バーチャルでリモートな事務所づくり

わたしの【行政書士への道】、目の前に迫っているのは、行政書士会への登録申請です。

わたしの場合は東京都行政書士会に、必要書類や登録料など一式を揃えて、申請に行きます。審査の許可がおり、登録されて初めて、行政書士を名乗り営業できるようになるので、許認可申請のようなもの。と考えると、なんだか初仕事みたいですよね。

開業許可を得るための申請、のための書類づくり、のための今日ココ。
事務所づくりに関する、あれこれです。

事務所の要件

行政書士として登録するには、行政書士法人やその他士業法人などに雇われるのでなければ、基本的に事務所を定めなくてはなりません。

自宅兼事務所も認められてはいますが、物理的な場所を確保できることや、賃貸ならばオーナーの承諾が要るなどの要件があります。たとえばうちの場合、マンション規約で営業が禁止されているため自宅開業不可です。シェアオフィスや士業との共同事務所はOKですが、バーチャルオフィスは認められていないなど、けっこう厳しい要件なのです。

わたしの場合、シェアオフィスも検討はしてみましたが納得できそうなところが見つからず、コスト面なども総合的に判断して、実家の一室を間借りして開業することにしました。事前にオーナーである母、家族には協力をお願いして、無事使用許可をもらえました。

まずは雨漏り対応

事務所とするのは、その昔わたしが使っていた部屋です。築30年超えなので、相応に傷んではいます。壁全体を塗り替えたらだいぶ雰囲気が変わるかな、と目論んでたのですが、いざ実地で見てみると問題が。

窓付近の天井の一部に、雨漏りらしきシミがありました。数年前に一度、応急的な修繕をしたことがあり、その際に壁紙を張り替えてあったそうなのですが、明らかに、再発しています。

雨漏りに向き合わざるを得ません。

先日リフォーム業者さんに来てもらいました。原因は、2階ベランダに入った水が雨どいに行かず、一部のひび割れから下の部屋に漏れているという見立てです。

致し方なし。事務所の上の、ベランダ床のFRP防水工事を1日作業でお願いすることにしました。この出費は事務所の必要経費ですね。明日決行されます。

事務所を証する書類

登録時には、事務所を証する書類として、事務所写真（規定の写真貼付用紙使用）をあわせて提出しなければなりません。

「設備は、パソコン、書類保管場所等の設備を整えた状態で撮影すること」と規定があり、いくつか必須の設備の指定があります。

ということは、それらをぜんぶ揃えた上で、事務所に配置し、写真を撮って提出するという難易度の高さです。

以前から分かってはいたので、なんとなくイメージはしてたけれど、いよいよ家具や備品を買い揃え、あるものは持ち込み、そのレイアウトも考えなくてはいけません。

バーチャルな事務所づくり

そこでやってみたのが、こちら「Sweet Home 3D」というオンラインツールです。CADの知識がなくても、直感で図面を作ることができます。

適当な配置図

壁の厚みや長さ、窓やドアの形をある程度つくったら、用意された家具や備品のテンプレを置いてみることができます。それぞれ任意の色やサイズに変えることもでき、さらにそのイメージを3D化して、あらゆる角度から見ることができるのです。

事務スペースのイメージ

当面はお客さまを呼べる状況ではないので、自分のスペースだけを充実させ、リアルに購入する物品とサイズを連動させていきます。

まだ使いこなせてないけれど、この作業が楽しくて、けっこうハマってしまいました。レイアウトをいじってみたり、実際には買えそうもないソファを置いてみたり、完全に妄想の世界へいっちゃうことも…。

事務所配置図をつくる

さて、提出書類には、事務所配置図も付けなければなりません。提出用には別の形式でつくってみました。

こちらはnoteでもおなじみのCanvaです。課金してるのでイラストもわりと豊富に使えます。上のイメージに説明を書き加えた形に。
サイズはざっくりでいいのですが、指定の備品があるか、どの角度から写真を撮ったか、という指示書も兼ねるものです。

わたしのこだわりは、L字型の事務用机。大きいので図面上でもこれありきになっていました。広いデスクが欲しかったので、はやく設置したい気持ちです。雨漏り工事が終わったら！

そんな訳で、購入した物品はなるべく実家に届くようにしていたのですが、重い図書棚が、間違えて本日自宅に届いてしまいました。やってもうた……。

週末に現場に運んで、まずは掃除、組み立て、設置作業がどこまでできるのか？備品の抜けはないか？ 無事に写真は撮れるのか？
じつは登録申請は1週間後に迫っています。

ここから先の実地の事務所づくり、許可されるのかどうかなどは、リアルタイムでの発信になります。
もし何かしくじっても、これから登録申請する方の参考になったら幸いです。（Twitterはこちら）