リモートワークで抑えておきたい３つのポイント
YOUTURST CSチームリーダーのかいき（@kkkaaaaa15）です！
現在フリーランスとして活動しており、YOUTRUSTにはCSチームのリーダーというマネージャーのようなポジションに業務委託として参画しています。
副業 x リモートワークという、YOUTRUSTが提唱する新しいキャリアや働き方を自ら実践しているのですが、今回は、実体験も交えてリモートワークに関する内容を書いていこうと思います。
こんなテーマに興味がある方は是非読んでみて下さい！
・これからリモートワークをはじめようと思っている方
・既にリモートワークをはじめていて運用ノウハウを探している方
・リモートワークで成果を出す方法に興味がある方
はじめに
昨今、新型コロナウイルスの影響もあって、日本でも徐々にリモートワークが普及し始めているかと思います。
しかし、これまで長い間オフィスで顔を合わせて仕事をするのが当たり前だったので、リモートワークの活用に関してまだまだ手探りな企業も多いはずです。
・お互いの顔が見えないことによる不安
・仕事の進捗を把握しづらい
・全社の情報が把握しづらく会社の動きが見えづらい
・コミュニケーションの機会が少なくなる
・テキストだけのやり取りだとドライな印象を与えてしまう
・・・etc
リモートワークには様々な課題がつきまといます。
ただ、その一方で大きなメリットがあることも事実です。
・通勤時間の削減
・会議削減など業務の効率化
・オフィス家賃や交通費など経費の削減
・仕事と育児の両立がしやすい
・人間関係によるストレスの軽減
・・・etc
このようにざっと並べた項目だけでも、リモートワークをはじめることによって受けられる恩恵が大きいことがわかるかと思います。
特にオフィス家賃や交通費などの諸経費を大幅に抑えることができるのは魅力的かと思います。現代は変化が激しく、ビジネスモデルの賞味期限もどんどん短くなっているので、なるべく固定費を抑え、ローリスクで経営していきたいというのが企業の本音かと思います。そういった背景もふまえると、これからの企業の戦略として、リモートワークをいかに上手く活用できるかが一つ勝負の分かれ目になるはずです。
また、コスト面だけでなく人材の採用においてもリモートワークの活用が重要な施策となってきます。
日本は、これから少子高齢化によって労働人口が大幅に減少します。
そうなると、必然的に企業間の人材採用競争は激しくなります。
（出典）2015年までは総務省「国勢調査」（年齢不詳人口を含む）、2020年以降は国立社会保障・人口問題研究所「日本の将来推計人口（平成24年1月推計）」（出生中位・死亡中位推計）
基本的に、働き手は同じ賃金であればリモートワークやフレックスなどより自由に働ける環境を望みます。中には、多少給与が低くとも働き方を重視してA社のような企業を選ぶ人も現れてくると思います。
▼A社
給与：月給250,000円〜
勤務体系：リモートワーク / フレックス制度
▼B社
給与：月給300,000円
勤務体系：オフィス常駐
人材採用の観点から見ても、企業がリモートワークを積極的に取り入れることが、今後重要な戦略になってくるはずです。
そんなリモートワークについて、まずは抑えておきたいポイントを３つご紹介します！
１．業務の明確化
まず１つ目のポイントは、業務を明確化することです。
これはリモートワークを成功させるためには必要不可欠になります。
リモートだとお互いの顔が見えない状態なので、細かく確認を挟むこともできないですし、求めたアウトプットがでてくるのかも不安になります。そのため、仕事に取り掛かる前段階で、「アウトプット」と「プロセス」をきちんと整理し、業務を明確にしておく必要があります。
まず、主に仕事の渡し方は２種類あります。
１．すぐ手を動かせる状態までタスクまで切り分けて渡す方法
２．ざっくりと課題感だけ渡して進めて貰う方法
この渡し方は、企業のフェーズや担当者の力量に合わせて選んでいく必要性があるのですが、スタートアップはリソースも限られているので「２」を選ぶケースがほとんどかと思います。
今回は、YOUTRUSTに私が参画した頃の話を例に、「２」に関して詳しくご紹介させて頂きます！
私は、YOUTRUSTに2月下旬頃から参画したのですが、
最初のミッションは「正社員採用のナレッジを型化」することでした。
※当時のやりとり抜粋
当時、YOUTRUSTは事業責任者の佐藤がゴリゴリとビジネス組織を強化しているタイミングで、組織づくりのスタイルとして冒頭の「２」にあたる「タスクではなく課題感を渡す手法」を採用していたこともあり、ざっくりと課題感の共有と欲しいアウトプットのオーダーを貰いました。
求められたアウトプットは、「事例」と「資料」の２つ。
アウトプットするものは、はじめから明確だったため、まずは事例と資料を作るまでのプロセスを整理するところからはじめました。
ざっくりとこんな感じです。
「正社員採用の事例」のプロセス
→ 虎の巻を作ってCLに情報を共有
→ 情報共有だけじゃなくサポートに入る
→ 見事、正社員化が決定
まず先に、虎の巻を作成が必要。
「正社員採用の虎の巻」のプロセス
→ 社内にある事例やデータのかき集め
→ 資料の大枠を作成 ※ 的がずれてないか確認
→ 資料8割完成 ※ 詳細をブラッシュアップ
