1人での対応が難しくなった時の対処法3選

こんにちは。コミュニティプロデューサーの石井です。

私の略歴だったりやっていることは下記の通りです。

・起業10年目
・多世代型のコミュニティスポーツを主催
・小学校放課後子ども教室のコーディネーター（6年目）
・（未就学児対象の）児童発達支援教室で運動プログラムを実施（約3年）
・空き店舗をリノベーションして、レンタル＆コミュニティスペースであるYORIAI西川口を運営（約2年）
・春日部市シティセールス広報課のマーケティング担当に公募で選ばれる
・登録者300名のスポーツ事業者向けコミュニティを運営
・初期にETICのSVSM（社会起業家支援プログラム）に選ばれる
・中・高と野球部で、中学の時は主将だった一方で、高校はほぼ試合に出られずに裏方だったが、最後の夏に奇跡的にベンチ入り
・大学3年～4年の一時期は、つくば・川口・ひばりが丘の3拠点生活
・大学時代に起業を志すも失敗し、卒業間近から就職活動スタート
・就職1社目は、売れない営業マンで表現力を磨くためにミュージカル参加
・高校の伝統行事50kmマラソン、高校3年間は途中で歩いてしまったが、32歳でOB参加して途中で歩くことなく完走する
・33歳で（最高気温37度だった）真夏のフルマラソン（チャレンジ2020、公園の周回コースを46周）完走
・宮城県石巻市でヘドロの除去作業や長崎から熊本へカーシェア用の車を運ぶなど震災ボランティアも行い、あと4県で全国制覇

何かイベントを主催したり、サービス提供をしたりという時に、初期は1人または少人数で準備することになると思いますが、段々規模が大きくなってくると、同じように対応することが難しくなってくるということも生じてきます。

その際に、人（スタッフ）を増やそうというのがこれまでの発想だったと思いますが、人を雇ったり協力者を求める前に考えるべきは、自動化できることはないか？という視点だと思っています。

では、どんな自動化ができるのかという具体例を3つ紹介していきます。

１．メールを自動化

これは当たり前と思うかもしれませんが、一人ひとりとメールをしているだけでもけっこう時間がかかってしまいます。

そこで効果的なのが自動返信メールを設定しておくことです。

もちろん個別にメールが必要な場面も出てくるでしょうが、極力効率化させる上で有効です。

また自動化という点では、Twitterでの発信や、Facebookグループでの発信も日時設定ができるので、これらを使って、発信について考える時間をまとめる（＝発信内容を貯めておく）ことも一考です。

２．決済を自動化

こちらに関して、私自身の経験でも、イベント時は最初、現金払いで一人ひとりから受け取っていました。

その後カード決済を取り入れ、さらに銀行振込にも対応したことで、現金払いの方が初期に比べるとだいぶ減りました。
（月額会費型の場合は、カード引き落としか口座引き落としになってくると思います）

現金でのやり取りが減ることで、
・現金の計算が効率化される（集計のミスを減らせる）
・運営の手間が省ける（他の運営により注力できる）
ことにつながるので、取り入れるに越したことはないでしょう。

３．説明を自動化

これは、直接説明しなくても、メールで説明したり、視覚化した方が良ければ動画で説明するということが挙げられます。

2の決済のみならず、説明まで自動化することができれば、場合によっては対応の必要がなくなったり（＝無人でOKになる）、現場に行かなくて良くなるというメリットも生まれる可能性があります。
（私の場合は、実際に、レンタルスペースの利用者対応の手間を減らすことにつながっています）

※動画に関しては、見学する必要がなくなるという利点が生まれることもあります

もちろん、自動化にも限界はあると思いますが、自動化できるところは自動化して、その分、他の重要なことに集中するということが、小規模でやっている人ほど重要になってくるかなと思っておりますので、参考になりましたら幸いです。

追伸

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