仕事の効率劇的向上５選！明日からすぐに取り組めます。

テキパキと無駄なく、流れるように仕事をこなしていく。でも忙しそうに見えないので不思議。

あなたの周りにこのような方はいませんか？

自分もあこがれるけど、要領は良くない。

せめて、もう少し手際良く働きたいと考える方も多いのではないでしょうか。

人生の大半、労働時間だと考えると、少しでも合理性を高めたいですよね。

そこで、今回は、仕事の効率性を大きく高める方法５つ厳選して解説します。

これを実践すれば、効率だけでなく、仕事の質も結果として向上します。

紹介する方法それぞれについて、オススメの対象者像、対象業務など明確にしています。

そのうえで、具体的な行動策を交えてメリットを解説するため、実践的で明日からすぐに取り組めます。

是非参考にしてください。

仕事効率が悪いと生じるデメリット

方法を述べる前に、効率性が低いことによる欠点をお話します。

それは、「不要な残業時間の増加」です。

労働時間が長いことは、悪だと言い切れません。

繁忙期において、残業はどうしても必要です。

残業中は、外部からの電話やメールなど問い合わせが少ないため、自分の業務に集中できることも事実です。

ここで取り上げたいのは、無駄な超過勤務です。

働き方改革もあり、現代は、残業時間が長いことが正しい時代ではありません。

仕事が増えても、超過勤務で補えばいい。いつのまにか習慣化していませんか？

具体的に、デメリットを以下の３点から解説していきます。

１．身体の負担が増す。

勤務時間が長くなるにつれて、精神的、体力的に消耗します。

そうすると、集中力が低下し、業務スピードが落ち、翌日の作業能率にも悪影響をもたらします。

結果、残業の翌日もまた残業といった悪循環に陥り、ストレスが大きく増加します。身体にかかる負担は、計り知れません。

２．プライベートの時間が減る。

趣味や自分のやりたいことに割ける時間が減ります。

なかには、資格の勉強など自己研鑽に取り組みたい方もいますよね。

残業によって、これらの時間が確保できなくなると、業務に対するモチベーションの低下を引き起こします。

いわゆるワークライフバランスの充実が難しくなります。

３．仕事の効率を図る意識が低下する。

これが１番恐ろしいかもしれません。日々残業が習慣化されることで、効率化する工夫をしなくなりがちです。

仕事が増えたさいは、超過勤務すればいい。

これは、思考停止状態です。

業務の無駄な点を発見する意識の低下により、仕事に要する時間を削減できる機会がますます奪われていきます。

これらが、「無駄残業」によるデメリットです。

こういったことがないためにも、仕事の生産性を高め、より充実した社会人生活を送りましょう。

仕事の効率を高める具体的な方法

それでは、いよいよ仕事の効率化５選！本題です。

①退社前に翌日のto do(やるべきこと）リストを作成する。

始業後に、今日どのタスクをこなすか考えていませんか？

朝から良いスタートダッシュを切るためには、前日にあらかじめ、to do（やるべきこと）を用意しておくことが大切です。

メモ用紙に手書き、パソコンの付箋メモ機能など、自分が使いやすいと感じられれば、何でも構いません。

「最低限終わらせるリスト」と、「余裕があるときに取り組むリスト」の２種類分けて用意します。

2通りのリストを下記✔ポイントをおさえたうえで作成してください。

✔各リストの意義

「最低限終わらせるリスト」は、当日必ずここまでは着手して片付けるというto doを列挙したものです。

これを時間内に片付けられれば、残業しないというルールを決めます。

次に、「余裕があるときに取り組むリスト」ですが、名前の通りです。

時間に余裕があるときに取り組むto doを列挙したものであり、残業の発生には関与しません。

余裕のあるときに着手することで、翌日以降の、最低限終わらせるリストの数を減らすことが可能です。

✔リストに掲載するto doの基準

