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箇条書きのコツ5
伝えたいことが3つ以上になる場合は箇条書きスタイルが向いています。
例えば、ある社内講習会のご案内、こんなふうだったらどうでしょう?
○○の講習会を実施いたします。○月○日の○時〜○時です。場所は、本社の○階ホールです。当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。テーマは「○○について」で、著書『○○○○』がベストセラーに!○○○○で有名な○○○○氏が講師です!会費は○○○○円です。参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込んでください。
こんなお知らせが来たらくらくらしてしまいますよね(笑)
そこで箇条書きの登場です。
では、まずは内容別に機械的に箇条書きにしてみますよ。
・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール(当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています)
・テーマ:「○○について」
・講師:著書『○○○○』がベストセラーに!○○○○で有名な○○○○氏
・会費:○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
次に、箇条書きの5つのコツを踏まえて、見てみましょう。
箇条書きのコツ
1 タイトルを付ける
2 深さを揃える
3 長さを揃える
4 言い回しを揃える
5 見た目を美しく整える
箇条書きのコツ1 タイトルを付ける
何の項目なのか、箇条書きの上にタイトルを付けましょう。
上記の「箇条書きのコツ」がそれに当たります。
先ほどの講習会の案内であれば、「講習会要項」となります。
ご案内文の場合はそこが「要項」であることは明白なので「記」とすることもあります。
とにかく、他の文と区別しますという記述が必要なのです。
タイトルを付けたもの
講習会要項
・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール (当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています)
・テーマ:「○○について」
・講師:著書『○○○○』がベストセラーに!○○○○で有名な○○○○氏
・会費:○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて 総務課に申し込むこと。
例 メール文の中などで、本文と分ける場合
ー記ー
・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール(当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています)
・テーマ:「○○について」
・講師:著書『○○○○』がベストセラーに!○○○○で有名な○○○○氏
・会費:○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
箇条書きのコツ2 深さを揃える
この項目を見てみましょう。
・講師:著書『○○○○』が有名。○○○○で有名な○○○○氏
講師の方について、略歴を記載しています。気持ちは分かります(笑)
しかし、他の項目と深さが違います。
もし、こちらに揃えるのであれば、テーマについても簡単に説明しなくてはいけません。
どこまで詳しく言うかについて、レベルを揃える必要があります。
それが「深さを揃える」ということです。
例
・私が好きなのは、サッカーと、テニスと、イチロー選手!
深さが揃っていない文の違和感を覚えられるようにしたいですね。
講師略歴を箇条書きから出して、深さを揃えてみました。
ー記ー
・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール(当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています)
・テーマ:「○○について」
・講師:○○○○氏
・会費:○○○○円
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……
お?感じ良くなってきましたね。
箇条書きのコツ3 長さを揃える
最初から気がついた人もいるかと思いますが、次の2項目は長いですよね。
・場所:本社の○階ホール(当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています)
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
もちろん、大事な情報ですから、伝えるべきなのですが。
そういう場合には、箇条書きの方からはずし、本文の方に「注意」として加えましょう。
読み手も「この講習会に関して気をつけなければいけないこと」についてまとめて書かれていた方が分かりやすいのです。
持ち物などを提示する時も同じ。注意してほしいことがあれば、箇条書きより下にまとめて書きましょう。
ー記ー
・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール
・テーマ:「○○について」
・講師:○○○○氏
・会費:○○○○円
【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……
注意
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
・当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。
箇条書きのコツ4 言い回しを揃える
これは最初に直せる人が多いと思いますが、意外と見落としがちなので気をつけましょう。
・日時:○月○日の○時〜○時
・場所:本社の○階ホール
この記の場合、他の項目の言い回しは、名詞の言い切りになっています。助詞もありません。
なので、この2項目の「の」が不要です。
助詞や接続詞はなるべく省きましょう。
それだけでぐっと形式が揃います。
ー記ー
・日時:○月○日○時〜○時
・場所:本社○階ホール
・テーマ:「○○について」
・講師:○○○○氏
・会費:○○○○円
【講師紹介】
○○○○氏
19○○年生まれ、○○大学卒……
著書に『○○○○』がある……
講習会に関する諸注意
・参加者は、○月○日までに、会費を添えて総務課に申し込むこと。
・当日はエレベータ点検日ですが、この時間には終了しています。
箇条書きのコツ5 見た目を美しく整える
項目に数字を打ったり、タブで行頭を揃えたり、全体の文よりインデントを下げたりします。
最初にこの作業をすると、思わぬところで改行タグ等が入ったりする可能性があるので、コツ1からコツ4までを全てきちんと揃えてから、この作業をしましょう。
noteではインデントの調整が無理なので割愛します。
さっそく実践!
講習会のご案内を出す機会が、早々にあればいいのですが、そうもいきませんよね。
そんな時は、毎日のメモやToDoListで練習してみましょう。
これで、箇条書きを練習するしくみ作り完成です!
慣れてくると、人の箇条書きに違和感を覚えるようになります。
そのレベルになれるといいですね。
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