女性とExcelデートをした人間が語る、Excelが上達する人、しない人。
Excelへの卓越が極まりExcelデートをした話
おはようございます。
製造業ベンチャーのCADDiでサプライサイド構築をしているハラダヤスナオです。
また同社でスプレッドシート&Excel部の部長をしています。(本当に実在する部活です。)
アルバイトとしてリクルートでExcelを触り初めて以来、誰よりもExcelを愛している自信があり、このノートを書いてみることにしました。せっかくなので公益になることを書こうと思っております。
私は、現職CADDiの社長である加藤勇志郎との面接で「あなたの卓越ポイントはどこですか?」と聞かれたときも「Excelへの愛」と即答しました。
どれくらい愛しているかというと、合コンで出会った"Excelが苦手"な女の子に、「Excel教えてあげるよ」といって”デート"に誘ったことがあるほどです。
机の狭いダイニングバーに、16インチものDELLのPCを持参させ、ショートカットや関数を教え込む姿は相当気持ち悪かったなと思っています。いつも気さくなマスターも「あぁ‥(困惑)」という顔をしており、早く帰ってほしかったと思っています。
ふと思いたち、"Excelデート"というワードをググりましたが、DATE関数しか引っかからなかったので、この道の第一人者といっても良いかと思います。
ただ、私は未だにこの関数をつかったことがありません。YEAR関数とMONTH関数で十分です。
やっと本題に移りますが、今日はExcelがうまくなるためのマインドセットについて話したいと思います。敢えて、テクニカルな話は最小限に留めます。
この記事は、Excelが上達しない人だけでなく、職場や周りのExcelスキルが上達しなくて困っているという人にも届けば嬉しいです。
上達しない人の2つの特徴
1つ目のパターンは、歴史の教科書のように、Excelの関数やショートカットを調べて隅から隅まで覚えようとするケースです。本来、ショートカットや関数は”自分の作業”を楽にするツールです。自分には必要のない"誰かがやっている作業・テクニック"を覚えても、決して自分の作業が楽になることはないのです。
2つ目は"頭"で覚えようとするケースです。特にショートカットキーは、数秒の作業を楽にするためのものなので、頭で覚えてはいけません。目指すのは、頭が理解している状態ではなく、体で理解している状態なのです。
ではどういうマインドセットをもてば上達していくのか？
3つのポイントがあると思います。
上達原則①Excelはスポーツ、ショートカットはスポーツ
Excelは体に覚えさせるスポーツです。
いかに脊髄反射的に手を動かせる状態をつくるかがポイントです。最初はキーボードで操作するだけでも「マウスが使えないなんて窮屈だな、面倒だな」と思うかもしれませんが、スポーツのやり始めは誰しも”なんかやりにくいな”と思うものです。
「最初からリフティングがうまくできただろうか？バットをキレイに振ることができただろうか？」と考えると、少し頑張る気が出るかもしれません。
最初は、ショートカットを打つのに、数秒、下手すると10秒とかかかるかもしれません。しかし、この教えを信じて使っていればそのうち何も考えなくても打てるようになっています。
未来のあなたが救われますように。
私はショートカットを覚えるために、それぞれのショートカットに脊髄反射点というのをつけて、優先順位をつけて体に覚えさせています。
要は①頭で考えずに打ちやすいか、②覚えやすいかということです。
例えば、Ctrl+DなどはCtrl+D(elete)と考えます。こうしてゴロで覚えられるものは脊髄反射点が高いと思っています。
上達原則②単純化できない作業/面倒な作業はググる
実は、あたながExcel作業で面倒だな思ってる作業はほぼ単純化が可能です。なんなら、これはショートカットでできるわけないと疑わずにやっている作業すらも単純化が可能です。
その秘密は、Excelは全世界で1億を超えるユーザーを抱えていることに由来します。Excelは世界でもっともユーザーが多いソフトの一つで、ネット上の至るところに、"Excel攻略記事"が転がっています。
例えば、
「09/27と表示したいのに、9/27になってしまう…。日付の先頭のゼロが消えてしまう。」
という悩みがあるとします。これをググって解決していきましょう。
本当に少しだけ抽象化して「日付のゼロが消えてしまう」と検索すると、618万件もの検索結果が表示されます。
