不毛な会議をなくさない限り、生産性は上がらないと思うのは私だけ⁉︎

私は会社員時代、特に管理職になってからは会議が本当に多かったですね。会社の会議が最優先で動くためスケジュールがどうしても会議に引きずられてしまい、それがかなりのストレスになっていました。

会議というより単なる報告会だけで終わることが多く、それぞれ動画や資料にアップしてくれればいいのにと思っていました。

叶うことはありませんでしたが、コロナ禍によりリモートが当たり前になってきた現在ではそういうことが当たり前になってくるのではないでしょうか。

今回は、管理職になって会議を主催する立場の人向けのアドバイスをまとめてみましたので興味がある方は是非ご覧ください。

会議の目的を明確にする

各支店の進捗の報告をするための発表会を会議だと思っている会社もあるくらいですから日本の会社の生産性は当然低いなと思います。情報をシェアするのはメーリングリストや動画共有等で可能であり、わざわざ１か所に集まる必要はありません。

基本的には「何かを決定すること」が会議の目的であり、その決定をもとに参加したメンバーがそれぞれの部署なりチームで次のアクションに移れる状態にすることが必要です。

会議で大切なのは、過去の情報を共有することではなく、未来のこと、今後の計画を「どうするか」を考え、コミットしていくことです。行動が変わらない限り、成果が変わることはありません。

会議の主催者と参加者の役割を明確にする

会議のコストのほとんどは人件費です。年収600万円だと時間給換算すると大体￥3,000位でしょうか。この会議に10人が集まり4時間かけたら人件費は10名×4時間×￥3,000＝12万円かかることになります。

また、人件費だけでなく資料作りの人件費、会議の事前準備のための打ち合わせ、会議室料、システム費など合わせるとすごい金額になります。参加はしたものの質疑応答にも参加しない聴衆者は本当に必要でしょうか。

参加するメンバーを半分にするだけでもコストは大きく圧縮できます。決定権のないメンバーは会議の議事録を共有するだけで十分かと思います。

会議を時間内に終わらせる

会議は「目的を達成すること」が大事なのであって「会議をすること」が大事ではありません。一番良くないのは脱線して時間をオーバーしてしまう場合です。

中には、時間が延長したにも関わらず何も決定せずに、「いやぁ、今日は議論が盛り上がった」なんて言ってる組織は先行き不安です。是非、会議の参加者が「●●までに、●●を実行します」と言える形で終わらせましょう。

まとめ

会議は参加者ではどうすることもできないことも多いので主催者が経営者意識を持ってコストパフォーマンスの高い会議を試行錯誤してみてください。

Let’s Action！
✅会議の目的は明確にしよう！
✅会議のそれぞれの役割を明確にしよう！
✅会議は時間内に終わらせる段取りを！