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オンラインでのミーティングが本当にワークする方法を知っていますか?

 新型コロナの対策として NEC や NTT など大手が本腰を上げてリモートワークを推奨し始めました。多くは自宅勤務になると思うのですが、実は自宅勤務の場合は生産性が上がる人と上がらない人に分かれます

 生産性が上がる人は感染リスクを避ける上でも自宅に留まることで企業としても業務と安全性の双方を得られるのでメリットが大きいと思うのですが、生産性が上がらない人が多い場合、企業としてはデメリットが勝る可能性もあります。

 私の場合も生産性が上がらない方でして、午前中などは集中力高く業務がはかどるのですが、一日中家に居ると集中力が持たなくなります。そのため、午前中は概ね自宅で作業し、午後はオフィスに出るか、客先や人と会う時間に充てることで効率的な動き方を意識しています。

 また、自宅作業の生産性についてだけでなく、リモートワークで生産性を上げるために考えなければいけないのは、オンラインでのミーティングをどうやって円滑に運ぶことができるかという点です。

 私が見てきた限り、このオンラインミーティングで生産性を高める意識が欠けている傾向が強く、それが故に「やはり会議はオフラインだよね」ということになってしまっている企業も多いのではないでしょうか?

 オンラインでのミーティングは以下の点を意識する必要があります。

1. お互いに顔や表情が見える状況をつくる
2. 画面共有を常に活用する
3. 細かい事でも復唱したりするなど、相手への気遣いを心がける

 簡単なように思えますが、実はこれが結構できていないです。1. については会議室に既設のカメラなどがある場合、カメラに顔を向けずに会話したりすることがありますが、そうすると言葉の内容がうまく入ってこないことがありますし、顔の表情等が汲み取れないと、相手の理解度がどの程度あったのかも計り知ることができません。時々最初からカメラをオフにしている方が居ますが、回線速度の問題などで理由がない限りはカメラはオンにすべきだと思います。

 唯一顔の表情を読み取らなくて良いケースは 2. の画面共有で資料を共有している間の場合です。画面共有する際は、資料を画面に写すだけでなく、同じ資料を事前に配布しておくというのも重要です。株式会社シグナイトの場合は、事前にGoogleカレンダーに資料のリンクを貼り付けておくか、Slack などのチャットツールで会議が始まる前に共有をしています。また、資料は Google の G Suite を使うことが基本ですので、誰が資料を閲覧しているか、どのページを開いているかもリアルタイムでわかります。

 意識する最後の要素の 3. ですが、これが最も難しいです。常に進行管理する担当者が意識を配り、発言がない人に対して意見を求めたり、不明点などの要素がないか確認したり、聞き取りづらいことや理解しづらい発言があった場合に再度説明を求めるなど、本当に細かい配慮が必要になります。オンラインでのミーティングで生産性を上げるには、高いコミュニケーション力が求められることを意識いただきたいと思います。

 私が見てきたテレワークの手法は Google など海外とのやり取りでオンラインでのコミュニケーションが必要不可欠な外資系企業のやり方です。彼らは直接会ってビジネスをすることが困難な状況の中でテレワークを実践してきたわけですから、実に効率的なやり方を取り入れています。

 総務省の発表によると2019年のテレワーク導入率は19.1%。今後地方創生やフリーランスの採用などで多拠点の働き方が増えてくることを考えると、今のうちにテレワークの生産性を高めた企業が優勢になることは間違いありません。

Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

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地図を使ったWebシステムの構築を得意としている会社のCOOをやっています。個人的には地方創生事業に関心があり、地方を絡めた新規事業創出のためのサポートプランを講師を集めて企画したりしています。日本を明るく元気にしたいと思っています。
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