プロジェクトあるある（５２）

本日のプロジェクトあるある：

「アクションアイテム管理や課題管理をメールのみで完結させるプロマネが存在する」

これは、何度か書いたことのある、ある中央省庁関連プロジェクトで経験したことです。プロジェクトが炎上し、私ひとりではプロジェクトが回せないと判断した上司は、プロマネの助っ人をアサインしてくれました。

このプロマネさん、会議の仕切りも堂々としているし、全く頭が回っていない私をすごくサポートしてくれました。

そんな中、一番驚いたのは、アクションアイテムの管理の仕方でした。

当時、議事録はメールの本文に記載してお客様に送付するスタイルだったのですが、その議事録の中に書いてあるアクションアイテムを使って管理をしていくのです。

通常、アクションアイテム管理や課題管理はExcelなどの表を使って行うと思います。

それだと、転記する工数がかかるし、管理ドキュメントが増えると。メールにアクションアイテムがかいてあるのだから、そこの内容で管理すればいいのだという理屈でした。

そのプロマネさんは、過去のミーティングで発生したアクションアイテムについて担当と期限を設定し、次の会議の議事録で、終了したアクションアイテムは消す、終わらなかったアクションアイテムは追記するというスタイルでした。

へぇーーー、こんなやり方もあるんだな、と感心しました。

私も別のプロジェクトで試してみたのですが、結局どうにもうまくいきませんでしたね。。

やはり一覧になっていないと過去にどんなアクションアイテムがあったかなど管理しにくいし、何よりも各アクションアイテムの対応履歴の管理が難しいんですよね。。

ただ、小規模で短期間のプロジェクトだったら、確かにこういうやり方で十分回せるかもな、と思いました。

それをそこそこ大きなプロジェクトでやってのけられるのは、センスなんだろうなぁ、と思いました。

私としては、自分にはない管理の仕方を見せてもらって幅が広がったな、とそのプロマネさんにはとっても感謝の気持ちでいっぱいなのでした。

それではまた！

日々感謝 m(_ _)m