リモートワークでの自己管理とコミュニケーションのコツ
noteのデザイナーの松下です。
感染症が広まり、リモートワークを推奨する企業も増えてきました。noteでもお題企画「#リモートオフィス」が開催中です。
私も、リモートで仕事をする人間のはしくれとして、ちょっとしたコツを共有します。
リモートワークについては、組織の受け入れ体制自体や、そもそも業務として可能かどうか…などいろいろな論点がありますが、ここでは、「オフィス以外で仕事をする場合の心構えやコツ」を書いていきます。
自己紹介
IT系インハウスデザイナーです。noteで働いています。
ここ数ヶ月で、数週間スパンのリモートワークに挑戦するようになりました。（＠福岡）一言でいえば結婚したからですが、この辺の話はまた別の機会に。
業務内容は、UIデザインまわりと、プロジェクトマネジメント。
もともと弊社はリモートワークを許容しています。特にエンジニアは長期で活用しているメンバーもいますが、デザイナーでは私が初めてなので、試行錯誤しながらトライしています。今のところは、大きな支障なく業務ができています。
リモートのコツについて
リモートワークのコツは、ざっくりわけると「自己管理」と「コミュニケーション」に集約されます。
===①自己管理===
自分をマネジメントする意識を持ちましょう。
もとから自らを律すれるタイプの方はよいのです…しかし私のような怠惰なタイプにはある程度の環境づくりが必要です。
仕事エリアと生活エリアは分ける
とにかくベッドやソファから遠ざかりましょう。
話はそれからだ。ベッド＝休息・リラックスと頭に習慣づいてしまっているので、ちょっと疲れたかも〜くらいのレベルでも休息モードになってしまいますし、その空間にいるだけでも、頭を仕事モードに切り替えることが難しくなります。
私自身は、リモートワークが予想できた段階で、仕事部屋を確保できる物件を条件にしました。その部屋には仕事するときにしか入らないようにしているので、気持ちの切り替えがしやすくなっています。
仕事部屋を確保することが難しい場合は、せめて、リラックスエリアと仕事エリアの空間を別物にする工夫をするだけでもありなのかも？
パーテーション的なものを置いて間取りをわけるとか、ベッドやテレビが視界に入らないようにするとか、仕事エリアには余計なものを置かないようにするとか…。
もちろん、カフェやコワーキングを利用するのもアリです。Wi-Fiなどのセキュリティにだけは気をつけてくださいね。
社会性のある格好をする
理屈としては起きて即、寝巻きでも仕事はできます。が、「仕事場の人に見られても良い格好」をすることで、オンモードに入りやすくなります。
個人的には、不意に鏡などで目に入る自分がヨレヨレだと全くオンな気持ちになれない…笑 ので最低限のお化粧もします。もうこれは気分の問題ですね…。（余談ですが、室内でも紫外線は入ってくるので、UV対策は外に出なくてもしたほうがいいんですよ）
そして、社会性のある格好をすることで、ビデオチャットをするハードルが下がります。
ビデオをつないだほうがコミュニケーションが円滑になることはままあるので、必要とあらばいつでもカメラを繋げられる状態でいたほうが生産性としてもベターでしょう。
（サブ効果として、一日一回くらいはビデオチャットを繋いでおくと、ちょっと見られてる感もあって程よい緊張感を得られます）
タスク管理には（より）力を入れる
働いている姿が見えていると「サボってはないんだなぁ」という下駄を履くことができますが、リモートだと純粋な成果主義で周りから評価されることになります。
なので、なにを成果とするか、のタスク管理にはより力を割いたほうがいいでしょう。「リモートでも成果があがっている」ことで周りとしても安心して業務が任せられるようになります。
なにをしているか、どのタスクを終えたか、も意識して発信量を多めにするとよりベターかなと。
運動量を意識して増やす
出社するときは、通勤自体が気持ちの切り替えになりますし、すこし動くことで頭も回るようになってきます。
リモートでも、ウォーミングアップとして、なにか活動をしてからのほうが頭が回ように感じます。家事でもいいし、そのへんを散歩してきてもいいし、軽いストレッチ、でもいいです。
そして大事なことですが、通勤の運動量はバカにしてはいけません。
これは、私の歩数計です。明らかにリモート時の運動量が少なくて震えます。30〜40分程度は意識して歩くようにしてたのに、これですよ…。（飛び抜けてる二日は週末です）
リモートに比重を移した人は例外なく太ったと言います（私調べ）。意識して運動する時間をねじこみましょう。
椅子に課金する
設備面での投資はいろいろありますが、人生スパンでみたコスパでは椅子にもっとも課金すべきでしょう。
私は、引っ越したてのとき、パイプ椅子で取り急ぎ仕事をしてたら五日目くらいで「あ、これ、あと三日やったら腰ぶっ壊れるな」っていう実感がありました。ぶっ壊れたら、めっちゃお金かかりますからね。
