私の部署の人事面談のやり方と思い
最近人事面談を終えたので、その方法について私の管轄の部署のやり方をお話ししてみようかと思います。
人事評価面談は年に2回の設定がされています。
面談時には個人で上半期・下半期の目標を部署の目標に合わせて設定し、目標の内容・行動評価・普段の仕事の様子をフィードバックするというのが基本です。
弊社の方針では、部署の中間管理職が面談を行うということになっています。ですので、責任者の立場にある人間はスタッフにフィードバックするという決められた機会があまりないという寂しい状況にあります。
さて、私の部署はというと、最近は中間管理職と私とスタッフの3名で人事面談を行なっています。
年間でやり方を変えて、私とスタッフの1 on 1でやる時も、中間管理職に任せて 1 on 1でやってもらうこともあります。
これは少し実験的な意味も含ませていますが、ある程度相手の反応を見ながらやっているというところです。
面談の最適人数は？
それぞれのメリット・デメリットがやはりあります。
3名の体制（中間管理職と私とスタッフ）でやるときは、中間管理職の教育を目的にしていることが一つあります。
フィードバックの仕方、目標設定の誘導方法など、やり方は説明していても実際の場面でないと教えられない部分がありますので、同席してもらうメリットは大きいです。
もう一つは、フィードバックできる内容に厚みが出ることです。やはり一人より2人の方がいつも見ている視点が違うぶん、良いフィードバックになることもあります。
一方で難しいのは、スタッフと面談者（責任者と中間管理職）の信頼関係ができていないといけないということです。
面談の機会はいつも話せないキャリアの話や気になること、プライベートのことまだ話すこともあります。
深い話までしていくとなると、お互いに心を許せる存在でない限り相手が話したいことまで聞き出すことができません。
また、応答のリズムや態度も重要です。
面談者1人だけでなく、2人が相手の話したいリズムや聞いてほしいであろう応答に合わせて話を進めなければならないので、一旦会話のリズムが崩れると。。。ということもあります。
1 on 1の面談は設定された人事評価だけでなく、普段の業務で「少し時間とってもらって良いですか？」と言われるぐらい不定期にできるのが一番いいと思ってます。
これもまた信頼関係ありきの話ですね。
人事面談で気をつけていること
一つは面談が終わった後の、スタッフの行動です。
目標について本人が行動しているかも重要ですが、普段の業務から態度や姿勢が変わっているかはよく確認しています。
一時的な変化は行動変容とは言いません。それが継続してできているかが本人の自己理解が深まり、行動変容に至ったという解釈をしています。
できていないようであれば、その場でフィードバックをすることもあります。また、本人が伸ばしたいと考えているスキルに対してわざとタスクを与えて、足りていない行動についてフィードバックを与えるなど、できるだけ本人が自分で気づけて、成功体験を重ねることで習慣化できるようになるまで同じことを繰り返します。
二つ目は面談後のリフレクションです。
自分達の成長のためにスタッフへのフィードバックの仕方や、今後の部署の方向性のすり合わせ、全体のスタッフの印象などを話し合います。
特にフィードバックの仕方にはスパイシーなフィードバックでも良いようにもっと良くなる方向へしっかりと指摘をしあうようにしています。
全体のスタッフの行動や目標の立て方から、こちらのビジョンが伝わっていないと感じたら、自分達の目標をそれに合わせて修正するということも行います。
組織作りが大切
面談を通して特に感じることは、責任者をサポートしてくれる中間管理職の存在です。
責任者が全てのビジョンを掲げて、俺について来れば大丈夫だ！という集中型リーダーシップをとっていると、スタッフ全員に目を配れないという難しさがあります。
組織はできるだけスタッフが自主的に行動を起こして、自走する組織を作り上げるのが組織つくりの考えのベースだと思います。
そのためにもスタッフ一人一人に目を配らせて、ビジョンを共有できる存在が何人もいないと自走型の組織つくりに至りません。
リーダーが組織の中に何人もいる共有型リーダーシップを作りあげるのが一番の近道です。
そのためにも中間管理職の教育が重要となり、教育場面の一つが人事評価面談でも良いかなと思っています。
まとめ
今回は、私の部署の人事面談の方法についてお話ししました。
もっとこんなやり方あるよとか、それはちょっととかご意見やアドバイスがあったら是非コメントいただけると嬉しいです。
また次回の投稿もよろしくお願いします！
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