メールのルール「メールは戦いだ！」3

メールの送受信にもルールがあります。

いや、ルールを明確にする必要があります。

私が実際に実施していることを以下に共有いたします。

これでメール（現在Slackなどを使用中）のキャッチボールが少なくなり
案件における相手との反応や収束時期が早くなっています。
 
このルールは、会社に来て、メールをいつ読むか？どれくらいの時間をかけるかということです。

メールをいつ送受信するか？

（１）　時間を決めてメールを読む

朝会社に来て、だらだらメールを読んでいては、夕方になっても終わらない可能性大です。
では、いつメール対応するのか？
 
・まず、出社一番で重要なメールを小１時間かけて対応します
・一度別の仕事（資料作成や会議の出席など）に移ります
・午後一番にメールを再開します。
・その後、お客様との電話や、会議、出張などを実施し
・夕方、もう一度メール対応をします。
 
したがって、朝昼夕と大体３回に分けて、小１時間かけて対応することになります。
そのほうが効率は上がりますし、頭もリフレッシュできます。
その間に、お客様への電話、資料作成、会議などに時間を使います。
 
万が一、急ぎのメールがあるかもしれませんから、1時間のうち２〜３分くらいは件名を高速スキャンして重要な案件があれば対応し、終わったらすぐに元の仕事に戻ります。
 
また、最近では会社のPCでなくても、スマホやタブレットからでも読めますから、出社前に読んでおいて、会社に来たら一気に発信するという手もあります。

出社前、出社後は時間外労働にもなりかねませんので、ほどほどにしなければなりません。
会社によっては、社員のPCの稼働時間を厳格に監視しているところもありますから、用心しましょう。

管理職の方は可能かもしれませんが、それでも会社のルールに則って実施すべきです。

また、あんぽんたん、かつ非常識な部長は、夜メールを発信して、朝社員が出社したら
「例の件どうなった？」なんて言ってくることがあります。
そんな時は、「なんのことでしょうか？」とシラを切るに限ります。
私の上司はそんな人でした。そんなひとは相手にできません。
 

（２）　決まった時間に、メールを送信する。

メールを送信する時にも、急がないメールは適当に時間を見て送ります。
メールの送信時間を指定できるメール機能もありますから、それを使うのも一つの手です。
 
また、これは特定のお客様に対してですが、お客様がメールを送受信する時間の統計を３ヶ月ほど取ったことがあります。

その結果に基づき、お客様がメールを送受信する時間に、決め打ちでこちらからメールを送信します。

私のお客様の場合は、おおむねですが・・・
 
・出社してすぐの朝9時前後
・お昼休みが終わった13時前後
・そして夕方帰宅前の5時前後でした
 
この時間をめがけて送信すればかなりの確率で読んでいただき、
かつ返事が来ます。

この場合は大抵の場合は、添付資料を読んでから返信して欲しい場合です。
もちろん本当に急ぐ時は電話をするわけですが・・・。

あなたもそんな統計をとって、決め打ちでメールを送ってみたらいかがでしょうか。
 
あと、これは重要な事ですが、お客様とのやり取りで、メールが一番重要とは限りません。

メールは単なる一つの手段に過ぎない、と言う事も頭に入れておきましょう。

電話がいいのか、訪問がいいのかはその時々の重要度によって選択すべきです。

メールのルール４に続きます。