学生団体、初イベントでの失敗！そこから学んだことと反省！！Part1

こんにちは！
岡山で、学生イベント企画団体「TERMINUS」の代表をさせてもらってる
ヤマユーです。

先週、僕達の初めてのイベント
「Summer College Fes in OKAYAMA」がたくさんの方の協力のおかけで、無事終えることができました！
(厳密にゆうと初めてではないんですが、最初から最後まで僕らが主体となって行ったのは初めてです！)
支えてくれた皆様、参加していただいたお客様、本当にありがとうございました！🙇

ぶっちゃけ今回のイベントは胸をはって「成功！」といえるものではなかったかもしれません。
初めてのイベント運営ということで、計算ミスや失敗もたくさんあって、多くの人に色々と迷惑をかけてしまいました。
けど、それ以上にたくさんのことを学べました。イベント企画・運営で大事なことから支援してくれる人の有り難さまで。

それで、今回のイベントで得た学びと反省をnoteにかいていこうと思います。誰かの参考になれば嬉しいです。

まず、僕達「TERMINUS」についてと今回のイベントがどういったものだったかを軽く説明させて貰います！

「イベント運営を通して、岡山をもっと盛り上げていくと共に、自分達も成長する！」
そんな考えの元に学生が集まり立ち上げたのが、学生イベント企画団体「TERMINUS」です！

現在、『オカヤマムーブアップカフェ』という会場を拠点に様々なイベントを企画・運営しています。
詳細は下記URLから。

https://twitter.com/TERMINUS_OKAYAM?s=06

次に今回のイベントについて。
"もっと他大学・他学部の人とも輪を広げてほしい！"
という目的から開催したのが、
「Summer College Fes in OKAYAMA」
「夏祭り」をコンセプトにした大学生の交流会です。
会場には数店舗の屋台もあり、クイズ大会やビンゴ大会を行いました。

さて、導入はここまでとして、
今回のイベント運営のなかで、実際にどんな失敗があって、次からはどうしていこうかをかいていこうとおもいます。

失敗① 日程・金額設定ミス
今回、集客が目標としていた人数の半分以下でした。
日程に関しては、もともと考えていたのは大学が夏休みになる前に想定していたのですが、
準備不足と、会場側のスケジュールが合わず断念。

だったら「その2週間後でいんやない？平日なら箱代(会場料)も安いし！」と適当に決めたのが運の尽き。

8月中旬はみんな帰省してる！

はい、これが全てです。この人なら来てくれるだろうと想定していた人にはことごとく帰省で断られました。
日程設定は大事です。適当に決めたらいけない。
帰省シーズンに被せることはもう流石にしないけど、テスト期間に合わせないようにとか、週末にするとか、その辺はこれからも意識していかないと。

それに伴っておこったのが、金額設定ミス。
この人数がくるなら、金額をこの値段にしてもこれだけ収益がでるから、こんくらい予算に使えるな。
こういった流れで考えたわけですが、そもそもの人数が半分以下。収益も半分以下でした。
そもそもが「学生向けイベント」ということで、入場料を低めに設定していましたが、それは僕達のイベントを「安売り」することにもなっていたのかもしれません。
おそらく、今回入場料を最初「1000円」に設定していましたが、これが「500円」でも集客はあまり変わらなかったと思います。
値段を安く設定すると、客にも「この程度のイベント」なんだとおもわれ、団体の「ブランド」にも影響がでる。これが今回気付いたことです。

それに、値段を安く設定するなら、薄利多売で多く集客する。
集客があまりみこめないなら、特定の層だけをターゲットにして値段を高く設定する、というのがセオリーですが僕達は、
「安い値段設定＆低い集客率」という最悪の状況になってしまってました。

適当に日程を決めたせいで集客だけでなく値段設定のミスにまで繋がりました。

次回からは

①日程決めは様々な要素を考慮して慎重に
②値段設定は安ければいいというものじゃない。予想
集客人数に対して利益がとれる適切な値段にする。

ここをしっかり意識して行きたいと思います。
ここが結局今回収益があまり良くなかった全ての原因。集客にも直接関係する大事なことだということが、
自分達で体験することで身にしみてわかりました。

失敗②ホストとしてのホスピタリティ不足
これは会場側の人に言われて気付いたことですが、
イベント運営者として、自分達が
「ホスト」であるという意識が足りてませんでした。
ホストであるからには全力で、来てくれたお客様に楽しんでもらうように努力が必要ですが、僕達はまだその認識が足りてませんでした。

例えば、今回のイベントではビンゴ大会を行ったわけですが、そのビンゴ大会ではビンゴカードが購入制でした。

500円でビンゴカードとフード券が貰えるわけです。
集客が伸び悩んでいた僕達は、このビンゴカードの売上をあげることでひとりあたりの単価をあげていこうとこのシステムにしました。
それで僕達はスタッフながら、この売上を伸ばすために自分達で自腹でビンゴカードを買って、ビンゴ大会にも参加しようとしました。自腹だとしても楽しめるし、売上の数字はあがるからいいだろうと考えたわけです。
ですが、実際にやってみて景品の３分の１ぐらいは身内でとってしまうということになってしまいました。
これはイベントの参加者からしたら、お金を払って来てくれているのに失礼なことでした。

僕達はまだ、どこか自分達もイベントを楽しもうという、「運営者であり参加者」気分が抜けていなかったかもしれません。
お金をもらっているからには、お客を楽しませるということだけを考えて行動をするべきでした。

さっきの話に少し関係しますが、
イベントはお客からお金をもらう対価として、運営者は「エンターテインメント」を提供することで成り立ちます。
そこは入場料にいくらとろうが関係はないです。
1000円だからといっていい加減なものでいいわけではない。
「お金」をもらったからには、お客を楽しませるという意識を持つ必要があります。
お客に精一杯の「おもてなし」をするということにかけていました。
そこを第1優先に考えていたら、

・トイレの場所をわかりやすく壁に掲示しておく。
・イベントのタイムテーブルをスクリーンで前にだし
ていたり、パンフレットを配布する

といったことにも気づけたはずですが、僕達は
ホストとしての「ホスピタリティ」が足りていなかった。

次回からは
①お金をもらっている対価として、
「エンターテインメント」を提供するという意識をも
つ。
②全ては「ホスピタリティ」。お客に満足してもらう
ためには何が必要なのかを追求する。
③「スタッフ」と「参加者」とをハッキリと立場を区別して、自分達は運営側であると認識する。

この3つをイベント運営で忘れないようにしたいと思います。

では、前編はこの辺できろうと思います。

ちょっと、自分で思っていた以上に長くなってしまいました笑
ほんとは2つに分けるつもりはなかったのですが、文字におこすとやっぱり反省すべき点が多かったです笑

それではまた近いうちに後編もだそうと思います！
後編でもさらに反省すべき点がありますのでお楽しみに笑
拙い文章ですが、ここまで読んでいただいてありがとうございました。

最後に僕達を支援していただけるとありがたいです。サポートしていただいたお金をもとに、次のイベントは、リベンジもこめて絶対成功させるのでよろしくお願いします！