Notionでオケの情報共有をスムーズに

突然ですが、大人数が参加しているコミュニティで情報共有に困ったことはないでしょうか？

私はアマチュアのオーケストラを運営していますが、日々の練習指示、練習録画、練習案内、などなど膨大な共有事項があり、苦労してます。

LINEオープンチャットを全体連絡用に使っているので、重要事項はノートに書き溜めておくのですが、結局埋もれてしまうしなぁということでモヤモヤしておりました。

この状況を改善すべく、去年「オケのポータルサイト」的なものをnotionで作りました。

これが結構使いやすくて、団員の評判も上々でしたのでご紹介します。

概要

今回作った「ポータルサイト」では以下のような情報をわかりやすくまとめて共有することができます

• スケジュール
  　練習やイベントの日程・場所を一覧化

• 音源
  　練習録画や、参考音源などのリンク集

• 連絡事項
  　参加費の案内やアンケート回答などの連絡が流れないように表示しておく

• 団のルール
  　新規メンバーにすぐ共有できるようにマニュアル化

なぜNotionなのか

このポータルサイトは、Notionで作りました。
Notionとは、チームで情報共有するためのメモツールのようなものです。

ポータルサイト作る方法は色々ありますが、その中でもNotionを選んだ理由は、とにかく使いやすいから、これに尽きます。

私も去年までNotion触ったことなかったのですが、使い始めてみてびっくりしました。
こんなに簡単に、色んなことが実現できるのだと。

実例を通して、Notionの素晴らしさを紹介します。

Notion便利なところ①  
誰でもみやすく書ける

Notionはメモツール、といいましたが
見やすいように編集できる機能がたくさんあります
例えば、初めてオケに参加する人向けに年間スケジュールみたいなものをまとめたページを作ってるのですが、

Notion便利なところ②
ページ階層化

Notionは親ページに対して子ページを作ることで情報を階層化して整理できます
この機能によって、個人のメモツールから集団のナレッジ管理ツールに進化します。

例えば今使っているポータルサイトのトップ画面はこんな感じ。目次だけ書いておいて、詳しい内容は子ページに飛ばすようにしてます。

Notion便利なところ③
データベース機能

Notionはデータベース機能が超超便利です。
これが他のナレッジ管理ツールと一線を画している部分だと思っています。

データベース機能というのは、ざっくり言うとデータを溜めておいて自在に取り出したり加工できる機能のこと。

これができると何が嬉しいか？
ExcelやGoogleのスプレッドシートで共有しているようなことが全てNotionで完結します。

例えば、さっきのトップ画面から「過去の演奏動画」をクリックするとこのような表が見れるようになってます。

便利なのは用途に応じて表示形式切り替えられること。例えばこのリストの行には編曲や配信許諾などを管理する列を作っているのですが、団員向けに過去の演奏動画として表示するときには不要なのでカットして必要な列だけ公開するようにしています。

まとめ

いかがだったでしょうか？簡単な紹介しかしませんでしたが、伝わったでしょうか。
（ポータルサイトというより、Notionの紹介になってしまったかも笑）

Notionでポータルサイト作ったことによって、大勢での情報共有、管理がとても簡単になりました。

LINEで頑張って長文打ってたのが、このポータルサイトのリンク貼るだけで済むのはほんとに楽です。

オーケストラ的に特に効果があったのは、練習動画、参考音源の共有かな、と思います。
最新の練習録画はここだよ、という場所を作るだけで、積極的に動画を見て練習してきてくれる人が増えたなと感じるようになりました。

Notionはもっともっと便利な機能がたくさんあるので、このポータルサイトを育てていきたいです。

またなにかできたらここに書きます！