N/S高で僕が行ってきた Slack 活用と推進のすべて
こんにちは！角川ドワンゴ学園 N高等学校の横内です。私達の学校、N高等学校･S高等学校では、学内のコミュニケーションツールとして Slack を利用しています。
上に行っても下に行っても僕の場合は未読のメンションがついていますね
Slack とっても便利ですよね！実は、N高･S高で横内は主に「Slack 活用推進」を行っていました。今日はこの Slack 活用推進について詳しく述べていきます。
なんで Slack 推進をはじめた？
の前に、なぜこんなことを始めたのかを少しお話させてください。僕がN高に Join したのは 2020年。少しまずは Slack とN高に慣れる必要があったので、慣れていましたが、当時は Slack のオリエンテーションなどもなかったとき。手探り状態だったのをよく覚えています。ただ、Slack 基本トレーニングに参加したり、ウェビナーを視聴したりしてたくさんの機能があることを次々に知っていきました。その中で便利なのに制限をされていて利用できていない機能だったり、そもそも活用されていないものなどがたくさんあることに気づき、せっかく在学しているならもっと活用したい！と思い、学園側の Slack 管理者 (当時) や Slack 社へコンタクトをし、少しずつ関係者とコネクトを持ち、いろいろと使っていきませんか？などと提案などで働きかけをしはじめたのがきっかけです。
Slack 活用･推進の中身
いくつか行ってきましたが、主に「活用」と「推進」の２カテゴリに別れます。それぞれ紹介します。
【活用】 ワークフロービルダー
僕が活用を進めるまで、ワークフロー（ワークフロービルダー）は全く利用されていませんでした。有償プランでしか使えない機能なのにも関わらず、活用できていないのはとっても残念な点。というかもったいない！と思い、早速ここにメスを入れました。
ワークフローのいいところ
操作が比較的カンタン
操作がフォームなどに比べてまだ簡単です。メッセージの左下から開始するので、さほど難しくない印象です。また、次の活用で紹介する投稿権限と組み合わせることもできるのでとっても便利です。
（上に青い雷マークがあるとワークフローが当該チャンネルに追加されています。逆にこのマークがなければ何も追加されていません。ちょっと Slack の UI 変更で少し見にくくなった…。）
Slack 内で完結できるところ
個人的にもこれが大きい。いちいち、Google フォームに飛ばせて、ということもなく Slack 内ですべて完結できるところがとっても良いと思います。やっぱり Slack から動いて、となると動きも悪くなるので、そこで完結できるのがやっぱり楽でいいですね。
管理も楽
ワークスペースの管理者やオーナーであれば、公開中のワークフローをすべてワークフロービルダーの画面から確認することができます。これはあまり知られていないかもですが、ワークフローってコラボレーターのアカウントが全員解除されてしまうと消えてしまうんですよね。その時は、どの組織にも管理用のアカウントとか告知用のアカウントってあると思うので、そのような半永久的に活用し続けるアカウントをコラボレーターに追加しておくと離職者が出ても追加で引き継ぎを行う必要もなく安心です。
ワークフローを活用した問い合わせ受付
学園では、僕が作成したオリジナルのワークフローで、一部、N/S高生から担当部署への問い合わせをワークフローに一本化または既存の Gmail での対応＋ワークフローの並立で受付を行うようにしました。普段のワークフローとか問い合わせは、機密情報以外はなるべくやはり情報をオープンにしておくべきなんですよね。ただ、うちではそうもいかず内容によっては最初から対応をプライベートにしておく必要があったりします。ですが、そんなケースにもワークフローは対応できました！その流れはこんな感じ。
ちょっと話が長くなりそうなので、これはまだ別の記事にしようと思います。ご利用いただけるワークフローデータも配布できたらいいなー。
【活用】投稿権限の制限
本学では有償プランを利用しておりますので、各チャンネルごとに投稿権限の制限をかけることができます。これも今まであまり活用されていなかった少しもったいない点です。
投稿権限を制限すると何が起こる？
