リマインドのパターンと傾向

何かを期限までに依頼して、期限付近に依頼先に依頼事項を思い出していただくために再度アナウンスする「リマインド」という行為があります。

主にメールやチャットツールなどでする方が多く、仕事でよく見かける方も多いのではないでしょうか。

このリマインドをよく見るとタイミングが数パターンあると思いました。
パターン毎にまとめてみようと思います。

パターン①：期限の1日～2日前あたりでリマインド

これが最も多いパターンかもしれません。
期限の1日、もしくは2日前頃にリマインドをするパターンです。
自分も依頼元でリマインドする場合はこのタイミングで基本するようにしてます。

依頼先がリマインドに気づくタイミングにもよりますが、リマインドから期限まである程度時間があるので、もし未着手の場合でも間に合うことが多いかもしれません。

パターン②：期限の直前(1時間～2時間前) にリマインド

次のパターンとしては、直前にリマインド。
たまに見かけます。
直前なのでリマインドに気づいたタイミングで、もし未着手の場合は期限に間に合わないことも多そうな感じもします。

期限を過ぎても構わないからやってほしい、という考えかもしれません。

ちなみに、自分で過去にあったケースですが、リマインドを①のタイミングでしようと思って、それを忘れてしまい、結果直前の②のタイミングになってしまった、、ということがあります。
もしかしたら自分以外でも同様のケースだった場合もあるかもしれません。

パターン③：期限後にリマインド

こちらもレアケースですが期限後にリマインドをするパターンもたまに見かけます。
期限まではやるかやらないか依頼先に委ねる。
期限後に念のため連絡、という考えかもしれません(リマインドの目的自体が①、②とは異なるかもしれません)。
もしくは、期限の後に更にもう1つ期限があって、そこまで対応すればOKという考えかもしれません(期限の意味が怪しくなりますが・・）。

このパターンだともちろんリマインド後にいくら頑張ってもそもそも期限後なので期限に間に合うことはありません。

パターンについては以上です。

某企業の実施したリマインド

これは人から聞いた話になりますが、某企業が主催するイベントでのリマインドの話です。

・そのイベントは有料
・イベント前日の〇時以降のキャンセルは全額キャンセル料が発生する

という規定のイベント。
そして、イベント前日に申込者にリマインドのメールが送られるのですが、送られるタイミングが全額キャンセル料が発生する「〇時を少し過ぎたタイミング」（18時だとしたら18時10分頃）だったそうです。
このタイミングで例えばイベントに申し込んだことを忘れてて、他に予定がありキャンセルをしたい、、となっても全額キャンセル料が発生します。
(知人はこれでキャンセル料も払ったことがあるようで・・)

これをどう受け取るかは人によって変わりそうです。

・全額キャンセル料が発生する前にリマインドをしてあげた方が親切なのでは

・申し込みを忘れたり、別な予定とダブルブッキングする申込者が悪いので何も問題ない

その他にも色々受け取り方はあるかと思いますが、受け取る側がどういう気持ちになるか、ということを考えてコミュニケーションを実施することが大切だな、と話を聞いて思いました。

リマインド無しで動く人は2割～3割くらい

色々な人が色々なミッションやタスクを抱え日々動いてるかと思います。そのため、何か依頼をしたら基本的に期限前にリマインドをしないと依頼先がうまく動いてくれない、というケースが多く、特に仕事を進めるうえではリマインドは切り離すことができない場面が多いと感じます。

ただ、そんな中でもリマインド無しで依頼事項を確実に期限までにこなす人がいることも事実です。自分のこれまでの感覚ですが、平均すると2割、多くて3割くらいなイメージです(よく2：8の法則と言いますが、まさにそれ)。

10人に依頼したら

①2～3人くらいはリマインド無しで期限までに確実に対応する
②4～5人くらいはリマインドしたら期限内に対応する
③1～2人くらいはリマインドしても期限内に対応しない

だいたいこのような分布になる気がしています。そして、仕事ができるな、と感じるのも①②③の順にだいたいなります。

対応できない人はもちろん色々な理由やできない事情があると思います。
ただ、一方でしっかり対応している人がいる、ということも意識した方がいいと思います。