【整理術】仕事の終わりにおこなう３つのデジタル小掃除

デジタル環境の整理は、暮らしの物理的なモノの整理と同様に、私たちにとって欠かせない日常業務のひとつになっている。私の仕事では、VDI環境で作業をしているため、ファイルはサーバーに保存されている。

ただ、個人が利用できる領域には制限があるので、効率的に使用しないとあっという間に容量がいっぱいになり、パソコンの動作も重たくなってしまう。

そのため、日々のデジタル小掃除が欠かせない。これは単なる整理ではなく、次の日の仕事の効率も上げ、心の負担も軽くしている。

仕事の終わりに必ずおこなう、私の３つのルーチンを紹介します。

１．ダウンロードファルダを空っぽにする

サーバーからダウンロードしたファイルは、ダウンロードフォルダに入る。その際に、個人領域の適切なフォルダに移動させることも多いが、一時的に見たかったファイルなどは、ダウンロードフォルダに残ったままとなっていることもある。

そのため、一日の終わりに、ダウンロードフォルダをチェックし、不要なものは削除、必要なものは適切なフォルダへ移動させ、ダウンロードフォルダは常に空に保つようにしている。

２．ゴミ箱を空っぽにする

勤務中に削除したファイルは、「ゴミ箱」フォルダに移動している。アーカイブ展開後のzipファイルをはじめ、不要なファイルはつど削除しているため、仕事の終わりには、ゴミ箱にファイルがたまっている。毎日ゴミ箱を空っぽ＝ファイルを完全に削除することで、容量の無駄づかいを防いでいる。

ときどき、「ゴミ箱」の中身が見えないことがある。その場合は、以下のコマンドをエクスプローラーのアドレスバーに入力すると、「ゴミ箱」の中身が表示される。

%SystemRoot%\explorer.exe shell:RecycleBinFolder

Teams会議の録画ファイルなど、サイズの大きいファイルを削除したはずなのに、ゴミ箱も空にしたのに、個人領域が全然減らずに困っていた経験がある。

社内のTipsを確認したところ、ゴミ箱フォルダには問題があることがわかった。上記の手順を実行した結果、ゴミ箱にたくさんのファイルが表示され、ぎょっとした。これらを削除したことで容量が数GBも減少し、そのときのスッキリ感といったら言葉にならなかった。

それ以来、ゴミ箱の中身が見えないときは、このコマンドを実行している。

３．ブラウザのキャッシュをクリアする

インターネットの使用履歴や一時ファイルはパソコンの動作を遅くする原因となる。そのため、ブラウザのキャッシュを毎日クリアしている。この作業も社内のTipsにあったバッチファイルを使用して実行している。

これらの短時間の作業を終えることで、翌日の仕事は、快適なデジタル環境でスタートできる。仕事の効率化はもちろん、精神的なゆとり＝心の余白にもつながっている。

この日々のデジタル小掃除は、わずか数分の作業だが、その影響は大きい。私にとって、この習慣は、仕事の品質を保つだけでなく、デジタル空間での快適さを確保するために必要不可欠だ。

【おまけ】見出し画像は生成AIで遊んだよ

見出し画像は、GPT４を使用して作成したものである。
プロンプトから入力した文章と生成された画像、本記事の見出し画像が出てくるまでの変遷を紹介します。

「仕事の終わりにおこなう３つのデジタル小掃除」というタイトルに合う画像を作成してください

パソコンに３つのアクションのイラスト、机の周りがピカピカになっているイメージのようだ。いい感じではあったが、仕事環境がMacではないので、Windows OSのイメージで依頼してみた。

windowsOSのイメージでお願いします

イラストは変わったが、全体的にあまりしっくりこない。
もっとシンプルにならないかな。

もう少しシンプルに作成できませんか

なるほど、こうなるんだ。そうだよね。
たしかにシンプルだけど、シンプル過ぎかな……。

今度は、タイトル名そのままではなく、作りたい画像のイメージを伝えてみた。

デジタルファイルがゴミ箱にどんどん入っていくイメージをつくってください

なるほどその通りだが、なんだかこわい……。
もう少しシンプルにならないかな。
また「シンプル」キーワードを出してしまった。

もう少しシンプルに作成できませんか

シンプルにというと、そうなるよね。
記事のイメージに合うものを作成するには……。
何をイメージしたいのか、考えてみる。
次に、出した指示文はこちら。

デジタル整理術をイメージした画像を作成してください

う〜ん、なにか私が思っているものと違う。
もう少し具体的に考えて指示をしてみる。

デジタル整理樹として日々不要なファイルを削除することを日々のルーティンにしていることをイメージした画像を作成してください

ん？どういうことだろう。
作成された画像の解説文がこちらだった。

デジタル整理を日常のルーチンとして象徴する「デジタル整理の木」のイラストを作成しました。この木の枝は、ドキュメント、写真、メールなど、異なる種類のデジタルファイルを表しています。各葉は個々のファイルやタスクを象徴し、木から落ちる葉は日々不要なファイルを削除する行為を表しています。木の根元で、落ちた葉を丁寧に取り除く人物が描かれており、清潔で整理されたデジタル環境を維持することへのユーザーのコミットメントを象徴しています。背景は静かでミニマリスティックで、デジタル整理プロセスの集中と平和を強調しています。この創造的な表現は、デジタル空間を整頓し続けることの重要性と日常的なルーチンの規則性を伝えます。

これを読んでやっと意味がわかった。絵をじっくりみないとわからないけれど、なんだか創造的でいいかもしれない。
この画像にしてみよう。

ということで、この画像を採用しました。


生成AIの画像は、どこかのっぺりとした感じが多い。個人的にはやはり「みんなのフォトギャラリー」にある、noteクリエイターのTOMOさんやnouchiさん、500mlさんのイラストのほうが好きだなあと思っている。

でも、生成AIは面白い技術ではある。

＊　＊　＊

以上です。
「おまけ」の長い不思議な記事でしたが、最後までお読みいただきありがとうございました。

デジタル整理に関する書籍はたくさんありますね。

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