面談プロセスの変更で採用数を大幅に改善した話

こんにちは、Caratの中井です。

Caratでは最近、採用活動が活発になってきており、面談機会も増えています。
前職でもかなり採用にはコミットしていたので、思い出せる範囲で書いていきたいと思います。

前職について

上記の記事でもご紹介しましたが、前職は大手IT企業でした。
そこで最後はベトナム子会社の立ち上げ〜運営をミッションとしていました。
当時はベトナム人と日本人のハイブリット組織を作っており、ベトナム人人事・日本人人事がそれぞれ採用を主導していました。
私は事業側の責任者としてサービスデリバリを中心に管掌している形でした。

ある時、日本人の採用進捗が計画を大きく下回り、事業のボトルネックになっている時がありました。
そこで、日本人採用の体制を変更し、私が日本人採用も管掌する形に変更しました。

いくつか行った改善のうち、良かったものをいくつか書いていきます。

面談プロセスの変更

元々の面談プロセスは人事面談→一次(現場メンバー)→二次(私)→オファー面談(社長)のようになっていました。
二次面談まで到達する母数自体が少なく、①人事面談自体の発生件数が少ない②人事面談-一次面談で候補者辞退が多いが要因でした。

①については後述しますが、②の打ち手として面談プロセスを変更しました。

面談順と意味付け

私→現場メンバー→社長のプロセスに変更に変更し、各面談の役割を設定しました。
初回面談は魅力付けの場とし、事業説明やビジョンを語るのみとしました。
候補者の方からの質問には回答しますが、こちらからスキルや思考性を知るための選考ちっくな質問はしませんでした。

２回目の面談は選考の場とし、スキルの確認や思考性の確認をメインとしました。
また、海外での生活になるため、実際の生活の共有や現地にフィットしそうかといった観点でも２回目面談は進めていました

最終面談は口説きの場とし、CEOが入社いただけるよう口説くことをメインとしました。

各面談の意味付けを明確にすることで、各面談でやるべきこととやらなくて良いことが明確になりました。
やらなくて良いことが明確になることで、限られた面談時間の中でやるべきことにたっぷりと時間を使えるようになりました。
結果、初回で強くとにかく魅力付けするということが可能になり、2回目以降の面談への通過率も改善していきました。

全員面談

書類選考でほとんど落とさず、全員初回面談は行う形にしました。
そもそも前述の通り、初回面談の発生数自体が少ない状態だったので、書類選考で落として効率よく面接する意味もなく、書類のみで判断し機会損失することを避けるため、このような方針を取りました。

採用リードタイムの短縮

上記のように3回構成の面談プロセスを基本としていましたが、可能な限り2日で完了するようにしていました。
初回面談を1.5時間で調整し、1-2回目は同日に終え、別途3回目を調整していました。

初回面談では選考しないと決めていたので、2回目を別日にする理由がなく同日設定が可能になりました。
また3回目の口説きの作戦を練るためという意味でも別日に設定していました。

このように面談日数を短縮することで、リードタイムを短縮することができました。
選考期間が短くなることで、全体の通過率も改善していきました。

採用広報

初回面談の発生数を改善するために広報活動も進めました。
当時はWantedlyを利用してスカウトを打っていましたが、フィード機能も利用し広報を行いました。

記事を大きく2つに分類し、制作するようにしました

• 定期配信記事

  • 文章量は短くても良いので、短いサイクルで配信する

  • 定期的に配信することで認知拡大する

• 不定期配信記事

  • 一定の文章量できちんと会社や環境を知ってもらう記事

  • 社員紹介やビジョン、事業構想など

定期配信することで記事全体のPVは伸びており、不定期配信記事はスカウト時や面談前後に送ることで候補者の方とのエンゲージメントの向上や面談の質改善に貢献していました。
その他にも、人材エージェント各社との接触頻度をあげるなどの細かな取り組みも並行し、面談発生数も改善していました。
(人材エージェント向きにも全員まずはお会いします宣言をしたのも効果がありました。）

データ分析とプロセス改善

データ分析やプロセス改善が好きなのもあり、一定の採用トラフィックが出てきたところで分析も始めました。

• 応募日と各面談の日を記録し、リードタイムを可視化

• 辞退理由を集計し、課題整理

• 記事のPVなどを集計、当たる記事・外れる記事の整理

などなど数字をもとに課題を特定し、改善していきました。
どの仕事でも共通して言えることですが、大きな課題から手を打っていくことで、成果にもつなげていけるのかなと思います。

さいごに

Caratでは転職活動における負をいっしょに解消してくれる仲間を絶賛募集中です。
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