メールのルール「メールは戦いだ！」2

大量のメールはこう処理する。＜前回１の続き＞

今回はメールを読む優先順位は？です。

前回の続きで、重要事項はまず3件ありました。
１〜３をもう少し掘り下げます。

１．お客様からのメールの場合

特に人命に関わる事故や、製品の品質に関わる事は１番重要です。やはり顧客志向、人命重視指向であるべきです。人命や品質に関わる事でなくとも、お客様からのメールであれば、問い合わせや、注文、納入に関するメールかもしれません。この類いのメールは、迅速に対応し、処理しなくてはいけません。いわゆる、即レス(quick response)案件です。

その姿勢いかんで、あなたが顧客志向かどうかお客様に判断されます。
お客様からのメールは、自社のメールアドレスと「差出人」表示が違いますから、容易に探せる事と思います。また、「件名」からも容易に探せることと思います。

ちなみに、今回自動車メーカーで数々の不正が問題になりました。
あなたが品質担当でしたら、出社したら「いの一番に」この関連の
メールを見なければならないのは当然のことです。
メールを見ていなくて、上司から呼び出しの電話なんかが来たら、
もう最悪です。

出社途中で、出社次第見るべきメールを頭に入れておくのも必然かもしれません。
また、スマホでも会社のメールは見られますから、読んだ上で「出社次第、そちらへ伺います」と上司に一報を入れておけば、上からの爆弾は防げます。

２．件名に、「至急！(Urgent!)」や「督促（Reminder）」と書かれたメール

世の中何が急にあるか分かりません。大至急の連絡事項で関係者（お客様）のご不幸があるかもしれません。今日は、お通夜になるかもしれません。

「緊急！」はとにかく早く見つけ出さなくてはいけません。製品の品質不良の場合も「至急！」と件名欄に書かれる事があります。

「早期が過ぎています」とかのコメントがあったら真っ青になりますね。

また、たいして緊急案件じゃなくても、「至急！」を連発する人はいます。
ただそれもメールの中身を見ないことには判断できません。
とにかく、迅速に見てみましょう。

たいした事でなければ後回しで構いません。また、「督促」は提出期限のある案件の催促かもしれません。予算関係など重要な案件の場合もあります。

要点（要求事項、期限など）を素早く確認しましょう。　

３. 自分の上司や、更にその上の職制（部長、取締役、時に社長）からのメールは、迅速にチェック！。

これも、迅速にチェックしましょう！。

上級管理職の人たちは、件名に「至急！」と書いてなくても、通常は至急対応要求案件である事が多いのは否定できません。下手するとメールを送って１０分もしないうちに、「メール読んだ？」、「資料出来たぁー？」と過酷な要求を上司がしてくることがあります。

それが管理職といわれる人達です。自分の仕事を、顧客案件よりも最優先にやってくれると信じています。（かくゆう私もそうでした。）

また、彼らの更に上の上司もそう思っているのです。
「部長がうるさいんで」とか「事業部長から催促があるんで」とか、
本当はそうでなくてもそういう言い方で督促してくることがままあります。
ここはいちいち腹を立てずに対応しましょう。
反論はダメです。これはあなたのためです。

以上は、メールを読む際のルールのプライオリティーのことになりますが、
実際にはメールを読む時のルールを自分なりに決めておきましょう。
 
以下の、その他の案件は自分にとっての重要度と優先順位を見極めながら
判断しましょう。

4. 自分から他部門に依頼した件
5. プロジェクト案件
6. 決済案件
7. 人事案件

など、自分の中で分類することも必要です。

次回メールのルール ３ へ続く