応募者から預かる書類の管理方法

従業員を採用する際は、応募者から様々な個人情報を預かります。
皆さんの会社では、どのような個人情報を確認し、管理していますか？

「うちは履歴書だけ確認している」
「退職理由の確認のために前の会社から退職証明書を提出してもらってる」
「虚偽記載がないか確認するために、確認書類の提出を求めている」
等々・・・会社によって様々です。

では、その応募書類の管理はどのようにして行っていますか？
採用者の書類はファイリングしている会社様が多いと思いますが、不採用者の応募書類はどのように管理していますか？

まさか、シュレッダーもかけずにゴミ箱も捨てる。なんてことはしていないと思いますが、特に扱いが困るのが不採用者の個人情報ですよね。
今回はこの応募者から預かる個人情報の管理方法について解説していきます。

選考時に提出してもらう書類

一般的に採用試験を受ける際に求められるものは以下の通りです。
・履歴書
・エントリーシート
・職務経歴書（中途採用の場合）
・退職証明書や卒業証明書

採用試験を受けるだけでも、かなりの個人情報を会社に提出することになります。応募者としては、個人情報がどのように管理されているのか気になるところですよね。

会社によって、不採用時にはすべて返却をするケースや、機密書類処分の業者を活用して溶解するケース等、様々な手法で対応していると思われます。
私個人としてオススメなのは、すべて返却することです。

その他にも会社によっては、以下のような書類を提出させるケースもあります。

・運転免許証
・各種免許証・合格証（※資格を必要とする業務を行う場合）
・学生証（※新規学卒の場合）
・直近の健康診断書の写し

履歴書に虚偽の記載がないかをできる限り確認したいので、提出を求めることもあります。

入社時の提出書類

晴れて選考を突破した応募者には以下の書類の提出が求められます。

・マイナンバー
・雇用保険被保険者証（※前職がある場合）
・源泉徴収票（※前職がある場合）
・運転免許証や資格証の写し（※免許確認のため）

応募者の個人情報は個人情報保護法によって、当初の目的（採用選考）以外に使うことは禁止されていますので、外部漏洩することは絶対に避けなければなりません。（※よくニュースで大会社が情報漏洩と報道していますが、結構大変なことです。）

こういった個人情報の管理方法としては、電子化する場合はロック付きのファイルで保存すること、紙で保存する場合は鍵のかかるロッカー等で管理することをお勧め致します。

なぜ会社は個人情報の管理に気を付けなければならないか

会社のセキュリティが安全なら大丈夫ではないか？という声も聞こえてくるかもしれませんが、そんなことはありません。外部だけでなく内部にも危険は潜んでいます。

最近ニュースなった例ですが、新卒の女性社員の個人情報をプライベートに利用し、連絡を取ってしまった社員。
会社にある従業員の個人情報を１つ〇〇〇円で、悪徳業者に販売してしまった社員。

このように魔が差してしまうこともあります。こういった魔が差すことを未然に防ぐシステムがあれば会社としての利益もそうですが、社員も守ることにつながるのです。

まとめ

いかがだったでしょうか？
・どんな個人情報を管理しなければならないのか？
・どのように個人情報を管理しなければならないのか？
・なぜ個人情報を管理しなければならないのか？
を解説していきました。

詳しい内容については、お問合せ頂ければご対応させて頂きますので、よろしくお願い致します。

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