Webセミナーやオンラインイベントの満足度を格段に高める事前リハーサルのススメ

私自身がコロナウイルスの影響を受け始めたのあ2月最終週頃。予定していたオフラインイベントが中止になり出したのが最初でしたが、あれからもう3ヶ月経ったのかと思うと長く感じます。

さて、GWが終わり、最近では子どもたちも含めて参加したいと感じるオンラインイベントの日程が重なることも出てきました。

自分でもWebセミナーやオンラインイベントを開催する立場でありながら、いくつか参加者側の立場も経験してみると「内容は良いのに運営が原因で満足度を下げている」と感じることが出てきました。

最初は「リハーサルを事前にしていないのかな」と思ったのですが内容からすると相当の準備を短期間でやられたのだと思うので、きっとリハーサルはしているはず。そこで感じたのは、もしかしたら事前リハーサルをしていなかったのではなく「やり方に問題があったのでは？」とも感じましたので、今回の記事では「事前リハーサル」をテーマに記事を書こうと思います。

事前リハーサルをすれば確実にクオリティが上がり、満足度が上がります。
そして、当日運営も驚くほど楽に運営できることで、もっとこんな運営の工夫もしてみたいと良い意味で欲が出てきます。

この記事がWebセミナーやオンラインイベントを実施される方のクオリティが向上し、参加者の満足度が高まることに貢献できれば有難いです。

本番によく起きること

オンラインイベントでよく起きていることはこんなことです。

・司会やゲスト出演者の音声が途切れる
・画面共有をしたときにチャットの場所がわからなくなる
・動画の音が流れていない
・実物や実演を見せるために場所を移動すると回線が途切れる

これらが起きた時にその場の対応力はもちろん問われるわけですが、オンラインはリアルに比べて離脱性が高いため、この対応中に参加者の気持ちは離れていると感じます。
また、運営側が同じ環境にいないこともあり、バタバタ感は否めませんし、対応している間はプログラムが止まるため時間が勿体無い状況が続きます。

事前リハーサルのススメ

リアルイベントの場合、リハーサルをするにしても会場予約、運営メンバーの日程調整、当日のゲスト講師をリハーサルのために呼べないなど、リアルイベントの方がリハーサルをすることは困難な気がします。

一方、オンラインでは会場予約が不要で、かつ、移動もせずにできます。また、2時間イベントでも15〜30分ほどあれば終えることができます。

驚くほど気軽にできますし、リハーサルをするかしないかで当日のクオリティが格段に上がりますのでやりましょう。

事前リハーサルのやり方

事前リハーサルをするためには、タイムテーブルを作りましょう。
プログラムの流れやスタッフの役割を大まかにでも良いので記載しているものです。たとえ1時間かからないプログラムだとしても作りましょう。

事前リハーサルがグダグダになると、本番はもっとグダグダになります。練習で発揮できない実力は本番でも発揮できないというやつですね。

タイムテーブルがあることで、事前リハーサル自体のクオリティ向上や実施時間の短縮化に繋がります。

「タイムテーブルなんてなく、その場の雰囲気で対応したい！」というご意見もあるかもしれませんが、ベースがしっかりしているから余裕も生まれるため、「事前準備8割：その場の空気で対応2割」で考えることがプログラムの高い満足度を再現性高く実現できると考えています。

その上でタイムテーブルの時間をかつかつにすると、窮屈になることは事実なので、時間に余裕をもたせたければタイムラインの時間の区切り方をアバウトにしたり、バッファの時間を多めに設けておきましょう。

タイムテーブルのサンプルはこちらにまとめましたのでご参考まで。https://note.com/yoshiaki_shinji/n/n45f8adfe58bc

タイムテーブルの作成担当は、当日のイメージも湧きますのでプログラムの企画者や運営責任者が作ることがおすすめです。

リハーサルに必要な時間は？

本番と同じだけの必要時間は入りません。

本番は2時間のセミナーでも、リハーサルは30〜45分ほどで終わると思います。かといって1時間のセミナーでリハーサルの時間は半分になるかというと確認事項はそこまで減らないので、半分にはなりません。

