WBS・マイルストーンを作る手順

お疲れ様です、ゆーろー@常駐しないPMOです。

わたしがプロコンサルとして参加しているiPM naviのコラムをご紹介します。

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writing by Osamu Hirayama
*このコラムはiPM naviで配信しています。

WBS(Work Breakdown Structure)は、プロジェクトを推進する上で必須アイテムです。

会話の中で、当たり前のように出てくるWBS...

しかし、初めてPMをやる人、ましてやベテランPMでも、つまずく作業がWBSを作ることです。

WBSを作るのに、スペシャルなテクニックが必要なのでしょうか？

大手コンサルファームでも使っているメソッドを覚えれば、誰でも簡単にWBSが作れます。

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こんにちは、プロコンサルの平山 理です。

私が参加しているiPMでは、PM初心者のスキルアップやDX時代に適応したいPMのリスキリングのサポートとして、iPM TRAININGを運営しています。

このコースの一つとして、『プロジェクト計画書の作り方』を講座として提供しています。 その中でも、WBS・マイルストーンをしっかり作れるノウハウは、PMとして必須なスキルです。

今回のコラムは大手コンサルファームでも使っている、WBS・マイルストーンを作る手順を解説します。

WBSとはなに？

WBSは、Work Breakdown Structureの略称で、プロジェクトの成果物を作るために、どのような作業を行うのか？

クライアントやあなたが所属する会社で持っているプロジェクト・マネジメント・プロセスを使って作っていきます。

このコラムでは、いずれも用意されていない時に、どのようにWBSを作っていくのか、その手順を解説します。

WBSの種類

WBSは、大きく分けて3種類あります。

①開発工程WBS
開発を進めるうえでの開発プロセスを表したWBS。

主に、PM・クライアント責任者・プロジェクトオーナーが意識するWBSです。

②成果物WBS
作成する成果物の順序を表したWBS。

主に作業リーダー・PM・クライアント責任者が意識するWBSです。

③作業WBS
作業を達成するうえでのタスクプロセスを表したWBS。

主に作業メンバー・作業リーダーが意識するWBSです。


このコラムでは、3種類のWBSを包括した作り方を開設します。

WBSを作る手順

これは、WBSのイメージとなります。

WBSは、このような順番で作っていきます。

手順1：作業工程の洗い出し

手順2：成果物の設定

手順3：作業概要の洗い出し

手順4：実行する作業の洗い出し

手順5：マイルストーンの設定


この手順に沿って、解説していきます。

手順1：作業工程の洗い出し

プロジェクトで何をするのか？

これを大きく捉えてから分解する、そんな意識を持ってください。

大きく捉えるとは、プロジェクト全体を俯瞰できるように作業工程を考えることです。

例えば、一般的な開発プロジェクトであれば、このような時系列で作業を行なっています。

・基本設計工程

・詳細設計工程

・製造工程

・テスト工程

これらを第1階層に書き込みます。

手順2：成果物の設定

WBSを作る前提として、既にスコープが明確になっていなければなりません。

スコープを明確にする作業の中で、プロジェクトで作っていく成果物が一覧として手元にあるはずです。

成果物一覧を元に、第2階層に、どの作業工程で作成されるのかが、分かるように成果物名を書き込んでいきます。

👍 手順2を上手に行うには
手順2は、成果物を書き込んでいきます。しかし、スコープを明確にしていないと難しいものです。 スコープをどのように明確にするかの参考になるコラムです↓

手順3：作業概要の洗い出し

成果物を作成する大きな作業や行動を考えていきます。 しかし、WBSを作ることに慣れていないと、ここで躓きます。 そんなときは、成果物の目次を使ってください。 目次のタイトルを、大きな作業として扱い第3階層に書き込んでいきます。

手順4：実行する作業の洗い出し

一般的なWBSでは、調査・設計・レビューというのが定番として第4階層に書き込まれます。

それらに加えておきたいのが、これらです。

・過去プロジェクトで起こった問題

・プロジェクト予防するという教訓

例えば、

『過去のプロジェクトでユーザーテスト（受入テスト）の時に、複雑な要件がクライイアンとのイメージと違い、リリースが遅延した』

このような問題が起きたのであれば、 『基本設計でプロトタイプを作って、クライアントに確認する』 といった作業を盛り込むことが必要です。

これを行うことで、あなたの作ったWBSに厚みが出て作業の抜け漏れを防ぐことができます。

👍 手順4を上手に行うには
プロジェクト予防するという教訓は『リスク管理表』に記載したリスク事象も役に立ちます。 リスク管理表を、どうやってるくるのかの参考になるコラムです↓

手順5：マイルストーンの設定

マイルストーンは、開発工程やイベントの終了を設定しているケースが多いものです。

しかし、開発視点で捉えるとプロジェクトの中で、工程遅延が許されない大きな節目と考えてください。

例えば、

『営業部の動画セットアップ要件が決定しないと経理部の要件が決められなくて困る』

このような、外部とのインターフェースの作業遅延を許さない重要な節目であれば、 マイルストーンは『営業部の動画セットアップ要件のFIX』とします。

これを第5階層に書き込んでいきましょう。

👍 アプローチ4を上手に行うには
メンバーが要件を、きちんと理解しているかをチェックするのに参考になるコラムですい↓

今回は、WBSとマイルストーンを作成する手順をお伝えしました。

初めてプロジェクトマネージャーになった人が、最初に躓くのがWBSの作成という話も多く聞きます。

WBSは、多くの企業が雛形を持っていますが、プロジェクトの特異性に合わせてカスタマイズする必要があります。

コラムでは、基本的な作り方を解説しました。

ポイントは、これらでしたね。

・WBSは３種類あり、プロジェクトへ参加している人の役割によって違う

・作業工程を主軸に置いてWBSを作っていく

・作業概要を洗い出すときは、成果物の目次がヒントとなる

・過去プロジェクトで起こった問題、プロジェクト予防するという教訓をタスクとして盛り込む

・マイルストーンは、プロジェクトの中で、工程遅延が許されない大きな節目を設定する


短時間で正しくにWBSを作れるようになるには、数多くのWBSを作ってみて下さい。

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