進捗会議って重要です！その進捗情報は足りてますか？進捗報告書の作り方

お疲れ様です、ゆーろー@常駐しないPMOです。

わたしがプロコンサルとして参加しているiPM naviのコラムをご紹介します。

プロジェクトは計画段階で、進捗管理表のフォーマットを作成します。

多くのプロジェクトでは、計画時に『必要な情報』、『進捗評価する指標』が漏れていて、プロジェクトが進行するに連れて抜け漏れを補うマネジメントが取られています。

これでは、プロジェクトマネジメントが最初から最後まで一貫した評価が難しくなります。

報告書は、プロジェクトの作業状況を数値化することで、関係者との共有、スケジュールやコストの分析、プロジェクトリスクの洗い出しに利用します。

こんにちは、プロコンサルのMIRIOです。

私が参加しているiPMでは、PM初心者のスキルアップやDX時代に適応したいPMのリスキリングのサポートとして、iPM TRAININGを運営しています。

このコースの一つとして、『プロジェクト計画書の作り方』を講座として提供しています。

計画書を作る中で、スケジュールマネジメント計画を考えていきます。 スケジュールマネジメントを上手くやっていくには、『進捗会議』を充実させることです。

受講されている人から話を聞くと、進捗会議で『本当にプロジェクトに必要な・重要な情報をPMが押さえているのか？』ということに、疑問を持ちました。

進捗報告のベースになるのは、情報であり、それを取りまとめたのが報告書です。

今回のコラムは大手コンサルファームでも使っている、進捗報告書の作り方を解説します。

また、この内容は、PMを初めてやる方でも、現場で活用できる内容となっています。

また、PM経験のある方も、ご自分の方法論と比較しながら読んでください。

1.進捗報告書のフォーマット

これは、進捗報告書のフォーマットです。

このフォーマットには、必要最低限の項目が用意されています。

進捗報告書は、プロジェクトの作業状況を数値化することで関係者との共有スケジュールやコストの分析プロジェクトリスクの洗い出しに利用します。

このフォーマットを使って、進捗報告書が作れるように各項目と作成ポイントを解説します。

2.進捗報告書を作る

(1)開発工程
 一般的は、これらとなります。

(2)作業範囲
成果物・作業概要・タスクは、どの作業に対して進捗を報告するののかを記述します。

これらは、WBSから抜粋することになります。

①成果物 WBSの第2階層目のワークパッケージから探します。

②作業概要 WBSの第3階層目のワークパッケージが該当します。

③タスク WBSの第4階層目のワークパッケージから抜粋することになります

(3)進捗度合い
現在実行するべき作業がどの程度の進捗率であるのかどのようなステータスになっているのかこれらを記述します。

①進捗率
作業の進行度合いから状況を確認できるようにしますそのため作業状況に対して進捗率を6段階にしてそれぞれに意味合いを持たせます。

【 進捗率の凡例 】
進捗率 0%：作業未着手

進捗率 20%：作業中

進捗率 50%：内部レビュー待ち

進捗率 80%：クライアントレビュー待ち

進捗率 90%：レビュー指摘事項修正中 進

捗率 100%：作業完了

②ステータス
作業計画と現在の実績の比較を確認できるようにします。

【 ステータスの凡例 】
計画通り：計画通りに作業中

前倒し　：前倒しで作業中

遅延中　：作業が遅延している

完了　　：作業が完了した

(4)工数
計画された工数と実績の工数に、どのような乖離があるのかを記述します。

①計画工数 WBSから抜粋します。

②実績工数 作業を担当者が作業を完了するまでに、消費した作業工数を記述します。

(5)所要期間
計画された所要期間と実績の所要期間にどのような乖離があるのかを記述します。

①所要期間 WBSから抜粋します。

②実績の所要期間 作業を担当者が作業を完了するまでに消費した日数を記述します。

(6)手戻り工数
作業を行った際に、作業ミスや要求変更などによる影響で、計画通りに工数を消化できなかった時に記述します。

また、手戻り工数はコスト評価をする際の情報となります。

そのため、手戻り作業の工数と手戻りの理由を正確に記録してください。

(7)開始日・終了日
計画された作業の開始日・終了日と実際に作業を開始した日・終了した日にどのような乖離があるのかを記述します。

①計画作業日と計画終了日 WBSから抜粋します。

②実績作業日と実績終了日 実績の作業開始日作業終了日を記述します。

(8)作業担当者
要員計画から抜粋して記述します。

このように、各項目に対して必要な情報を書き込み進捗報告書作成します。

そして、プロジェクト計画で定めた進捗報告会で、クライアントへ報告することになります。

正確な情報を集めて、嘘偽りのない進捗実績を管理することが、プロジェクトの成功につながります。

まとめ

今回は、プロジェクト計画を立てる中で、スケジュールマネジメント計画を考える上で、『進捗報告書の作り方』について、解説しました。

進捗報告書は、プロジェクトの作業状況を数値化することで、関係者との共有、スケジュールやコストの分析、プロジェクトリスクの洗い出しに利用します。

しかし、計画段階から『必要な情報』、『進捗評価する指標』が向け漏れしていたら不適切な共有や分析結果となり、間違ったリスクを洗い出してしまします。

各項目と作成ポイントを解説しましたが、必ず抑えて頂きたいのがこれらです。

・進捗率

・ステータス

・手戻り工数

これらを意識して進捗報告書を作るようにすれば、正確な進捗状況が把握できるでしょう。

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