WEB会議導入

今日、5月25日に屋久島町内25-27例目となる新型コロナ感染症患者が確認されました。うちの店の独自ルールとして、町内感染症患者が確認されてから2週間は店舗サービスを停止することにしています。5月に入って、相次いで確認されたことを受けて自粛営業が続きます。

それはさておき、南部区長連絡協議会にてWEB会議をする準備をしています。準備といっても、各区長のご協力を得なくてはできません。

平野区役員の場合は少人数ということもあり、役員全員にMessengerを利用できる環境をつくっていただきました。具体的には、スマホアプリのインストールとアカウント開設です。Messengerアプリは完全無料です。

Messengerを利用して、普段から区長や会計、評議員と情報共有しています。評議員会の決議を待たず、区の運営ができるようになっています。

このアプリにはMessengerRoomsという機能があり、複数人で同時テレビ通話が行えます。

評議員会は、よくあるプレゼンテーション形式ではありません。僕は学生時代からプレゼンが不得意ですが、社会人を重ねる中で、PowerPointを利用する会議を数多く経験しました。

このツールはスライドや動画、音楽を活用して分かりやすくプレゼンテーションができます。会議中に使用する資料は全て下準備して進めることができます。

とはいえ、評議員会や区長連絡協議会でどうやらパワポは利用されることはなさそうです。ですので、事前に使用する資料をPDFにして配布しておけば問題なさそうです。

WEB会議で、広く一般的に利用されているのはZoomアプリです。機能はMessengerRoomsとさほど変わりません。利用しやすくて便利ですが、連続して40分以上機能を利用するのは有料サービスとなります。

いずれにしても、インターネットの利用環境が必須で、その上、動画通話を行いますので、通信速度と通信量に余裕が必要です。通信量制限のある契約の場合、あっという間に限界まで消費してしまい、会議途中で強制終了となります。

この環境のない区では近隣の区で参加することで、より新型コロナ感染症のリスクを軽減することが可能となります。町内は地域によって、通信会社によって、電波状況が著しく異なります。各区を統一した環境にすることは不可能ですので、電波状況のよい会場を中心として、6月中に一度WEB会議を実施します。

録画機能を利用して議事録を作成することも可能だと思いますので、利用するシステムの研究がまだ必要です。