Yoom活用企業インタビュー＃2【葬送事業の株式会社いとう様】
こんにちは！Yoom編集部です。
今回はYoomを使って実際に業務のSaaSを連携するデータベース「Yoom」を使いこなして、業務効率改善を行ったユーザーさんの声をご紹介していきます。
インタビュー第2回目は、長野県で葬儀の企画・施工、生花の販売、墓石や仏壇の販売などの事業を行う株式会社いとう様。これまで手書きメインだったコミュニケーションや情報管理をデジタルへシフトしていく過程でSaaSを多数導入されています。その中でYoomを導入したことで、情報共有のスピードアップと業務効率化を実現しました。
Yoomを導入した背景や具体的な活用方法について聞きました。
会社名：株式会社いとう
業種：葬送事業
従業員数：101人〜500人
手書き文化による情報共有の遅さに課題を感じていた
──Yoomを導入した理由を教えてください
弊社は葬儀、生花販売、仕出し料理の宅配、障害者や高齢者の生活支援など、様々なサービスを提供しております。社内の部門も多く、それこそ業務効率化していかないと回っていきません。しかし社内では手書き文化が根強く、ほとんどが手書きの書類で管理されており、何が最新の情報かがわからない。オフィスに設置しているホワイトボードに書いてあるのが最新で重要な情報、とみんなが何となく認識しているような状態です。そこをどんどんデジタル化して情報共有しやすくなるように、今色々なクラウドサービスを試しているところです。
kintone、Chatwork、freee、カイクラなどのサービスを活用しており、Yoomを使えばそれらの連携が自由に簡単にできるという点に興味を持ちました。連携できるサービスが多岐にわたるというところがポテンシャルが高いなと。
まずはフリープランを使ってみたところ、UIもわかりやすく、やりたいことも実現できそうですし、今の経営状態にハマると思い導入を決めました。使い方に関しては最初のレクチャーで理解できましたし、不明点が出た際はチャットで質問するとすぐ答えていただけるのでそこで都度解決しています。
SEでなくてもノーコードでサービス連携が可能
──Yoom導入後、現場の方の反応はいかがでしたか？
どの業界でもITや新しいサービスに対してアレルギーを持つ方はいらっしゃると思いますが、やはり便利だと思っていただくようにメリットを伝えるのが大事だなと最近感じています。例えば、「一度お名前や住所、電話番号などを入力すれば、発注書の作成や葬儀の承りなども自動的に作成されるので、もう二度と入力しなくていいんですよ」という話をよくします。
本来なら、色々なサービスのAPIを調べて、javaで書いて連携させなければいけませんでしたが、Yoomを使えばノーコードで誰でもサービス連携ができます。私の方で連携設定さえしてしまえば、現場の方は「ただフォームに入力するだけ」なので、使用する上で難しさを感じている方はいないようです。
発注や問い合わせなどをチャットに集約し、情報共有と対応のスピードアップを実現
──どのように活用されているのでしょうか？
例えば葬儀の場合、まずコンタクトセンターに葬儀依頼の第一報が入ります。これまではお名前や住所、病院名や葬儀を行うホールなどの情報を手書きでメモして、担当者に電話連絡した後に他のメンバーにChatworkで連絡。担当者は紙の書類にその内容を記入するという流れでした。承った内容をデータとして格納するまでには、受電から半日〜1日は経ってしまっていました。
Yoom導入後は、電話を受けた者がお客様のお名前や住所などをフォームに入力するだけ。その情報がスプレッドシートに自動転記され、PDF化されたものがChatworkで共有されると同時にGoogle Driveに格納されます。一度のフォーム入力で、同じ情報をメンバーに即時共有できるようになりました。
他にも葬儀の相談会の申し込みや問い合わせ、ECサイトでの供花の販売に関してもチャットに入るようになっています。今ってなかなかマメにメールチェックしなかったり、メールを溜めてしまう方もいるので、チャットの方が情報共有は早いですよね。
──Yoom導入後、どのような効果がありましたか?
例えば供花が売れた場合、これまではその情報がメールに届き、担当者が同じ内容を手入力でChatworkで共有していましたが、Yoom導入後は売上情報が自動でChatworkに共有されるので10〜15分は時間短縮されています。情報共有が即時デジタルでできるようになったというのが一番大きな点です。これからPDCAを回して行こうと思います。
──Yoomで連携する業務はどのように探しているのでしょうか？
実際に現場にヒアリングをして、今何の業務をどのようにやっているか、そもそもこの作業は必要か、といったところの業務を見直しています。現場の方の声を拾っていくと、過去を踏襲してずっとやってきたけど今は必要ない業務も見つかりますし、これはYoomで連携できるねと提案することもできます。社長も経営者として「あの業務、無駄があるんじゃないかな？」とご指摘いただくこともあります。
──今後どのようにYoomを活用していきたいですか？
一度入力すれば、色々なサービスに共有される「ワンタイムインプット」は実現できるとYoomを使い感じています。今の私の目標は、社内のホワイトボードをなくすことなので、今後は他サービスとの連携を増やし、より多くの業務において効率化を図りたいですね。
渡部様、どうもありがとうございました！
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