定番なのはオフィスバスターズでオフィスチェアを中古で安く入手する、というルートでしょうか。私も深く考えず会社で使っている椅子をここで中古購入しましたが、問題なく使えています。
ヒトと話す時間を持つ
生身の人間とずーっと接していないと何かのエネルギーがじわじわ削られていきます。
人間って社会的な生き物なのでその消耗には抗わないほうがよいです。
家族でも、友人でも、恋人でも、馴染みの店員さんでも、誰でもいいから物理でおしゃべりする機会があったほうがヒトとして健全な精神を保てる気がします。
===②コミュニケーション===
自己管理と並んで課題になるのがコミュニケーションです。
残念ながら、出社しないことで抜け落ちるコミュニケーションもあるので、その穴埋めをする工夫は必要です。私の場合、口頭でフィードバックを受けたり相談する業務も多いので、特に。
マイクつきイヤホンを活用する
PCについているマイクでももちろん会話はできますが、タイピング音や生活音も拾ってしまうため、相手が聞き取りづらくなるリスクがあります。iPhoneユーザであれば、付属でついているマイクつきイヤホンで十分なので、活用してみましょう。AirPodsでもかなり快適に通話ができます。
オフィスに複数人の音声も拾えるマイクスピーカーを設置してもらう
これは、自分でなくオフィス側にお願いすることになってしまうのですが…。
オフィス側に複数人いるMTGのときにありがちな、近くの人の声は聞こえるけどちょっと遠い人の声はノイズだらけでよくわからん…という状況。あるあるですが、致命的です。
弊社では、YAMAHAの3〜4万円くらい？のマイクスピーカーを導入しています。広範囲の集音性に優れているので、これだけでもリモートのQOLがギュン上げされます。可能なら、ぜひ交渉してみましょう。
こういうやつです。
通話時はカメラもオンにする
音声だけでも話し合いはできるのですが、実感として、ビデオもつないだほうがお互いの細かいニュアンスまで伝わってコミュニケーションがスムーズにいきます。なるべく、双方の顔や身振りまで伝わる、ビデオもつなぎましょう。
カメラはPCのデフォでついてるやつで十分です。私は、視点を行き来するときになんか気になるので別のカメラをモニターにつけています。
自室がゴチャゴチャで恥ずかしくて繋げらんねぇよ！という方は、zoomでは背景を自動で合成してくれる機能が入っているので活用してみるのもアリかも。（ただ、デフォで入ってるのが宇宙や草むらなので、ウケます）
存在感を出すための発信をする
オフィスに姿がないと、一気に存在感が薄れます。存在感が薄れると、その人に気軽に話しかけづらくなるし、ひいては業務上の相談もなんとなくおっくうに思われるようになります。
slackを活用して、自分がなにをしているかの実況は意識的に頻繁に発信して、「いる」感をだしていきましょう。だれかの発言にreactionを積極的につけるっていうのも、「いる」感があっていいです。
また、私は、もう使っていない個人PCをオフィスの自デスクに置いて、常時zoomを繋いでおく取り組みも試しています。オフィスの様子もわかるし、ちょっとした相談などもデスクに来てもらってできたりします。こちらの姿が見えるたほうが存在感を出せるかも…というトライでもあります。
自宅からみたオフィスの様子。不在中はにゃんちゅうのぬいぐるみが身代わりです。
会議時は共有できるドキュメントが必須
対面よりも認識の齟齬が出るリスクがあるぶん、あらかじめアジェンダや共有したいことをドキュメントにして、お互いが同じものを見ている状態を作るとぐっと生産的なMTGにできます。
手の込んだものでなくても、箇条書きのテキストでもいいのです。おすすめはGoogleドキュメントなど、リアルタイムに複数人が更新できるもの。そこでMTGの最中に議事録や、次のアクションなどを言語化して書き残しておくことで、認識のずれを防ぐことができますし、会議中も論点を見失わずにすみます。
さいごに: 参考にした本と、先人の取り組み
おすすめされて読みました。
リモートをどういったメンタルと工夫で乗り切るかについて、強い言葉で書かれているので、リモートに挑戦する勇気をもらえるといった効能もあります。
弊社でのリモート勤務パイオニアのエンジニア、福井 烈さんもこんなサークルを運営しています。retuさんはこれまでもリモートについて情報発信されていて、先人の知見が非常に参考になります。
リモート勤務は、たしかにコツはあります。私もまだまだ試行錯誤中です。
でも、うまく使えばこういった社会状況、自分のライフスタイルに対応した働き方を実現できます。
それでは、みなさんも良いリモートワークライフを。
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