最低限終わらせるリストには、締切の近いタスクから優先して設定しましょう。

余裕があるとき取り組むリストは、最低限終わらせるリストの次に締切が近いもの、または、緊急ではないが重要である業務をリスト化しましょう。

✔リストの優先順位の付け方

優先順位も可能であればつけることを強くおすすめします。

基本、タスクの締切順に順位をつけていきます。

その中で、上司や同僚の手を借りる必要のある仕事があれば、必ず彼らの時間があるさいに、それらを優先してください。

彼らが、出張など外勤中は、自己完結可能な他のタスクに集中します。

これはあくまで1つの優先順位の決め方ですが、基準が明確で迷わないため、かなりおすすめです。

自分に合う優先順位の付け方を模索してください。

以上、✔︎3点を意識してto doリストを作成しましょう。

まとめ
to doリスト
☑️前日に作成すること。
☑️最低限やることリスト、余裕があるときに取り組むリストを分ける。
☑️リストの意義・掲載基準・優先順位の付け方を意識すること。

②毎日ある定例的な業務は、あらかじめ行う時間を決める。

ルーティンワークで、かつ、取り組む時間を自分で設定できる業務に対して非常に効力を発揮します。

メールのチェックは、代表的な例ですね。これを具体例として解説します。

取り組む時間ですが、朝出社後、昼休憩前、退社前の計3回と決めます。

この時間は、メールの返信に集中する時間です。（業種によって、メールの量はかなり差があるため、１回に割く時間は、自分で調整する必要はあります。）

決めた時間は、メールチェック以外一切しないというのがコツです。いわば、シングルタスクです。

新着メールが来るたびに、自分の作業を中断し、処理するのはかなり集中力が低下します。

このようなマルチタスクと呼ばれるスタイルは厳禁。

ルーティンワークは、いつ取り組むか考える時間自体が無駄です。シングルタスクを心がけ、サクサク仕事を片付けましょう。

まとめ
定例的な業務
☑️あらかじめ取り組む時間を決める。
☑️マルチタスクではなく、シングルタスク。

③上司や同僚に、自作資料を見てもらいながら相談・報告する。

上司や同僚に、報告したり相談することが苦手。また、難しい案件で、正確に伝える自信がない場合に、非常に効果的です。

資料作成ですが、簡単にワードなどで、下記４つについてまとめます。難しければ、箇条書きでも構いません。

・Ｐ（結論）　最初に結論を述べる

・Ｒ（理由）　結論に至った理由

・Ｅ（具体例）理由を支える根拠
　　　　　　　数値やデータ、経緯や具体例など

・Ｐ（結論）　再び結論で締めくくる

これはＰＲＥＰ法といわれ、ビジネスのプレゼンテーションや文書など、様々な場面でよく利用される構文です。

このとおりに伝えると、自分の主張に対する、相手の理解度が深まりやすいです。

結論から理由、具体例、最後に結論。

口頭でスラスラ、報告や相談ができれば良いのですが、難易度はかなり高いですよね。難しい内容であればなおさらです。

何を報告・相談したいのか、説明中、自分でも訳が分からなくなってきた。

そんな経験はありませんか？

自分ですら理解できないことは、当然、相手も理解できません。

そこで、ＰＲＥＰ法に沿って、まとめた簡易な資料を、自分と相手の各１部用意します。

自分はそれを見ながら相談・報告を行い、相手は資料を見ながら、それらを聞きます。

報告側は、論点が整理されるため、報告しやすく、一方報告される側も理解しやすいため、双方にメリットが発生します。

注意点として、資料作成にはあまり時間をかけないようにしましょう。

重要なのは、資料作成を丁寧にすることではありません。

自分で結論・理由・根拠を具体化し、それを相手が可視化できるようにし、理解を得やすくすることが狙いです。

まとめ
自作資料を用いて上司に報告・相談
☑️口頭のみより効果的。
☑️資料にはPREP法を用いる。
☑️自分と上司、各1部用意する。
☑️資料作成に、あまり時間をかけない。

