メールのルール 「メールは戦いだ！」1

「メールは戦いだ！」挑発的な書き出しです。
私は、メールとは相手との「戦いだ！」と思っています。

この記事は、メールの書き方や一般的なマニュアル的なものではありません。
メールの目的をタイムリーに達成し、だらだらと会社にいることのない
ようにするためのものです。

タイムリーとは、相手からの要求や質問などの必要な内容を、適切な
タイミング（早ければいいというものではありません）で提供（送信）し、その案件を早期に収束させるという意味です。

その場合は、Win-Winの結果になるようなアクションと内容でなければなりません。

ところで、そもそもメールは、必要があって書くものです。
しかも、仕事ですから基本的には急を要するものが多いはず。
たらたら書いていて、いつ返事が来ても構いません、というものでは
ないはずです。

自分で計算したことはありませんが、PCに向かって1日でどれくらいの
メールを送信しているか？　おそらくは膨大な時間のはずです。

ならば、自分で発信したメールを、

・いかに早く相手に読んでもらい
・いかに早く返信して
・いかに早く案件をクローズさせるか

に集中すべきです。

そのテクニック、すなわち「メールのルール」をなん回かに渡って
発信します。
あなたのメールの対応が「劇的に」変わるはずです。

お客様や社内の人でも、あなたを見る目が変わってくるはずです。
自由な、かつ創造的な時間が増え、したがってワークライフバランスが
実現できるはずです。

空いた時間は、家族のためでも構いません、「自分を磨く時間」の
ためでも構いません、そんどん創造し使ってみましょう。

メールはもう避けては通らないほどに、重要な通信手段になっています。
これをいかに効率よく処理するかによって、一日の仕事の出来不出来が
決まって来ます。うまくやらないと残業を増やすことにもなりかねません。

大方の人は、朝会社へ来たらメールアプリを開けメールを順番に見て
いって、お昼も過ぎると「あー、メールで一日終わりそー」なんて
のんきなことを言っていませんか？
それは仕事のできない人の、戯言です。

メールが一日１００通～2００通くらい来る人は、そんなことでは、
間違いなく悲鳴を上げる事になります。
これでは、一日中やってもメールは処理できませんし、仕事の効率は
上がりません。

メールには効率を上げられるルールがあります。これをマスターすれば
メールを早く切り上げ、もっと創造的な仕事をする時間が作れる事に
なります。

今回は第１回

１． メールの読み方　大量のメールはこう処理するです！
(ア) メールを読む前に、受信メールを読むプライオリティ・ルールを
あらかじめ決めておく

昨日読んだメールの次から時間的の古いものから順番に読むというのは、
何も考えていない証拠です。これでは効率は上がりません。

最初にすべき事は、まずどんなメールが来ているか、さーっと「スキャン」をしてみる事です。

100通あってもたいした時間はかかりません。
まずは、そのプライオリティを決める事です。私でしたら、まずはこんな
プライオリティでスキャンします。

１．お客様からのメール
　　（クレーム案件、見積もり依頼など題名を見ればわかります）
２． 「至急！」や「Urgent!」と書かれたメール
３． 自分の上司や、更にその上の職制（部長、取締役、時に社長）からのメール。

これが重要メールのベスト３でしょう。

その他は、
4. 自分から他部門に依頼した件
5. プロジェクト案件
6. 決済案件
7. 人事案件

などなど、今の自分の仕事にとって重要なメールを順次読んで行くことに
なります。ルールは自分で決めましょう。

次回、その２は、上記１〜３をもう少し掘り下げます。