投稿権限を制限することで、関係のない人の誤爆を防げます。ときどきそういったことありませんか？ですし、自分もしそうになるときありませんか？こういったミスを０にできる安心の機能です。また、チャンネル名も正しく明記すれば、ここは◯◯チームの担当のアナウンスチャンネルだ、とすることができます。特に規模が大きい組織の方であればぜひ活用すべき機能の１つです。
ワークフローとも組み合わせられる
実は投稿権限の制限とワークフローは組み合わせることができます！そして、組み合わせは抜群！ワークフローを使って型にハマった投稿だけをすることもできます。また、例えば、アナウンスのチャンネルで運用しているけど、問い合わせは別個にしたい。ただ、ヘルプのチャンネルを作るほどじゃない… という場合は、まずはアナウンスのみにするために投稿権限を引きましょう。そして、先述の活用にもあったワークフロービルダーで問い合わせのフローを構築して追加すれば、キレイな枠にハマったものを展開することができます。
【推進】 N SlackDay!! の開催
Slack を使ってもらうためには、まずは基礎的な機能の紹介から行う必要があると考え、学園や Slack 社に掛け合ったところ、全学(N/S高･角川ドワンゴ学園) 規模で一度 Slack イベントをやろう！ということになりました。学園の公式イベントとしてSlackをテーマに行うのは初となり、また Slack Japan としても高等学校とこのようなオンラインイベントを行うのは初めての試みとなりました。Slack 社の皆さんもご賛同いただき、佐々木日本法人代表 や相川ディレクター も招いた豪華なパネリストで実施することができました。
※ 記載の文言はすべて 2021年8月当時。
イベントの詳細は、上記リソース（上: 学園発プレスリリース / 下: イベントの様子を記載した Linkedin ブログ）に掲載しておりますので、ここでは割愛します。ぜひ目を通してみてください。
イベントをやる意味って？
皆さん、思い思いで Slack を活用していると思います。言えば自己流です。ただ、それは限られた機能しか活用されていないのかも。スレッドを使うという基礎のところから、絵文字でのリアクション、新機能の紹介まで、改めて機能の振り返りをすることで、N/S高生であれば普段の学校生活、教職員は普段の業務においてもっと Slack を便利に活用していただけるのではないか、こんな機能もあるんだよ！と知らないことを伝授できると考えました。そして、今回は N/S高生そして教職員の皆さん全員に共通するということで、学校という中で、さらに深い意味のあるものになりました。また、オンラインイベントのため、アーカイブも効果的。いつでも見たいときには確認もできますので新入職向けへの展開や新入生へも活用できます。（関係者の方々であれば、N予備校の課外授業にアーカイブを掲載しています。こちらからアクセスできますよ！）
オープンとクローズドの違い
ただ、今回は学内では大きくオープンにしたため、規模の大きいものとなり、参加者の皆さんと一緒に行うアクティビティを入れることができませんでした。アクティビティを入れると、場合によってはチャンネルへの参加方法というところからサポートをすることもあります（うちの場合はそんな心配はないかと思いますが）し、規模が規模なので全員の操作を待っているとイベント時間が何時間あっても足りないので、今回は説明を解説するいわばThe ウェビナーのような感じで行いました。もう少し人数が少なくして回を複数回に分割できるようなクローズドであれば、アクティビティなんか入れて双方向のコミュニケーションも活発にできたかなと思います。
最後に
僕のミッションは Slack を広めることでもなんでもありません。Slack 社員でもありません（今は）。いろいろな場面でも言っているのですが、なんでもやる気があればとことんできます。それが自分の好きなものであればなおさら！イヤイヤやるのではなく、ぜひ自分がそのモノのことを好きになっていろいろやってみてください。そうすれば、なんでもうまくいくはずです。
I love Slack ❤️
※ 掲載の情報は特段の記載があるものを除き、すべて 2021年12月当時です。
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