また、全員がずっとリハーサルに参加する必要もありません。講演する人は、10分の参加でも大丈夫です。

誰がリハーサルに参加するか

理想は、当日の運営メンバー全員です。
前述の通り、外部ゲストの人がいれば全員集まる時間でなくても良いので、その方にも動作確認や本番の環境確認だけでもお願いしましょう。

とはいえ、どうしてもリハーサルに参加できない人もいます。
その場合は、運営側と参加者側をテストできるミニマムの人数で実施しましょう。

運営側と参加者側をテストできるミニマムの人数は何名か。
実は1人でもできます。

正確にはPC・スマホ・マイク付きイヤホンが1つあれば、1人でもリハーサルはできます。
ハウリングが気になるかもしれませんが、スマホ側にマイク付きイヤホンを接続し、スマホ側のマイクをミュートにすることで可能です。

とはいえ、これは最終手段です。
スマホ側の画面とPC側の画面で、マイクやビデオ、チャットなどのアイコンの場所が異なるなど、UIが異なるため、複数人でやることが理想です。

何をリハーサルするのか

まずは基本的なことのチェック

・インターネット接続の確認（当日の環境＆当日のデバイスで）
・音声、スピーカーの確認
・もし当日何かを撮影するために場所を移動するのであれば移動先の環境チェックも欠かさずに！

続いて動作確認。

・画面共有
　PPTのスライドショーを使う場合や映像を流す際は必ず事前確認。
　Zoomで動画を流す際の注意点はこちらを投稿しています。　

・参加者同士のディスカッション
　Zoom開催の場合はブレイクアウトルームの設定方法、担当者。
　TeamsやGoogle Meetsで実施の場合は複数URLを移動する体験など。
　もし複数回実施するなら実施回数分のリハーサル実施がおすすめです。
　Webセミナーツールの違いはこちらの投稿や別記事をご参考ください。

・参加者からの質問受け付け
　参加者からの質問をどう受け付けるか。
　チャットか。ミュートを解除し発言をしてもらうか。
　Webフォームを送り回答してもらうか。
　ブレイクアウトルームで個別質問会を実施するのか。
　その案内をどう送り、質問を確認し、回答するリハーサルをしましょう。

・アンケートURLの案内
　アンケートURLをチャットで送ることが多いですが、工夫されている会社さんでは、Zoomの場合は背景画像にアンケートのQRコードを入れられていることもありますので、その場合は読み取れるか試しましょう。

リハーサルは以上です。どうでしょう？比較的簡単だなと感じていただいていればありがたいです。

最後に〜事前リハーサルの意義〜

リハーサルを実施すると、大小様々な改善アイディアが出てきます。

・〇〇さんの回線は悪そうだから、環境を変えるかデバイスを変えよう
・こんな説明をした方がわかりやすいからスライドを追加、修正しよう
・ここは誰かに運営のサポートに入ってもらおう

さらには

・こんな機能があるならプログラムをこう変えてみよう！
・あの施策もオンラインでやってみよう！

といった発展性あるアイデアまで出てくるかもしれません。

こういう改善要望や発展アイデアが出れば非常に良いリハーサルになった証拠ではないかなと思います。

その上で、開催までの期間もあると思うので、取捨選択して担当を決めて改善しましょう。

オンラインセミナーの運営は、開催回数を重ねる毎にクオリティは上がって行くわけですが、参加者には初めての人もいます。1回目の参加体験がイマイチになると、その後の参加意欲が削がれてますので、事前にクオリティを高められることは高めましょう。

満足度が高いセミナーを開催することがオンラインセミナー参加者を増やし、結果的に自分たちのセミナーの参加者を増やすことにつながると思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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