しかも、実際の検索結果ではExcelの悩みが表示されています。ググればExcelの解決策は即座に見つかるということです。
Google検索では、起きている事象をいい感じに抽象化して検索することがありますが、比較的Excelは直接的なワードで検索しても記事がひっかかりやすいです。
せっかくなので、ここで一つ便利なテクニックを紹介します。
誰からも面倒な作業な1つにあげられる”一度かけたフィルタを外す”という作業ですが、これも攻略方法があります。
⇩のようにフィルタがかかったセルに対して、わざわざセルのフィルター部分をクリックして、一つ一つ選択を戻す人がいます。
そんな作業はもう必要ありません。
フィルタされた範囲内で、”ctrl+shift+L”と打てば一発でフィルタ解除できます。
また逆に"ctrl+shift+L"を行頭で打てば、フィルタをかけることもできます。これは最も便利なショートカットキーで、私が愛するものの1つです。
是非、今この記事を見ながら試してみてください。
alt+教徒の方もいますが、戦争を興したくないので割愛します。
ここで大事なのは、ショートカットを知っていることではありません。
”この作業を面倒だと思い、ぐぐってそこに到達できるか”です。
この考え方を実践できない限り、あなたの作業はいつまでたっても楽になりません。一方で、悩みを攻略サイトに打ち込みさえすれば、幸せなExcelライフが待っています。
上達原則③マウスを触ったら殺されるという脅迫観念
”コンサル一年目のときにマウスを捨てられた”
"マウスを触ったらキレられた"
上記のような話をよくコンサルの友人やツイッターで聞きますが、冗談抜きにこうした軍隊的な環境は上達への一番の近道です。
なぜなら、マウスがないと、キーボードだけで作業をせざるを得なくなり、結果としてショートカットを調べざるを得ないからです。
まさに"必要は上達の母"というわけで、この強迫観念は先程の”ググる”インセンティブをもたらしてくれるのです。
現在のノートPCはトラックパッドがありますが、鬼上司であればボンドで塗り固めたりしてくるかもしれません。
それでもなぜ人はマウスを使っちゃうのか？ググらないのか？
私も、ショートカットを使わずにマウスを使うほうが合理的なケースは多いと思っています。
例えば、5工程ある作業をするとき2工程だけショートカットを使える場合です。
①マウス->②キーボード->③マウス->④キーボード->⑤マウスなんて行き来しているととても面倒ですね。
より具体的なケースはこちらです。
(1)開いているExcelファイルのショートカットを作成して、(2)デスクトップにそのショートカットを保存する という作業をマウス抜きでやろうとする事を考えてみてください。どこかできっとつまづいてしまい、マウスを使う工程がきっと入ってしまいます。
上記の様なケースはよくあり、ショートカット覚えてられない、マウスを使ってしまえとなる気持ちは至って自然です。
しかしながら、何工程もある作業を、全てマウスでやってしまうと、学習機会が実は失われてしまいます。マウスを使ってしまう合理的な理由はたくさんありますが、あえてここに抗い、遠回りした人にだけ、効率的なExcelライフが待っていることをお伝えしたいです。
これは、筋トレにおけるチーティングという概念にも通ずるところがあります。一時的に楽にしますが、本質的な近道からは遠ざかっているので、是非踏ん張ってみてください。
「チーティング」は英語で「反則」という意味で、例えば、他の筋肉を使って勢いをつけることで負荷は軽くなるが、これを行うことによりトレーニングの効果が低下するとされる。一般的にはチーティングを行わない、「ストリクト」とよばれるトレーニング法が推奨される。(ウェブリオ辞書:https://www.weblio.jp/content/)
最後に‥私の愛した数式と次回予告
ややショートカットに偏った話になりましたが、これが私の考える上達に不可欠なマインドセット3つです。
最後に私の愛したショートカットと関数で組んだ打線を置いていきます。皆さんの愛している関数やショートカットを是非教えて下さい。
次回は、社内で起きているExcel・スプシ宗教戦争について書いていきたいと思います。
私が今いるCADDiという会社は製造業の超大量かつ多層的かつ時間軸の長いデータを様々なタイミングで扱っています。Excel好き・データ好きにはたまらない環境と思います!
この記事を読んで興味持って頂けた方がいましたら、是非、私とExcelデートをしませんか？@yasusssss_まで DM待ってます!!!
記事にスキ(❤)も押して頂けると幸いです！