件、来週水曜日19時、HEP前」などと伝えますよね。これが議事録の原点です。
ただ新人の時は、何を載せればいいか、判断するのは難しいと思います。
ではここで議事録で盛り込むべき項目を挙げます。
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・日時 ・場所 ・参加者 ・本日のアジェンダ(論点・議題)
・決まったこと ・決まらなかったこと(次に持ち越したこと)
・確認が必要なこと ・次回に向けてのTODO (誰がいつまでに)
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ここまで簡潔にまとまっていれば、完璧です。
実際の議論の過程では、紆余曲折があり、いろいろなことに話は飛びますが、そういう時系列での発言はすべて無視でこのフォーマットに従い、決まった事実だけを簡潔に書く。つまり構造化してまとめるということです。
発言録を書くべきではないと先程書いたが、決まったことに対して、誰かの意見や発言を参考に残しておくのはとても有効です。
私も、議事録は、すべての発言を書くものだと思っていました。ただ、議事録は、後日見返したり、欠席者がその場で決まったことを理解したりするための物だということを考えれば、決まったことだけ書いておけばいいと思いました。
17最強パワポ資料作成術
ここでは筆者がコンサル出身のためコンサル流のパワポ術を書きます。ただぼく個人としてはパワポに関してはたくさん作り方や見せ方があると思うので参考程度に読んでください。
コンサル流のパワポは一言でいうと、「シンプルイズベスト」
言いたいことがシンプルで見やすい。
シンプルな資料を作るコツは、「ワンスライド・ワンメッセージ」
1枚のスライドに多くのものを詰め込むのではなく、1枚に1つのメッセージを書く。
ここで重要なのは、言うことを1つに絞るということです。
ついサービス精神を発揮し、たくさんの図解やグラフウィ1枚のスライドに3つも4つも盛り込んでしまう人がいます。ただこういう資料は、見る側からすれば、どれを見ればいいかわかりません。どう解釈して、どれが大切なのか。それがわかりません。
また1つのグラフに対して、たくさんの結論を書くパワポも見かけますが、これも結局ないが言いたいかわかりません。
聞き手が知りたいのは、そのグラフをどう読み取るかというあなたの解釈です。
グラフを出したら、あなたの解釈は一つだけ。一つのメッセージを伝えます。
ではワンスライド・ワンメッセージのパワポをどう作るのか。
基本はグラフや表は1つ。そして、そのグラフから読み取れる解釈・主張を一つだけ提示します。
このスライドをたくさん作り、流れるように見せます。
この構成のメリットは、根拠・意見がセットになっているために分かりやすい。1枚のスライドにつき1つのメッセージなので聞き手が理解しやすい。プレゼン中に相手の理解に応じて飛ばすのも1枚単位のため簡単。1枚単位で構成されているので差し替えも簡単。並び替えも取捨選択も1枚単位のため簡単。また詳細版から要約版を作る際もキーとなるスライドを出すだけでいいのですぐ作ることができます。
近々、この本をプレゼンする資料をこの作り方で作ってみます。皆さんお楽しみに。
18エクセル、パワーポイントは、作成スピードが勝負。
コンサル会社出身者の隠れた武器に、エクセル、パワポの作成スピードがあります。
1日に40枚から40枚のパワポの資料を作ってしまうというのは珍しいことではありません。
資料作成にかける時間が短縮できればその分、考える時間が持てる。
コンサルタントの納品物は、基本的に報告書です。お客様に提出する最終報告書になるまで、その何倍も日の目を見ない資料を作ることになります。
日々の打ち合わせや議事の進行も多数あり、その都度パワポでそれらの資料を作ります。
エクセルについても同様です。特に新人は、データの分析やグラフ作成の作業が多くなります。
つまりコンサルの仕事にとって、この2つのツール操作スピードを上げることが即、生産性の向上に直結するのです。
ではどのようにしてスピードアップするのか。
基本的にショートカットキーを使うことです。つまりマウスを使わずキーボード上だけで操作するということです。
