見出し画像

情報蓄積の習慣がない事業部に入社半年のデザイナーがNotionを導入してみた②

ゆっこま

こんにちは！ゆっこまです🌼
前回、初めて書いた記事が想像以上の反響をいただき、とても励みになっております。
みなさま、”スキ”や"いいね"ありがとうございました！
さて、今回は「情報蓄積の習慣がない事業部に、どのようにしてNotionを浸透させたか」をテーマにお届けいたします。
「所属する事業部や会社にNotionを導入したいけど、情報を蓄積していく文化すらない…」「システムが苦手な人が多いけど、Notionを浸透させられる？」と不安に感じている方、必見です👀✨

▼ 前回の記事から読みたい方はこちらから


なぜ情報をためておく必要があるのか？を伝える

チームにNotionを導入しても、そこに情報を蓄積していくことに理解が得られないと、Notionの強みを発揮できません。
まずは、1日の初めにNotionを開いてみることから、「情報を見つけたらとりあえずNotionに入れる」「わからないことがあればNotionを開けば情報が見つかる」という状態を目指しました。
そのために、Notionの機能だけを伝えるのではなく、情報蓄積の目的や意識から伝えています。

入社半年だったから気付いた情報蓄積の重要性

情報が散乱している会社ではどのような問題が起こるでしょうか？
当時、私の所属している事業部では、次のような問題が頻繁に起こっていました。

・新しいメンバーが入った時に、一からすべてを口頭で教育していく必要がある。
・新入社員にとっても、自分から情報を確認したり勉強できる手段がないため、全ての情報を先輩や上司に確認する必要がある。
・自分が以前に共有した情報も、日数が経つとどこにいったかわからなくなるため、再度情報を探すことが多い。
・引き継ぎが不十分なまま退職された場合、残る社員が情報を確認する術がない。
・仕事の仕方が属人化しやすく、会社にスキルがたまっていかない。
・本来なら、社員全体にとって有益な情報も、特定の人だけで独占していることがある。

上記のように、情報が散乱していると、必要以上に、情報を探すことと共有することにリソースを割くことになります。
これは、長く在籍している社員はもちろんのこと、新入社員にとってはさらに大きな負担となります。
中小企業では、教育に時間をかけたくても、現場のリソースがいっぱいで時間をかけられないケースも多いかと思います。
そんな時、新入社員の立場からしても、忙しそうな先輩の手を止めて、毎回「この情報ってどこにありますか？」と聞くのはためらわれるものです。
一度調べ方を覚えたら、新入社員からも情報を取りにいけるように情報が集約されていると、先輩を待っている時間に自分で確認することができます。
また、口頭で一から伝えられる情報量には限界があります。これまで蓄積されてきたデータを見た方が、ニュアンスの部分で、いち早く社風を理解しやすいことも多いです。
このように、普段から情報蓄積がしっかりできていると、教育へのリソースが多少抑えられても、新入社員が現場で活躍できる日も早まるので、現場にとってもプラスの環境ができます。
もちろん、新入社員と先輩の間でのコミュニケーションも大切ですが、最低限の情報は誰もが自ら取りに行けるようにしておくことで、ゼロベースの質問から始まるコミュニケーションよりも、より質の高いコミュニケーションのきっかけが生まれます。

その時必要な情報より、後から必要になる情報の方が多い

MTGの日数がたってから、「あの情報っていつ共有されたんだっけ…？今必要なんだけど、記録はどこでとっていたっけ？」ということはありませんか？
いい情報を得た！と思って、自分からチームに共有した情報についても、後からまた必要になることもあります。
実は、MTGで共有される情報やナレッジのほとんどが、その時すぐに使う情報より、後から必要になる可能性のある情報のことも……
MTGの時は、自分にとってあまり関係のない情報だと思って、「へぇ〜」なんて聞き流していたり、検索がしづらいツールで議事録を取るだけで満足して、情報が流れてしまっていては、数ヶ月後になってまた同じことを再度調べ直すことになります。
情報をためることに満足するのではなく、「情報は後から見返すためにためること」を意識して、検索しやすい情報蓄積を目指すことが大切です。

