プロジェクト管理の神髄とは

本当に久しぶりの投稿です。

投稿が止まっていたのは、リアルのお仕事が忙しかったのもありますが、一度立ち止まったほうがよいと直感的に思ったからです。

久々なのでリハビリかねて書きたいと思います(笑)

忙しかったリアルのお仕事というのは、今契約しているお客様から依頼された某プロジェクトのプロジェクトマネージャーでした。

名前を言ってしまえば誰しも知っている某大企業さんの中核を担うサービスのシステム移行プロジェクトです。

このプロジェクト、結構なプレッシャーがかかるものでして、万が一うまくいかなかったり、切り替えによって障害が発生したら、お客様のトップ中のトップに秒で連絡がいくようになっています。

なので、今年の7月には、システムが無事に移行し、新しいシステムで運用が問題なく開始されることが必達事項として厳命されていました。

このシステム、まあまあの利用者がおりまして、簡単にポンと切り替えられるものではありませんでした。

なので、プロジェクトを開始してから諸々のステップを踏み、切り替えるのに1年2か月を要しました。

切り替えは無事成功しました。

切り替えがすべてうまくいったときには心から安堵しました。

さて、タイトルの本題に入りますね。

このプロジェクトは、プロジェクトに影響を与える関係者(ステークホルダーといいます）が実に多かったです。

このシステムに関わる会社が複数いまして、それぞれに担当がおられます。この会社間での連携というのは基本ありません。なので、個別に連絡をとるということが求められました。

全員にメーリングリストやチャットグループで一斉同報しても、なかなか情報をみてくれなかったり、返信がなかったりということが散見されました。

また、この期間中コロナ禍に遭遇してしまったということもあり、プロジェクト開始から完了まで、すべての会議がZoomで実施されました。個別の打ち合わせからステコミまで「すべて」です。

会議室で全員集まってという会議が1度もなくプロジェクト終了まで通したのは初めての経験でした。

正直ここに関しては不安もありました。大丈夫かなと。

プロジェクトにおいては、関係者との情報共有は最も大事な事項になります。

そこで私は腹をくくって、「伝達に必要な情報は、同報に加えてすべて個別に連絡をとる」という手法をとりました。

（イメージです。実際にはZoomでやりとりしました。)

えーー、そんなの面倒じゃん、と思われる方もおられると思います。

ただ、私はこれまでに情報の共有が同じレベルでできていなかったことから齟齬が生じ、プロジェクトに支障をきたすという経験をいっぱいしてきました。

人数が多い少ないは問題ではありません。伝えるべきことは何としてでも伝えるのです。お相手が同報の情報をあまり見ない人だとわかれば、特に個別に連絡をとりました。

なので、プロジェクトの表で見えている会議やタスクに隠れて、実にたくさんの時間を「個別連絡」に費やしました。

このコミュニケーションの手間を面倒くさがってはいけません。

「メーリングリストで連絡したんだから、見てないのは相手の問題でしょ」という意見もあります。しかし、その結果プロジェクトがうまくいかなかったら、その責任はプロマネにあるのです。

その甲斐もあってか、関係者全体で大きな情報の齟齬が発生することなく進んでいくことができました。

プロジェクト管理に関するノウハウや手法を体系的にまとめたPMBOKでも、プロマネの仕事の7割とか8割はコミュニケーションだ、と言われています。

今回は、まさにそれを地で言ったような形だったな、と思います。

自分の伝えたいことを相手が把握してくれる形で情報を伝えるということに手間を惜しんではいけない、というお話でした。

それではまた！

日々感謝 m(_ _)m