ただこのショートカットキーの技を書いていると日が暮れそうなので気になった人は自分で調べてください。
私は幸い、元コンサルの人が近くにいるので、見て学ぼうと思います。
19最終成果物から逆算して作業プランを作る。
僕この項読んだとき、なんで今までこうやって作らなかったんだろうと思いました。
作業プランニングの方法として、「空パックを作る」というものがあります。これは簡単に言うと、仕事を始める上で、すでに、最終成果物、最終アウトプットの骨組みを作ってしまうということです。
最終アウトプットをまずイメージし、設計して、そこから必要な作業を逆算して作業に落とす。ゴールから逆算して、今を考える方法です。
僕だけじゃないと思いますが、僕は今まで何かを企画するとき、まず、何が必要か考えてみたいにスタートから考えていました。それはよく考えてみれば、目標が決まっていないのに始めているようなものだったと気づきました。
何かの資料を作るときに、多くの人は資料集めから始めます。なんとなくリサーチして、なんとなくいろんな情報を集めて、そこそこの情報量が集まったところでそれを並び替えて資料に仕立て上げる。
しかしそれは非効率なのです。コンサルのやり方は、仕事を始める上で、最終アウトプットの骨組みを作ってしまい、そのアウトプットから逆算して作業するやり方です。
具体的に説明すると、パワポを使ってタイトルだけどんどん書いてアウトラインを作ってしまいます。そしてその空っぽのスライドの中身をどうすれば埋められるか。ということを考えるのです。
これのメリットは、最終成果物をイメージできるため、ゴールや目的、何を作るかがはっきりします。また、成果物から逆算して、何をしなくてはいけないかという観点で作業をリストアップすることができるので、何をしなくてはいけないかがわかります。例えば「リピート客は誰か」というスライドの中身が埋まっていなければ、リピート客についての分析を埋めなければならないことがわかります。そしてそれがワークプランになります。また、作業リストや成果イメージがあるため、最初の時点でどれとどれを並行して作業を進めても大丈夫か、が頭の中にイメージすることができます。そのため作業を切り出して、複数の人に同時に作業を振ることもできます。また、最終成果物から逆算して作業リストを作っているので最後にあれが足りないなどのうっかりがありません。
これはすべてにおいて使えると思います。ちなみに今気づいたのですがこの本も多分このやり方で作られているんでしょうね。
これに関しては、日々、パワポ資料を作るときに意識したいと思います。
20コンサル流検索式読書術
コンサルタントは、未知の分野に取り組む際、短時間でひと通りの勉強をして一定レベルまでキャリアアップする必要があります。
例えばたくさんの資料を渡され、明日までにざっと読んで要点をまとめといて、といった作業を振られることがあります。
そういう場合、資料を逐一頭から読んでいては間に合いません。
そこで効率の良い、勉強術や勉強法が必要になります。
基本的には以下のポイントを意識します。
・読書の目的を絞る、明確にする。
何が知りたいか明確にするのがとても大切です。本の中には今必要な情報とそうではない情報が、混ざっています。その中から自分が何を知りたいのか、どうしたいのか、そこを意識し読むのが重要です。
・ウェブを検索するように目次ベースで該当箇所を拾っていき、重要な部分だけ読む。
必要な該当箇所だけ坐と読むのが重要です。例えばウェブで減価償却を調べるとき、減価償却と入力して調べますよね。そして検索結果が出てきた後、関係がありそうなところをざっと読むはずです。ただこれが本になると、目的意識が不明確になり、拾い読みが皆さんできません。本を読むときは目的に沿ってウェブさーちお的に大量の資料として本を検索＆拾い読みをしましょう。
・なるべく多くの文献を広く浅く当たる。
多くの文献を浅く当たることで、全体の見取り図のようなものを理解することができ、どこが重要かどこが重要でないかを理解することができます。
これは今僕がやっている読み方で、又違うnoteでやってみた感想を書いてみたいと思います。
おしまい。
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