仕事が出来ないひとがやりがちな、メールと電話のミックス伝達

仕事、婚活、就活。何においても、最後に成功を手にするのは、“無難な人”だ。

これについては、仕事編、婚活編、就活編と分けてお送りする。

無難であることの重要性や、どうやったら無難になれるのかなどを書いていくため、出世したい人、恋愛したい人、内定が欲しい人には是非とも読んで欲しい。

その合間に、日々の生活で遭遇する不可解な場面、理解しがたい出来事についても共有していく。

今回のテーマは、「メールにはメールで、電話には電話で連絡せよ」である。

あなたの周囲にもいないだろうか。メールで連絡したにも関わらず、電話で返答してくる人間が。

一刻を争う差し迫った事態でもない限り、こういった人間は仕事が出来ないと判断されるだろう。

なぜか。一言で言えば、“想像力が足りない”からだ。

メール、電話、社内チャット、FAX、SNS、直接会いにいくなど、様々な情報伝達ツールがある中で、私たちは、目的や意図に応じてそれらを使い分けている。

メールで連絡してきたのに電話で返答するなど、勝手に伝達ツールを変えるのは、相手の目的や意図を分かっていないということ。

つまり、想像力が欠如しているのだ。ここでは、具体例を紹介していきたいと思う。

＜メール編＞

メールは、今や最もポピュラーで便利な伝達ツールだろう。

しかし、一度立ち止まって、“敢えてメールを使う場面”を考えてもらいたい。

私の場合は、以下のような場面が挙げられる。

・証拠を残したい時：言った、言わないの水掛け論を避けるため。

・一部の人間しか知らない案件を共有する時：秘密保持を守るため。

・周囲にバレたくない時：サプライズを成功させるため。

こういう時、敢えてメールを選択しているため、電話で返答されても困るのだ。

私も実際に遭遇したことがあるが、水面下で進められていたプロジェクトAについて、「メールで情報共有してください」と念を押したにも関わらず、突然電話が入ったのだ。

そして、電話に出た事務員は、オフィス全体に聞こえるようにこう言った。

「プロジェクトAについて、●●部の▲▲さんからお電話です。

予算の件で確認したいとのことです。」

彼女は決して悪くないが、ここまで言われてしまっては、秘密も何もない。

さらに、電話口で説明しているのを聞けば、カンの良い人間なら大体のことは想像がついてしまうだろう。

諸悪の根源は、明らかに▲▲だ。

勝手に電話で連絡してきたことで、情報を漏洩させるだけでなく、相手も不愉快にさせている。失礼極まりない。

電話をしたいのであれば、まずはメールで許可を取るべきなのだ。

「どうしても確認したいことがあるので、30分後、携帯にお電話してもよろしいでしょうか」と。

そうすれば、会議室へ移動したり、誰にも聞かれないような対策が出来る。

そういう意図を無視した行為は、相手への配慮に欠けるのだ。

＜電話編＞

メールではなく、“敢えて電話を使う”。そんな時もあるだろう。

私の場合は、以下のような場面で利用する。

・証拠を残したくない時：メールで証拠を残すことで相手に迷惑がかかる場合もある。そのような時には、口頭で伝える。

・相手のご機嫌を伺う時：メールよりも電話は機嫌が分かりやすい。謝罪の時なんかには有効だ。

証拠を残したくない時とは、本来ならば正式にアナウンスがあるまでは言ってはいけないことになっているが、知ってしまった時などだ。

会社では、「まだ内定だけど…」と、異動の情報を教えてもらったりすることは多い。そういう時、人事部は”敢えて”電話で連絡をしてくる。

彼らは、証拠を残したくないのだ。

そんな時に、だ。

「営業部への異動のご連絡ありがとうございました。頑張ります！」などとメールで送るのは、人事部の意図を分かっていないことになる。

迷惑行為だ。

＜まとめ＞

情報共有は、「目には目を、歯には歯を」スタイルを貫くこと。

常に考えていて欲しい。

「相手の意図は、何だ？」と。