④仕事着手前に、業務一連の流れを上司に確認し、フィードバックを得る。

どの方にも、１番におすすめできる効果的な方法です。

報告・相談の重要性は、ビジネスにおいて説かれやすいですが、効率性においても群を抜いています。

「１か月後にＡについて社内プレゼンテーションを行う。」といった例を挙げて解説します。

下記のように、プレゼンテーションについてタスクを細分化しました。

・Aの情報を収集する。

・パワーポイント作成。

・練習

・本番（プレゼンテーション）

その後、それぞれに要する日数を本番（プレゼンテーション）から逆算して導きます。

・本番（プレゼンテーション）⇒当日

・練習⇒２～３日

・パワーポイント作成⇒１０日間くらい

・Aの情報を収集する⇒２週間

次に、大半の方は、①情報収集に着手しますが、その前に、上司にこの一連の流れを報告し、フィードバックを行なってもらいます。
（ここでも、③で解説したように簡単にワードで資料を作成し、見てもらうとさらに良いです。）

業務着手前に、仕事の流れをフィードバックしてもらうメリットは２点です。

✔仕事をやり直す手間が格段に減る。

✔前もって、自分では気づかなかった観点から有益なアドバイスが得られ、仕事の質が向上する。

上司の事前フィードバックなしだと仮定します。

情報を収集し、パワーポイントを作成し、この段階で上司に報告しました。

上司からは、次のように告げられるとします。

「情報はＢ・Ｃをメインに収集しているが、それらは補足程度でいい。大切なのは情報Ｄである。」

情報Dが重要である。といった、自分では思いつかなかった助言は、とても貴重で、仕事の質を大きく高めてくれることに繋がります。

しかし、同様にアドバイスを得るならば、仕事に着手する前に越したことはありません。

いかかでしょうか。かなり時間の無駄ですよね。

パワーポイントの修正に膨大な時間を要するだけでなく、情報収集に再び労力を割く必要があります。

このようなことがないように、必ず仕事に着手する前に、業務フローを確認し、助言してもらうよう依頼しましょう。

まとめ
上司に、仕事着手前に、業務の流れ一連を報告し、フィードバックを得る。
☑️仕事のやり直しを防ぐため。
☑️上司の意見も取り入れやすい。
☑️効率だけでなく、質も向上。

⑤人に仕事を依頼する。

おすすめは、苦手なことを依頼することです。

苦手な業務を平均レベルまで伸ばすことは、それなりに苦労を伴います。

それよりは、自分が苦手としている仕事を、得意としている相手に頼みましょう。

あなたは、仕事を依頼されて、不思議と嫌ではなかった経験はありませんか？

なんだか、頼られた気がして、むしろ嬉しいと感じたこともあるのではないでしょうか。

仕事をお願いされた側にも、実はメリットがあります。

自信がついたり、長所のスキルを伸ばせるなど。

意外と仕事を頼むのも悪くないなと考えられますよね。

でもどうしても気が引ける、そもそも自分の仕事は自分でやるべきだと思う方もいるでしょう。

そこで、依頼するさいのコツですが、相手の苦手な作業を、今度は自分が引き受けることです。
それが自分の得意分野であればなおさらです。

仕事を全うする意識、責任を持つことは非常に大切で素晴らしいです。

そのうえで、互いの苦手分野をフォローしあうことができれば作業効率抜群です。

仕事を依頼した分、きちんと依頼もされましょう。互いの業務を把握し、助け合い平等な人間関係の形成を目指すことが大切です。

仕事を頼む一方にならないようくれぐれも気をつけましょう。

まとめ
周囲に業務依頼
☑️互いに仕事を依頼しあう。
☑️互いの長所と短所を補い合う。

いかかでしたでしょうか。

仕事の効率向上５選！について解説しました。

この中から１つでも構いません。取り組みやすいかなと感じた方法からチャレンジしてみてください。

作業時間がグンと減るだけではなく、業務の質も格段に向上します。ひと手間をかけるだけで、トータルで見ると生産性は抜群です。

是非参考にしてみてください。