→ 資料完成
→ CLに情報提供
※ 初期段階で作った資料の大枠
プロセスが明確になると後は手を動かしてタスクをこなしていくだけなので、リモートワークでも仕事の進捗も可視化しやすくなります。今回は、私が手を動かす側の視点にたっていますが、仕事を依頼する側になった場合も同じようにプロセスを分解することが求められます。
「２」の仕事の渡し方ができれば、必然的にもっと細かくタスクまで切り分けて渡すことも可能になるので、仕事の進捗が可視化でき、あがってくるアウトプットに対する不安も軽減されます。
リモートワークを行うにあたって、まず誰にどのように仕事を渡すのか、社内の業務を整理してみることからはじめるのがオススメです。
２．成果指標の設定
次に、成果指標の設定です。
業務が明確になった後は、サクサクと仕事を進めていくことができるのですが、何を成果とするのかが定まっていないと仕事っぷりが良かったのか、悪かったのか、評価することが出来ません。
これは特に、副業やフリーランスを採用する場合は重要です。正社員と違って一定のパフォーマンスを維持できない場合、契約を切られてしまうので、パフォーマンスを発揮できているかどうか図るための指標が必要になります。
成果指標設定のポイントはこちらです。
１．数値化する
２．数値が読みづらいものはざっくり決めて運用しながら調整
「１」に関して、まず成果がでたのかでなかったのか、誰が見ても一目でわかるように数値化して設定します。
「２」に関して、実際に成果指標を数値化することが重要なのはわかっているものの数値が読みづらく中々目標を決められないケースも多いかと思います。
その結果、特に成果指標が定まらずあやふやなまま仕事がスタートしてしまうことも多いのではないでしょうか。そんなときは、「数値が読みづらいので最初の目標はざっくりと決めてしまって、後から経過を見て細かいところをすり合わせていきましょう」と握るのがオススメです。
こうすることで、スピード感を持って仕事をはじめて貰うことができます。
働き手は、いまやっている仕事が成果として評価されるのかどうか気になっています。これは、リモートワークで顔が見えず、直接コミュニケーションを取る機会も少ない環境ではそれがより顕著になります。余計な迷いや不安をなくすことでパフォーマンスを最大化することができます。
また、必要に応じて週１ ~ ２回の定例MTGを設けることもオススメです。
時間は短くて1回15分程度。長くても30分程度です。定期的に顔合わせてコミュニケーションを取ることで仕事がスムーズに進むこともあります。定例MTGに関しては、特に必要としない人もいるので事前にすり合わせておくと良いと思います。
３．スケジュール設定
3つ目は、スケジュールの設定です。
リモートワークは、進捗を可視化しづらいのでオフィスワークよりもスケジュールを切ることを意識して仕事を進めていくことが重要になります。
特に企業側としては、きちんと動いてくれているのかスケジュールと稼働管理に関して不安を持つかと思います。とはいってもガチガチにスケジュールや稼働管理を行ってしまうと働き手のモチベーションが下がってしまうためお互いに働き方が窮屈になってしまいます。
オススメは、ざっくりと週毎にスケジュールを決めることです。
下記は、実際に１で紹介した私がYOUTRUSTに参画して、最初に動かしたプロジェクトのスケジュールです。週毎に金曜日を迎えたタイミングでどういう状態になっていれば良いのか決めておけるとスムーズに仕事を進めやすくなります。
週毎のゴールイメージが明確になっていれば、働き方や進め方に関してはある程度おまかせします、といった仕事の振り方も可能になります。実際にでてくるアウトプットを見ながら良い進め方を早いタイミングで見つけられるとその後の立ち上がりもスムーズです。
また、リモートワークあるあるなのですが、空いてる予定が社内、社外とのテレカンでどんどん埋まっていきます。その結果、日中にまとまって作業できる時間が確保できず予定していた仕事が後ろ倒しになってしまうケースが発生してしまいます。
こういった事態を防ぐためにもなるべく無駄なテレカンを挟まなくても良いようにテキストで共有したり、社内でテレカンを使う方針を決めておくこともオススメです。（スケジュール管理がしやすくなります）
あえて方針としたのは、リモートワークに関してたくさん細かくルールを決めないほうが良いと考えているからです。ルールでガチガチにしてしまうと直接コミュニケーションが取れないことと合わさって管理されている感がより強くなってしまいます。そうなってしまうと、オフィスワークよりも窮屈で身動きが取りづらく、非効率になってしまう可能性があるからです。
良い方々と働けることが前提に、性善説に基づいて設計した方が、結果的に効率的なリモートワークの実現に繋がると思います。
最後に
今回は、リモートワークのポイントについて紹介しました。
YOUTRUSTでは、リモートワークや副業など新しい働き方を積極的に取り入れたい企業様のサポートを行っています。
是非、興味がある方はお気軽にYOUTRUSTメンバーにご相談下さい！
引き続きよろしくお願い致します！
かいき（@kkkaaaaa15）
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