定期的な研修の開催

一斉入力時間の確保

☑️ 情報蓄積の習慣化
☑️ Notionの操作に関する疑問点の解消
☑️ 入力に関するルールの定着

私の事業部では、マーケティングデータの管理・集計をGoogleスプレッドシートからNotionに移行しました。
スプレッドシートで集計していた頃から、「後の分析やクライアントへの共有のためにデータをためる」「正確に集計する」という習慣ができておらず、これはマーケティングを扱う事業部にとっては致命的だと感じていました。
Notion導入を機に、事業部全員が同じ時間にZoomを繋いで、Notionへのデータ入力を行う時間を定期的に確保し、情報蓄積を習慣化させるとともに、各自が入力しながら操作などに関する疑問点はここで質問してもらい、解消しました。
また、これまで三日坊主になりがちで定着しなかった、入力に関するルールも、Notionのマニュアルにまとめることで、これまで各自が感覚で入力してしまっていた項目についても、統一した認識で入力を進められるようになっています。
入力を行う場所と同じNotionにマニュアルがまとまっていることで、誰もがいつでも再確認しやすいということも、ルール定着に一役買いました。

月1回Notion MTGの開催

☑️ アップデート情報の共有
☑️ プライベートでも役に立つ連携ツールの紹介
☑️ 構築で改善した点や新しく作った機能の紹介

Notionに興味を持ってもらうために、月に1回Notion MTGを開催し、アップデート情報やプライベートでも使っていただける連携ツールについて共有。
好奇心旺盛なメンバーが多かったこともあり、「こんなこともできるの？」と、ファンを集めるきっかけとなりました。
今のNotion運用は、このMTGがきっかけで「こんなことをできるようにしてほしい」などの意見が出て、構築の改善を繰り返したことから成り立っています。
タスク機能など、Notionで新しく機能を構築した際も、このMTGで発表しました。

新人Notion研修の開催

☑️ 新しいメンバーにもNotionを使う目的や意識の共有をする
☑️ 困った時にNotionを見る習慣をつけてもらう

事業部に新しく入ったメンバーには、Notionの基本操作はもちろん、Notionを使う目的や意識の共有を行うため、Notion研修を実施しています。
また、入社してきた時のPCスキルも様々なため、メンバーによっては、研修後も、定期的にこちらからコミュニケーションをとるようにしています。
新人にこそ、困った時にNotionを見る習慣をつけてもらい、Notionを使い倒してもらうことが、いち早く現場に馴染んでもらう第一歩になると考えています。

Notionを使う目的や意識の共有から行なっています

蓄積した情報の活かし方を伝える

情報をためるメリットを感じてもらう

Notionに情報をためるメリットを感じてもらうまでは、なかなか入力してくれないことや、入力してくれてもタグやタイトルの付け方が統一されず、後々検索しづらい情報になっていることが多々ありました。
これは、情報蓄積の優先順位が低かったことと、Notionの使い方に慣れていないことが原因だったと思われます。
「新人のため」などと言うより、「自分のため」になると身をもって感じてもらうことが、Notionの浸透の上で一番大切なことなので、メリットを感じてもらうまでは、少し大変ですが、入力の仕方にミスが見られても私が修正していました。
まずは自分が率先して入力を入れる。そして、他のメンバーには、まず入力してもうことに専念して、小さなところからステップアップしていくことが、Notion浸透のコツです。
こうして、検索しやすいデータが蓄積されてきたら、次はこのデータの活用方法を伝えます。
私の事業部では、Notionへのマーケティングデータ蓄積で、クライアントとのMTG中にこれまで制作してきた画像を一覧にして見せたり、他社事例を聞かれた際もスムーズに特定の季節・色・ジャンルごとに分けて反応の良かった画像を共有することができるようになりました。
ラフを作る際にも、過去事例を参考にしながら制作できるようになったと好評です。
また、各自がナレッジにためた情報もMTG中の小ネタとして使っているようです。
Notionを導入することでクライアントからの満足度も上がり、自分の業務効率も上がる。クライアントからの満足度が上がれば自身の会社からの評価も上がる。
このようなことに、メンバーに気づいてもらうことができれば、もうNotionがチームに浸透したと言えるでしょう。

各自が調べたことは議事録とは別でナレッジで共有しています

次回予告

次回は、チームで使うNotionの構築、Notionでどのようなことが実現したかをご紹介します。

この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？